Xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc, tạm ngưng hay xoá

Ngày cuối của một nhân viên là lúc tài liệu và thư khách hàng dễ thất lạc nhất. Báo giá còn nằm trong Drive riêng, khách vẫn gửi thư về địa chỉ cũ, tài khoản còn đăng nhập trên điện thoại cá nhân. Bài này là danh sách kiểm để xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc trên MORA, theo ba mốc từ một tuần trước tới lúc xoá hẳn.

Mọi thao tác trong bài đều làm ở trang quản trị tổ chức, dành cho chủ sở hữu và quản trị viên.

Tạm ngưng và Xoá người dùng khác nhau ở đâu

Hai nút nằm ở mục Thao tác trong trang của từng người. Chọn nhầm cũng chưa mất dữ liệu ngay, nhưng nên hiểu rõ trước khi bấm.

Tạm ngưng

Khoá đăng nhập, giữ nguyên dữ liệu. Hộp thư vẫn nhận thư bình thường, tệp trên MORA Cloud vẫn còn. Muốn mở lại, bấm Khôi phục, lúc nào cũng được.

Xoá người dùng

Đăng nhập bị khoá ngay. Tài khoản, hộp thư và tệp của người đó được giữ 20 ngày, trong thời gian này quản trị viên khôi phục được. Quá 20 ngày, tài khoản và hộp thư bị xoá hẳn.

Cách chọn dễ nhớ nhất là chưa chắc thì tạm ngưng trước. Bàn giao xong và chắc chắn không cần nữa thì mới xoá.

Một tuần trước ngày cuối

1. Nhờ nhân viên chuyển tài liệu công việc từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung của phòng. Báo giá, hợp đồng, hồ sơ khách hàng phải nằm ở nơi thuộc về tổ chức.
2. Nhờ nhân viên mở mục Được chia sẻ với tôi trên MORA Cloud, bấm liên kết Mục bạn đã chia sẻ để rà những gì mình đã chia sẻ đi. Tệp nào đối tác còn cần thì chia sẻ lại từ bộ nhớ dùng chung.
3. Người đó đang giữ hộp thư dùng chung như ketoan@ hay hotro@ thì giao hộp cho người tiếp nhận ở mục Hộp thư của trang quản trị.
4. Gửi khách hàng, đối tác thư giới thiệu người tiếp nhận kèm địa chỉ thư mới.

Ngày cuối

1. Vào trang quản trị tổ chức, mở mục Người dùng, tìm theo tên hoặc email rồi chọn người nghỉ.
2. Ở mục Thao tác, bấm Đăng xuất khỏi mọi thiết bị để kết thúc mọi phiên đang mở, kể cả trên điện thoại cá nhân.
3. Bấm Tạm ngưng và xác nhận. Hộp thoại nhắc lại rằng người dùng không đăng nhập được, hộp thư vẫn nhận thư.
4. Kiểm tra lại ở thẻ Tạm ngưng của danh sách người dùng.

Bàn giao xong mới xoá

Khi việc bàn giao đã xong và khách hàng đã quen đầu mối mới, bấm Xoá người dùng ở trang của người đó. Người này chuyển sang thẻ Đã xoá, trang của họ ghi rõ giữ tới lúc nào rồi xoá hẳn; trước mốc đó vẫn khôi phục được.

Có hai mốc thời gian hay bị nhầm. Người dùng bị xoá được giữ tài khoản, hộp thư và tệp 20 ngày. Thùng rác MORA Cloud là chuyện khác, tệp ai đó tự xoá nằm trong thùng rác 30 ngày rồi mới bị xoá vĩnh viễn.

Mọi thao tác thêm, tạm ngưng, xoá, đặt lại mật khẩu đều được ghi trong Nhật ký của trang quản trị, kèm thời gian và người thực hiện. Khi cần đối chiếu ai đã khoá tài khoản nào, mở mục này là thấy.