Tạo tài khoản email cho nhân viên mới trước ngày đi làm

Nhân viên mới đi làm lúc 8 giờ sáng thứ Hai thì từ chiều thứ Sáu, người phụ trách nhân sự hay CNTT nên tạo xong tài khoản email cho nhân viên mới, kèm hộp thư và chỗ lưu tài liệu. Với tài khoản tổ chức MORA, việc này gói trong một biểu mẫu. Phần còn lại là chuẩn bị trước khi mở biểu mẫu và ngồi cùng nhân viên mới vào sáng ngày đầu.

Trước khi thêm người dùng

Soát bốn điều sau trước khi mở biểu mẫu. Thiếu tên miền đã bật thư hay hết chỗ trong gói thì biểu mẫu không cho thêm người; hai điều còn lại giúp danh bạ và phân quyền gọn ngay từ đầu.

• Tổ chức đã bật thư cho ít nhất một tên miền, địa chỉ miễn phí tencongty.apps.vn hay tên miền riêng đều được. Chưa bật thì chưa tạo được địa chỉ đăng nhập.
• Công ty đã thống nhất cách đặt địa chỉ, ví dụ ten.ho, để danh bạ không mỗi người một kiểu.
• Gói của tổ chức còn chỗ cho thêm người dùng. Hết chỗ thì biểu mẫu báo ngay; chủ sở hữu mua thêm người ở mục Gói dịch vụ hoặc gọi tổng đài 1800 4985.
• Đã quyết định vai trò. Phần lớn nhân viên là Người dùng; chỉ chủ sở hữu mới thêm được người với vai trò Quản trị viên.

Thêm người dùng trong một bước

1. Đăng nhập trang quản trị bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc quản trị viên, chọn Người dùng ở thanh bên, bấm Thêm người dùng.
2. Điền Họ và Tên đúng như trên hợp đồng lao động.
3. Ở ô Địa chỉ email (tên đăng nhập), gõ phần trước dấu @ rồi chọn tên miền bên cạnh. Địa chỉ này vừa là hộp thư MORA, vừa là tên đăng nhập mọi dịch vụ MORA của người đó.
4. Ô Số di động (không bắt buộc) để liên hệ; có thể bỏ trống.
5. Chủ sở hữu thấy thêm mục Vai trò; chọn Người dùng hoặc Quản trị viên.
6. Bấm Thêm người dùng.

Trang kết quả ghi “Đã thêm” cùng tên nhân viên, và một bảng gồm họ tên, tên đăng nhập, mật khẩu tạm, nơi đăng nhập; tên đăng nhập và mật khẩu tạm có nút Chép. Cùng lúc đó, người này đã có hộp thư theo địa chỉ vừa đặt và một Drive riêng trên MORA Cloud.

Giao phiếu cho nhân viên

Mật khẩu tạm chỉ hiện một lần. Bấm In phiếu giao ngay ở trang kết quả, cho phiếu vào phong bì cùng hồ sơ nhận việc, rồi bấm Xong. Không nên dán mật khẩu tạm vào nhóm tin nhắn chung của phòng, vì ai trong nhóm cũng đọc được.

Lỡ đóng trang trước khi in thì cũng không sao. Mở Người dùng, chọn người đó và bấm Đặt lại mật khẩu; MORA tạo một mật khẩu tạm mới, mật khẩu cũ hết hiệu lực.

Sáng ngày đầu đi làm

Sáng đầu tiên, nên ngồi cạnh nhân viên mới một lúc và đi qua các việc sau theo thứ tự. Việc nào vướng thì xử lý luôn, đỡ để người mới tự loay hoay cả tuần.

• Đăng nhập bằng tên đăng nhập và mật khẩu tạm trên phiếu, rồi đặt mật khẩu mới. Mật khẩu từ 8 ký tự trở lên và không trùng tên đăng nhập hay email.
• Mở MORA Mail, gửi thử một thư cho trưởng phòng để chắc hộp thư đã chạy.
• Mở MORA Cloud: Drive riêng đã có sẵn. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên thêm người mới vào bộ nhớ dùng chung của phòng ban để họ thấy ngay tài liệu chung.
• Xác minh số di động trong trang tài khoản, để sau này quên mật khẩu thì tự lấy lại được, không phải nhờ quản trị viên.
• Thiết lập xác thực hai lớp nếu công ty yêu cầu; quản trị viên có thể bắt buộc riêng cho người mới ngay từ hôm trước.

Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập MORA Meet là vào thẳng các cuộc họp của công ty, nên nhân viên mới có thể dự buổi giao ban ngay sáng hôm đó mà không phải chờ ai duyệt.

Lời dặn cho người phụ trách

Mỗi lần thêm người, trang Nhật ký ghi lại người thực hiện và thời gian, tiện đối chiếu khi kiểm tra định kỳ. Khi nhân viên thôi việc, dùng Tạm ngưng hoặc Xoá người dùng thay vì để tài khoản bỏ không; nên chọn cách nào thì xem bài nhân viên nghỉ việc, tạm ngưng hay xoá tài khoản.