Che thông tin trong PDF trước khi gửi hồ sơ ra ngoài

Giấy đề nghị thanh toán gửi Công ty CP Minh Phát (tên ví dụ) có hai dòng không nên lộ, số định danh của người đề nghị và số tài khoản ngân hàng. Nhiều người kéo một hình chữ nhật đen đè lên rồi gửi đi. Nhìn thì kín, nhưng chữ bên dưới vẫn còn nguyên. Bài này so cách quen tay đó với cách che thông tin trong PDF bằng MORA PDF.

Cách quen tay và chỗ hở

Cách hay gặp là chèn một hình chữ nhật tô đen, hoặc tô nền đen cho đoạn chữ cần giấu. Lớp đen chỉ nằm đè lên trên, còn dòng số căn cước vẫn ở trong tệp. Người nhận có thể thấy lại bằng những thao tác rất thường.

• Bấm vào khối đen rồi kéo sang bên cạnh, nếu tệp còn sửa được.
• Bôi chọn vùng bị che, chép rồi dán sang một văn bản khác.
• Gõ vài chữ số đầu vào ô tìm kiếm của trình đọc PDF.

Che thông tin trong PDF là loại hẳn phần bị che

Nút Che thông tin nằm ở nhóm Chỉnh sửa của thẻ Xem xét. Bấm vào, MORA PDF mở một bản sao của tài liệu để bạn che, bản đang mở giữ nguyên. Khác với khối đen, phần nằm dưới vùng che bị loại khỏi tệp xuất ra, nên người nhận không chọn, không chép, không tìm ra được nữa.

Đổi lại, tệp đã che không gỡ ra được. Muốn sửa, bạn làm lại từ bản gốc, vì vậy bản gốc luôn phải được giữ ở nơi lưu nội bộ và đặt tên khác hẳn tệp gửi đi.

Các bước che số căn cước, số tài khoản

1. Mở bản gốc giấy đề nghị thanh toán trong MORA PDF.
2. Mở thẻ Xem xét, bấm Che thông tin trong nhóm Chỉnh sửa. Bản sao để che hiện ra cùng thanh công cụ Che thông tin.
3. Chọn Che vùng chữ nhật, kéo khung phủ kín dòng số định danh, rồi tới dòng số tài khoản. Phủ rộng hơn dòng chữ một chút để không sót nét.
4. Bấm Xuất bản đã che, chọn Xuất PDF đã che (đen) và đặt tên khác bản gốc, ví dụ “De-nghi-thanh-toan-gui-Minh-Phat.pdf”.
5. Mở tệp mới, thử bôi chọn vùng đã che và gõ vài chữ số vào ô tìm kiếm. Không chọn được, không tìm thấy là đạt.

Bước 5 là bước nhiều người bỏ qua. Chỉ mất nửa phút, nhưng là cách chắc nhất để biết tệp gửi đi đã sạch.

Khi nào cần che và che những gì

Hồ sơ đi ra ngoài công ty là lúc nên dừng lại kiểm tra. Đó có thể là đề nghị thanh toán, hồ sơ dự thầu, bản sao hợp đồng lao động gửi đơn vị bảo hiểm hay danh sách học viên gửi đối tác đào tạo. Thông tin hay cần che gồm số căn cước, số tài khoản, số điện thoại cá nhân, địa chỉ nhà riêng và mức lương.

Một tệp nhiều trang thì lật hết từng trang trước khi xuất. Số căn cước hay nằm ở cả trang đầu lẫn trang phụ lục cuối hồ sơ, che sót một chỗ là coi như chưa che.

Bình luận trong tệp cũng là nội dung. Ở bước kiểm tra cuối, mở tệp vừa xuất và xem nhóm Bình luận cùng thẻ Xem xét. Còn ghi chú nội bộ kiểu “Số tiền khớp hợp đồng” thì xoá bằng Xoá bình luận hoặc Xoá mọi bình luận rồi lưu lại.