Tạo bộ lọc email để thư ngân hàng tự vào nhãn Kế toán

Mỗi ngày, hộp thư kế toán nhận vài chục thư báo biến động số dư, sao kê, hoá đơn điện tử. Chúng đẩy thư của khách hàng và của ban giám đốc xuống dưới, và có hôm thư cần trả lời trước 5 giờ chiều bị trôi mất. Tạo bộ lọc email trong MORA Mail giải quyết chuyện này: thư báo giao dịch tự gắn nhãn Kế toán, rời Hộp thư đến, vẫn nằm đủ trong hộp để tra lại. MORA Mail dành cho tài khoản tổ chức.

Cách nhanh nhất là lọc từ một thư có sẵn

1. Mở một thư báo giao dịch bất kỳ của ngân hàng.
2. Bấm nút ⋮ trong thư, chọn Lọc thư giống thư này. Trình sửa bộ lọc mở ra, ô Từ đã điền sẵn địa chỉ người gửi.
3. Ở phần Thì, đánh dấu Gắn nhãn, mở ô chọn nhãn và chọn Kế toán; chưa có nhãn thì chọn Nhãn mới… để tạo.
4. Đánh dấu thêm Bỏ qua Hộp thư đến (lưu trữ) nếu không muốn thư báo hiện ở Hộp thư đến nữa.
5. Đánh dấu Làm luôn với các thư đang có khớp điều kiện để dọn luôn thư cũ.
6. Bấm Tạo bộ lọc.

MORA Mail báo “Đã tạo bộ lọc” và cho biết đã áp cho bao nhiêu thư đang có. Từ giờ, thư mới của địa chỉ đó đi thẳng vào nhãn Kế toán. Ngân hàng gửi từ nhiều địa chỉ thì sửa ô Từ, ghi thêm các địa chỉ khác, cách nhau bằng dấu phẩy.

Tạo bộ lọc email từ phần Cài đặt

Muốn đặt điều kiện kỹ hơn, bấm biểu tượng Cài đặt ở góc trên, chọn thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn, rồi bấm Tạo bộ lọc mới. Phần Khi thư đến khớp các điều kiện có các ô sau.

• Từ và Đến (địa chỉ trong Đến hoặc Cc), mỗi ô tối đa 20 địa chỉ, cách nhau bằng dấu phẩy.
• Tiêu đề, ví dụ “Hoá đơn điện tử” hay “Biến động số dư”.
• Có cụm từ trong tiêu đề hoặc nội dung, và Không có cho cụm từ cần loại trừ.
• Có tệp đính kèm và Lớn hơn một số MB, hợp để gom thư có tệp nặng.

Bộ lọc không phân biệt hai kiểu đặt dấu “hoá” và “hóa”, “thuỷ” và “thủy”. Thư của bên bán ghi “Hóa đơn” hay “Hoá đơn” đều khớp cùng một điều kiện, bạn không phải tạo hai bộ lọc.

Phần Thì có các việc Bỏ qua Hộp thư đến (lưu trữ), Đánh dấu là đã đọc, Gắn dấu sao, Gắn nhãn, Xếp vào tab, Xoá (chuyển vào Thùng rác) và Không bao giờ chuyển vào Thư rác. Mỗi bộ lọc cần ít nhất một điều kiện và một việc làm. Việc cuối hợp với thư từ đối tác quen hay bị lọc nhầm vào Thư rác.

Thử điều kiện bằng tìm kiếm nâng cao trước

Chưa chắc điều kiện có bắt đúng thư không thì tìm trước, lọc sau. Bấm biểu tượng tuỳ chọn ở cuối ô Tìm trong thư để mở tìm kiếm nâng cao, điền Từ, Tiêu đề hay Có các từ, bấm Tìm kiếm và xem danh sách thư hiện ra. Kết quả đúng ý thì mở lại tìm kiếm nâng cao và bấm Tạo bộ lọc: trình sửa bộ lọc mở ra với đúng các điều kiện vừa dùng.

Sửa, xoá bộ lọc và chặn người gửi

Thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn liệt kê mọi bộ lọc theo dạng “Nếu… Thì…”, mỗi dòng có sửa và xoá. Xoá một bộ lọc chỉ có tác dụng với thư đến sau đó; thư đã được gắn nhãn hay lưu trữ vẫn giữ nguyên.

Với thư rác quảng cáo gửi mãi không dứt, dùng chặn thay cho lọc. Trong thư, bấm ⋮ và chọn Chặn kèm tên người gửi; thư sau này từ địa chỉ đó tự vào Thư rác, và người gửi đó không nhận thư trả lời tự động của bạn. Ở cùng thẻ trong Cài đặt, bạn chặn được cả tên miền bằng cách nhập dạng @tenmien.vn, và bấm bỏ chặn khi cần.