Tạo biểu mẫu PDF điền được cho phiếu đề nghị nghỉ phép

Phiếu nghỉ phép in ra, viết tay rồi chụp gửi qua điện thoại thường tới phòng nhân sự trong tình trạng nghiêng, mờ, khó lưu vào hồ sơ. Cách gọn hơn là tạo biểu mẫu PDF điền được: nhân viên mở tệp, gõ thẳng vào từng ô, lưu lại và gửi về. Phòng nhân sự tự làm được việc này bằng MORA PDF, có sẵn trong bộ MORA Office trên máy tính.

Thứ Hai đầu tháng, hộp thư đầy ảnh chụp phiếu

Sau đợt nghỉ lễ, chuyên viên nhân sự mở hộp thư và thấy hàng chục ảnh chụp phiếu nghỉ phép. Có ảnh mất góc, có ảnh chữ ký đè lên ô ngày, có phiếu ghi “từ 30/9 đến 2/10” mà không rõ năm. Mỗi phiếu lại phải gõ lại vào bảng theo dõi ngày phép.

Mẫu phiếu vốn đã có dạng PDF, xuất từ tệp Word của công ty. Việc còn thiếu chỉ là đặt các ô điền được lên đúng những dòng trống của phiếu.

Đặt ô điền được lên mẫu phiếu

1. Mở tệp phiếu nghỉ phép bằng MORA PDF.
2. Nếu chưa thấy thanh menu, vào thẻ Xem, bấm Thanh menu.
3. Mở Chèn › Điều khiển biểu mẫu, chọn Hộp văn bản, rồi kéo một khung lên dòng “Họ và tên”.
4. Khi ô vừa đặt đang được chọn, thẻ Biểu mẫu hiện trên ribbon với nút Chế độ thiết kế đang bật. Nhóm Điều khiển của thẻ này có đủ các loại ô để đặt tiếp.
5. Đặt Hộp văn bản cho “Phòng ban” và “Lý do”, Trường ngày cho “Từ ngày” và “Đến ngày”, Hộp liệt kê cho “Loại nghỉ”, Hộp chọn cho dòng “Đã bàn giao công việc cho đồng nghiệp”.
6. Chọn từng ô và mở Thuộc tính điều khiển ở nhóm Thuộc tính để đặt tên ô, nhập các lựa chọn của danh sách như “Nghỉ phép năm”, “Việc riêng”, “Nghỉ ốm”.
7. Bấm Chế độ thiết kế để tắt chế độ đặt ô, rồi thử gõ vào từng ô như người dùng thật.

Ô ngày nhắc người điền ghi đủ ngày, tháng, năm theo một dạng chung; danh sách giữ cho loại nghỉ được ghi thống nhất, đúng chữ trong quy chế. Hộp chọn hợp với những câu xác nhận có hoặc không, như đã bàn giao công việc hay chưa.

Lưu bản thiết kế và xuất bản gửi đi

Nên giữ hai tệp. Bản thiết kế để sửa mẫu về sau: nhấn Ctrl+S và chọn Lưu thành bản vẽ (.odg). Bản gửi cho nhân viên là tệp PDF có các ô điền được.

1. Trên thẻ Tệp, bấm Xuất dạng PDF.
2. Trong hộp Tuỳ chọn PDF, kiểm ô Tạo biểu mẫu PDF đã được chọn.
3. Bấm Xuất, đặt tên tệp, ví dụ “Phieu-de-nghi-nghi-phep.pdf”.

Trước khi gửi cả công ty, mở tệp PDF vừa xuất bằng một phần mềm đọc PDF khác trên máy và điền thử. Ô nào gõ không được hay lệch dòng thì quay lại bản .odg sửa rồi xuất lại.

Nhân viên điền, phòng nhân sự nhận lại

Nhân viên mở phiếu bằng phần mềm đọc PDF quen dùng, gõ họ tên, chọn ngày, chọn loại nghỉ, đánh dấu ô bàn giao, lưu lại rồi gửi về phòng nhân sự. Chữ gõ máy đọc rõ, loại nghỉ đúng tên trong danh sách, nên nhập vào bảng theo dõi ngày phép nhanh hơn nhiều so với ngồi đọc ảnh chụp.

Nếu quy trình cần chữ ký trưởng phòng, MORA PDF cũng ký được lên tệp PDF; phần đó nên làm ở bước duyệt, sau khi nhân viên đã điền xong.

Dùng lại cách này cho các mẫu khác

Cùng cách làm này áp được cho giấy đề nghị tạm ứng, phiếu đăng ký công tác, phiếu yêu cầu sửa chữa thiết bị. Ô nào cần thống nhất cách ghi thì dùng danh sách hoặc ô ngày thay cho ô chữ tự do. Đặt tên ô rõ nghĩa ngay từ đầu, để khi sửa mẫu không phải đoán ô nào là ô nào.