Gửi hồ sơ cho đối tác bằng liên kết có mật khẩu và hạn dùng

Sáng thứ Tư, phòng kinh doanh phải gửi bộ hồ sơ năng lực cho chủ đầu tư trước 17 giờ. Bộ hồ sơ gồm tệp PDF giới thiệu công ty, ảnh công trình và bản vẽ, cộng lại vài trăm MB. Thư đính kèm nặng như vậy thường bị máy chủ thư bên nhận từ chối, còn gửi qua ứng dụng nhắn tin cá nhân thì tệp nằm rải rác ngoài kho của công ty.

Cách gửi gọn hơn là để cả bộ hồ sơ trong một thư mục MORA Cloud và gửi một liên kết có mật khẩu, tự hết hạn sau ngày mở thầu. MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức, và mọi liên kết gửi ra ngoài đều bắt buộc có mật khẩu.

Gom hồ sơ vào một thư mục trước khi gửi

Tạo một thư mục riêng cho lần gửi này, chẳng hạn “Hồ sơ năng lực gửi Tâm An”. Kéo tệp từ máy thả vào, hoặc bấm Mới để tải cả thư mục lên. Mạng chập chờn giữa chừng thì việc tải tiếp tục từ chỗ dừng. Chia sẻ cả thư mục thay vì từng tệp, đối tác mở một liên kết là thấy đủ hồ sơ; tệp bổ sung sau này thả vào cùng thư mục cũng hiện qua liên kết đó.

Tạo liên kết có mật khẩu và ngày hết hạn

1. Bấm chuột phải vào thư mục, hoặc bấm nút ba chấm cuối dòng, rồi chọn Chia sẻ. Hộp Chia sẻ mở ra giữa màn hình.
2. Ở phần Quyền truy cập chung, thư mục đang ghi Bị hạn chế, nghĩa là chỉ người được mời mới mở được. Bấm Tạo liên kết công khai.
3. Cửa sổ tạo liên kết hiện sẵn một mật khẩu do MORA Cloud tự sinh. Bấm Tuỳ chọn để đổi mật khẩu nếu cần và chọn Ngày hết hạn, ví dụ hai ngày sau buổi mở thầu.
4. Giữ quyền của liên kết là Có quyền xem (mặc định) để đối tác chỉ xem và tải về, không sửa được hồ sơ.
5. Bấm nút sao chép ở cuối cửa sổ để chép liên kết. Mũi tên bên cạnh nút có lựa chọn Chép liên kết và mật khẩu, nhưng với hồ sơ gửi ra ngoài thì nên chép riêng.

Gửi liên kết và mật khẩu theo hai đường

Dán liên kết vào thư gửi người phụ trách mua sắm bên chủ đầu tư. Mật khẩu thì đọc qua điện thoại hoặc nhắn tin riêng cho đúng người đó. Thư có bị chuyển tiếp nhầm, người nhận ngoài ý muốn cũng không mở được hồ sơ.

Đối tác không cần tài khoản MORA. Mở liên kết, họ thấy trang yêu cầu nhập mật khẩu của liên kết công khai; gõ đúng là xem và tải được các tệp trong thư mục.

Gia hạn, đổi mật khẩu hay khoá liên kết sau khi gửi

Chủ đầu tư xin thêm vài ngày để xem, hoặc bạn nghi mật khẩu đã lộ, cứ mở lại hộp Chia sẻ của thư mục. Liên kết đã tạo nằm dưới Quyền truy cập chung, bấm nút ba chấm cạnh liên kết để chọn Sửa ngày hết hạn, Sửa mật khẩu, Đổi tên hoặc Xoá liên kết.

Đến ngày hết hạn, liên kết tự ngừng hoạt động mà bạn không phải làm gì. Xoá liên kết thì người đang giữ liên kết mất quyền ngay, và MORA Cloud không tạo lại được đúng liên kết cũ; cần gửi lại thì tạo liên kết mới.

Rà lại các liên kết đang mở mỗi cuối quý

Mở Được chia sẻ với tôi ở thanh bên, bấm Mục bạn đã chia sẻ, rồi chọn thẻ Đã chia sẻ qua liên kết. Thẻ này gom các tệp, thư mục bạn đã gửi bằng liên kết. Hồ sơ của gói thầu đã xong mà liên kết vẫn còn hạn, bạn xoá liên kết cho gọn.

Cách mời đồng nghiệp sửa chung và tạo hộp nhận tệp để đối tác nộp hồ sơ ngược lại có trong bài chia sẻ tệp trên MORA Cloud. Trước khi gửi, rà lại PDF theo bài che thông tin trong PDF. Tính năng đầy đủ có ở trang MORA Cloud và bảng giá.