Lỡ sửa sai báo giá, khôi phục phiên bản cũ trên MORA Cloud

Một tệp báo giá dùng chung, nhiều người cùng có quyền sửa, và một buổi sáng đơn giá trong đó không còn đúng nữa. Chuyện này không cần lục thư cũ hay hỏi từng người còn giữ bản nào. Trên MORA Cloud, mỗi lần lưu là một phiên bản, nên bạn khôi phục phiên bản cũ của tệp ngay trong ngăn chi tiết.

8 giờ 50, báo giá gửi khách có đơn giá lạ

Bảng “Báo giá thiết bị văn phòng quý IV” nằm trong bộ nhớ dùng chung của phòng kinh doanh, ai trong phòng cũng có quyền chỉnh sửa. Chiều hôm trước, một nhân viên mở tệp để thêm dòng sản phẩm mới, kéo nhầm công thức và ghi đè cả cột đơn giá. Sáng hôm sau, trưởng phòng mở tệp chuẩn bị gửi khách thì thấy giá máy in thấp hơn giá vốn.

Tệp không bị xoá nên Thùng rác không giúp được. Cái cần tìm là bản lưu trước lúc sửa nhầm.

9 giờ, tìm lại bản trước khi sửa nhầm

1. Mở MORA Cloud, vào thư mục chứa tệp và bấm một lần vào tệp để chọn.
2. Mở ngăn chi tiết ở bên phải, chọn mục Phiên bản.
3. Đọc danh sách các lần lưu, mỗi dòng ghi thời điểm lưu và dung lượng tệp. Rê chuột lên thời điểm để xem đủ ngày giờ.
4. Bấm Tải xuống ở dòng nghi là bản đúng để mở ra kiểm, chưa đụng tới tệp đang dùng.
5. Kiểm xong, bấm Khôi phục ở đúng dòng đó. Tệp trở về nội dung của lần lưu ấy.

Tệp chưa từng được lưu lại lần nào thì mục Phiên bản báo tệp chưa có phiên bản nào khác. Nút Khôi phục chỉ hiện với người có quyền chỉnh sửa tệp; người chỉ có quyền xem vẫn tải được bản cũ về để đối chiếu.

Chọn đúng bản và giữ lại phần sửa đúng

Danh sách có thể dài nếu tệp được lưu nhiều lần trong ngày. Cách nhanh nhất là hỏi người đã sửa nhầm xem họ mở tệp lúc mấy giờ, rồi chọn lần lưu ngay trước giờ đó. Không ai nhớ thì tải hai ba bản quanh khoảng thời gian nghi ngờ về, mở cạnh nhau và so cột đơn giá.

Khôi phục đưa cả tệp về nội dung của lần lưu đã chọn, nên những thay đổi đúng làm sau lần lưu đó cũng không còn trong tệp đang dùng, như dòng sản phẩm mới vừa thêm. Trước khi bấm Khôi phục, hãy tải bản hiện tại về máy; khôi phục xong, chép lại các dòng đúng từ bản vừa tải. Cuối cùng, nhắn cho cả phòng biết tệp đã quay về bản lưu lúc mấy giờ, để ai đã sửa sau giờ đó kiểm lại phần của mình.

Đang mở tệp trên trình duyệt thì vào thẳng Lịch sử phiên bản

Tệp Word, Excel, PowerPoint trên MORA Cloud mở và sửa được ngay trên trình duyệt bằng MORA Office, và mỗi lần lưu từ đó cũng thành một phiên bản. Đang sửa mà muốn xem lại bản trước, bạn bấm nút Lịch sử phiên bản trong trình soạn thảo; ngăn Phiên bản của chính tệp đó mở ra ở thanh bên, không phải quay lại danh sách tệp.

Trong tình huống trên, trưởng phòng có thể làm luôn trong cửa sổ đang mở báo giá. Mở Lịch sử phiên bản, tải bản lưu chiều hôm qua về đối chiếu cột đơn giá, rồi khôi phục khi đã chắc.

Phiên bản không thay được phân quyền

Phiên bản chỉ cứu được khi đã lỡ tay; bớt người có quyền sửa thì bớt lần lỡ tay. Người chỉ cần đọc báo giá để gửi khách thì nên có quyền xem thay vì quyền sửa. Tệp quan trọng như bảng giá, hợp đồng mẫu nên để trong bộ nhớ dùng chung của phòng, do chủ sở hữu hoặc quản trị viên chọn ai được xem, ai được sửa.

Cũng nên phân biệt hai việc hay nhầm. Xoá nhầm tệp thì vào Thùng rác và bấm Khôi phục; các mục trong thùng rác bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày. Sửa nhầm nội dung thì dùng Phiên bản như trên. MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức.