Những tính năng MORA sát nghề cho văn phòng kế toán dịch vụ

Thử hình dung một văn phòng kế toán dịch vụ năm người, nhận làm sổ sách cho khoảng 40 doanh nghiệp nhỏ. Mỗi tháng, hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, bảng chấm công của khách đổ về qua thư; phiếu thu, phiếu chi, báo cáo đi ra theo chiều ngược lại. Với nghề này, phần mềm cho văn phòng kế toán cần đúng chỗ hơn là nhiều tính năng.

Phần mềm kế toán văn phòng đang dùng vẫn giữ nguyên. MORA lo phần việc quanh nó, từ hộp thư, chứng từ trên bảng tính tới hồ sơ trao đổi với khách.

Dựng một lần khi chuyển sang MORA

• Lập tài khoản tổ chức, mỗi nhân viên một hộp thư theo tên miền của văn phòng.
• Tạo hộp thư dùng chung ketoan@ hoặc hoadon@ để khách gửi chứng từ về một chỗ, giao cho người phụ trách nhận bằng lời mời.
• Tạo bộ nhớ dùng chung trên MORA Cloud cho hồ sơ khách hàng, mỗi khách một thư mục.
• Cài MORA Office trên máy của văn phòng; bản cài cho tổ chức tính theo số thiết bị, văn phòng ít máy thì gọi tổng đài để được tư vấn cách mua.

Cách tạo hộp dùng chung có trong bài hộp thư dùng chung hotro@, ketoan@, cách chia kho tài liệu theo nhóm trong bài bộ nhớ dùng chung cho từng phòng ban. Lưu ý số hộp thư không vượt số người của gói, nên hộp ketoan@, hoadon@ cũng cần chỗ khi tính số người cần mua.

Hằng ngày trong hộp thư

Tab Hoá đơn trong Hộp thư đến gom hoá đơn điện tử, thông báo biến động số dư, sao kê và biên lai về một chỗ, tách khỏi thư trao đổi với khách ở tab Chính. Cuối ngày, người phụ trách lướt riêng tab này là biết hôm nay nhận thêm bao nhiêu chứng từ. Cách tab hoạt động có trong bài phân loại thư vào bốn tab.

Mỗi khách nên có một nhãn riêng. Tạo bộ lọc theo người gửi, ví dụ mọi thư từ tên miền của Công ty Minh Phát (tên ví dụ) gắn nhãn Minh Phát, thư mới tự vào đúng nhãn theo bài tạo bộ lọc email gắn nhãn. Cuối quý cần tìm lại hoá đơn của một khách, ô tìm nâng cao lọc theo người gửi, khoảng ngày và thư có tệp đính kèm.

Chứng từ và số liệu trên MORA Sheet

• Hàm VND() đọc số tiền thành chữ trên phiếu thu, phiếu chi, cùng tham số với hàm VND() quen dùng trên Excel. Xem bài hàm VND() đọc số tiền thành chữ.
• Mẫu phiếu Excel khách gửi có sẵn hàm VND mở ra vẫn tính được, theo bài mở mẫu phiếu thu, phiếu chi Excel.
• Sao kê ngân hàng dạng CSV mở ra giữ đúng ngày, giờ để còn cộng trừ, theo bài mở sao kê ngân hàng CSV.
• Bảng kê cần nhập sang phần mềm khác thì xuất CSV UTF-8 có BOM để tiếng Việt không vỡ chữ, theo bài xuất CSV có BOM.

Gửi hồ sơ cho khách

Báo cáo, tờ khai gửi khách soát lại không cần đính kèm thư. Gửi liên kết MORA Cloud có mật khẩu và ngày hết hạn, còn mật khẩu báo qua điện thoại. Tới hạn, liên kết tự hết hiệu lực, tệp không còn nằm rải rác trong hộp thư của nhiều người. Các bước có trong bài gửi hồ sơ bằng liên kết có mật khẩu.

Bản PDF có số căn cước, số tài khoản của người lao động thì che lại bằng nút Che thông tin trong MORA PDF trước khi gửi, theo bài che thông tin trong PDF. Cần nộp một bộ hồ sơ thanh toán từ nhiều tệp, bạn ghép trang PDF thành một tệp.

Lời dặn cho người phụ trách văn phòng

Chạy thử với hai ba người trước khi chuyển cả văn phòng. Tổ chức mới được dùng thử 30 ngày gói Cơ bản cho tối đa 10 người, không cần thanh toán khi đăng ký, đủ để đi qua một kỳ chốt sổ. Trong tháng thử, ghi lại những mẫu biểu của khách mở ra còn lệch để xử lý trước khi bỏ hẳn cách làm cũ.

Quyền lợi của tài khoản tổ chức nằm ở trang Doanh nghiệp, giá từng gói ở trang Bảng giá. Hàm và công cụ bảng tính xem thêm ở trang MORA Sheet, phần hộp thư ở trang MORA Mail.