Mở mẫu phiếu thu, phiếu chi Excel có hàm VND trên MORA Sheet

Nhiều phòng kế toán có bộ mẫu phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán làm trên Excel từ nhiều năm trước. Ô “Số tiền viết bằng chữ” trong các mẫu ấy gọi hàm VND của một tiện ích kế toán cài thêm. MORA Sheet nay có hàm VND() dùng cùng tham số với hàm đó, nên bộ mẫu cũ mở ra là tính được, không phải sửa công thức.

Cách làm quen thuộc và chỗ mất công

Excel không có sẵn hàm VND, nên máy nào mở mẫu chứng từ cũng phải cài tiện ích. Mỗi lần có nhân viên mới, máy mới hay cài lại Windows, người phụ trách máy tính lại cài thêm một lượt, và thường chỉ nhớ ra khi ô bằng chữ đã báo lỗi.

Máy chưa cài thì ô bằng chữ báo lỗi. Người lập phiếu đang vội thường gõ tay dòng bằng chữ cho xong, và lỗi hay nằm ở những số có chữ số 0 ở giữa.

Mở bộ mẫu cũ trên MORA Sheet

1. Mở tệp mẫu .xlsx trong MORA Sheet như mọi bảng tính khác.
2. Nhìn ô số tiền bằng chữ. MORA Sheet tự tính lại công thức khi mở tệp .xlsx như Excel, nên ô có kết quả ngay, không phải bấm tính lại.
3. Gõ một số tiền thử vào ô số, xem ô bằng chữ đổi theo.
4. Lưu lại dạng .xlsx. Công thức vẫn gọi hàm VND như cũ, nên máy Excel đã cài tiện ích mở ra vẫn tính bình thường.

Hàm đọc mặc định “nghìn”, “linh”, “bốn”. Mẫu cũ quen in “ngàn”, “lẻ”, “tư” thì ghi cách đọc ở tham số thứ bảy; cách viết và các ví dụ có trong bài đọc số tiền thành chữ bằng hàm VND().

Chuyển cả bộ mẫu theo một lượt

Phòng có hàng chục mẫu thì nên chuyển theo lượt, đừng mở mẫu nào sửa mẫu ấy. Phần tốn thời gian nhất là đối chiếu với chứng từ cũ, nên giao cho người quen tay với bộ mẫu.

1. Chép cả thư mục mẫu sang một chỗ riêng để thử, giữ nguyên bản đang dùng.
2. Mở lần lượt từng mẫu, nhập ba số tiền thử có số 0 ở giữa như 1.005.000, 20.050.000, 105.000.
3. So dòng bằng chữ với phiếu cũ đã in và đã được kế toán trưởng ký duyệt.
4. Mẫu nào khớp thì lưu lại .xlsx và đưa vào thư mục dùng chung của phòng.

Gửi mẫu đã lưu cho nơi khác

Tệp lưu từ MORA Sheet giữ nguyên công thức gọi hàm VND. Chi nhánh hay đơn vị nhận mở bằng MORA Sheet, hoặc bằng Excel đã cài tiện ích, đều thấy dòng bằng chữ tính đúng. Nơi nhận chỉ có Excel mà không cài tiện ích thì ô đó sẽ báo lỗi ở máy họ, nên với chứng từ gửi để lưu hồ sơ, bạn xuất thêm một bản PDF đính kèm.

Khi nào vẫn giữ cách cũ

Máy chỉ dùng Excel và đã cài sẵn tiện ích thì cứ để nguyên, tệp hai bên dùng chung được. Trong các hàm của tiện ích ấy, MORA Sheet mới có hàm VND. Mẫu còn gọi hàm khác của tiện ích thì các ô đó không tự tính lại theo số mới, nên bạn mở thử từng mẫu và đối chiếu với bản in cũ rồi mới chuyển hẳn.