Cách chia sẻ tệp trên MORA Cloud cho đồng nghiệp và đối tác

Trên MORA Cloud, tệp đến tay người cần dùng theo hai đường. Đồng nghiệp trong tổ chức được mời trực tiếp bằng tên, kèm quyền xem hoặc chỉnh sửa. Đối tác bên ngoài nhận một liên kết có mật khẩu. Bài này đi qua cả hai cách, cộng thêm cách thu hồ sơ từ bên ngoài mà người gửi không thấy được tệp khác.

Mời đồng nghiệp trong tổ chức

1. Đăng nhập MORA Cloud bằng tài khoản MORA, tìm tệp hoặc thư mục cần chia sẻ trong Drive của tôi hay Bộ nhớ dùng chung.
2. Bấm nút ba chấm ở cuối dòng tệp rồi chọn Chia sẻ. Ngăn chia sẻ mở ra bên phải màn hình.
3. Ở mục Chia sẻ với mọi người, gõ tên hoặc địa chỉ thư của đồng nghiệp và chọn người cần mời.
4. Đặt quyền cho từng người: Có quyền xem hoặc Có quyền chỉnh sửa.

Người được mời thấy tệp trong mục Được chia sẻ với tôi trên thanh bên, không cần bạn gửi thêm đường dẫn nào.

Ô tìm người chỉ trả về thành viên cùng tổ chức. Nhân viên của công ty khác cũng dùng MORA Cloud không hiện ở đây, nên không thể mời nhầm người ngoài theo cách này.

Chọn quyền nào cho hợp

• Có quyền xem cho người chỉ cần đọc hoặc tải về, ví dụ báo cáo gửi ban giám đốc hay hợp đồng đã ký.
• Có quyền chỉnh sửa cho người cùng soạn, ví dụ bảng giá dự thầu hay kế hoạch đang làm dở. Tệp Word, Excel, PowerPoint mở bằng MORA Office ngay trên trình duyệt và tự lưu về MORA Cloud.

Tài liệu chung của cả phòng ban nên đặt trong Bộ nhớ dùng chung thay vì chia sẻ lẻ từng tệp. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên tạo bộ nhớ dùng chung và chọn ai được xem, ai được sửa; khi có người chuyển phòng hay nghỉ việc, tài liệu vẫn ở lại với tổ chức.

Gửi tệp cho đối tác ngoài công ty

Với khách hàng, nhà cung cấp hay đơn vị tư vấn, bạn dùng liên kết công khai. MORA Cloud bắt buộc mọi liên kết gửi ra ngoài phải có mật khẩu.

1. Mở ngăn Chia sẻ của tệp như ở trên, tìm mục Liên kết công khai và bấm Thêm liên kết.
2. Đặt tên dễ nhớ cho liên kết, chẳng hạn “Báo giá cho Minh Phát”, rồi chọn quyền: chỉ xem và tải xuống, hay cho phép sửa.
3. Đặt mật khẩu. Nếu đối tác chỉ cần tệp trong một thời gian, thêm ngày hết hạn để liên kết tự hết hiệu lực.
4. Bấm Chép liên kết và mật khẩu rồi dán vào thư hoặc tin nhắn gửi đối tác.

Nhận hồ sơ từ bên ngoài bằng hộp nhận tệp

Khi cần đối tác nộp hồ sơ, bạn tạo liên kết công khai cho một thư mục và chọn kiểu hộp nhận tệp. Người có liên kết tải tệp lên được nhưng không xem được các tệp khác trong thư mục. Cách này hợp với việc thu hồ sơ dự thầu, chứng từ thanh toán hay ảnh nghiệm thu từ nhiều nơi.

Theo dõi và thu hồi quyền

Muốn đổi quyền của một người, mở lại ngăn Chia sẻ của tệp và chọn quyền mới, hoặc gỡ người đó khỏi danh sách. Liên kết công khai có ngày hết hạn sẽ tự ngừng hoạt động khi đến hạn.

MORA Cloud có trong gói trực tuyến cho tổ chức, cùng MORA Mail, MORA Meet và MORA AI. Xem thêm ở trang MORA Cloud và bảng giá.