Ghép trang PDF từ nhiều tệp thành một bộ hồ sơ thanh toán

Kế toán bên đối tác chỉ nhận hồ sơ thanh toán gói trong một tệp, gồm giấy đề nghị thanh toán, hợp đồng đã ký và biên bản nghiệm thu. Ba thứ này lại nằm ở ba tệp PDF khác nhau. Ghép trang PDF ngay trong MORA PDF là xong, không cần thêm công cụ nào.

Trước đây có lúc chèn trang từ PDF khác bị báo không mở được tệp; lỗi này đã được sửa trong bản mới nhất. Máy đang dùng bản cũ thì tải bộ cài ở trang Tải về và cài đè lên.

Chuẩn bị trước khi ghép trang PDF

Để ba tệp vào cùng một thư mục, đặt tên dễ nhận như “01-De-nghi.pdf”, “02-Hop-dong.pdf”, “03-Bien-ban.pdf”. Tệp nào là trang mở đầu của bộ hồ sơ thì dùng làm tệp chính, ở đây là giấy đề nghị thanh toán.

Chèn trang từ tệp PDF khác

1. Mở tệp chính trong MORA PDF. Ngăn Trang bên trái hiện các trang thu nhỏ.
2. Bấm vào trang cuối trong ngăn Trang, vì trang chèn vào sẽ nằm sau trang đang chọn.
3. Mở thẻ Chèn, trong nhóm Trang bấm Chèn trang từ tệp, rồi chọn tệp hợp đồng.
4. Trong hộp hiện ra, chọn các trang cần lấy hoặc lấy cả tệp, rồi xác nhận.
5. Lặp lại với tệp biên bản nghiệm thu.

Nhân bản và đổi thứ tự trang

Đối tác muốn có hai bản giấy đề nghị, một bản đóng dấu gửi trả lại. Chọn trang đó trong ngăn Trang, bấm Nhân bản trang ở nhóm Trang của thẻ Chèn hoặc thẻ Trang chủ.

Thứ tự chưa đúng thì chỉnh ở thẻ Bố cục, nhóm Trang. Chọn trang cần dời rồi bấm nút chuyển trang lên hoặc xuống tới khi đúng chỗ. Cùng nhóm này có Đổi tên trang, tiện đặt tên như “Hợp đồng - trang 1” để dễ nhận ra từng phần khi bộ hồ sơ dài.

Hợp đồng hay có trang trắng ở cuối do máy quét. Trang nào không cần gửi thì bấm chuột phải vào trang đó trong ngăn Trang để xoá trước khi lưu, bộ hồ sơ gọn và người nhận khỏi thắc mắc.

Thêm trang danh mục ở đầu bộ hồ sơ

Bộ hồ sơ từ ba tài liệu trở lên nên có một trang danh mục ở đầu để người nhận biết trong tệp có gì. Chọn trang đầu trong ngăn Trang, bấm Trang mới ở nhóm Trang của thẻ Chèn, rồi dùng nút chuyển trang lên ở thẻ Bố cục để đưa trang mới lên trên cùng.

Trên trang đó, chèn một khung chữ từ nhóm Văn bản của thẻ Chèn và gõ danh mục, ví dụ “1. Giấy đề nghị thanh toán đợt 2 (2 trang); 2. Hợp đồng khung 2026 (6 trang); 3. Biên bản nghiệm thu (1 trang)”. Người duyệt bên đối tác nhìn trang đầu là biết hồ sơ đã đủ hay chưa.

Lưu thành bộ hồ sơ mới

Cách gọn nhất để có tệp mới mà vẫn giữ nguyên tệp đề nghị gốc là dùng Lưu thành (phím F12 trên Windows). Trong hộp lưu, kiểu PDF đứng đầu danh sách; bạn đặt tên mới như “Ho-so-thanh-toan-dot-2.pdf”. Nếu nhấn Ctrl+S, MORA PDF hỏi rõ bạn muốn ghi đè lên tệp PDF đang mở hay lưu thành bản vẽ .odg, tránh ghi đè ngoài ý muốn.

Khi xuất PDF, mỗi trang giữ khổ riêng. Biên bản nghiệm thu khổ ngang vẫn nằm ngang, hợp đồng khổ dọc vẫn dọc, không bị ép về cùng một khổ.

Trước khi gửi, mở tệp vừa xuất và lướt ngăn Trang một lượt để chắc đủ trang, đúng thứ tự. Bộ hồ sơ thanh toán thiếu một trang chữ ký là đủ để bị trả về.