Bắt buộc xác thực hai lớp cho cả công ty bằng một nút

Gửi thư nhắc cả công ty tự bật xác thực hai lớp, vài tuần sau mở ra xem thường vẫn chỉ lác đác vài người làm. Với tài khoản tổ chức MORA, chủ sở hữu và quản trị viên không phải nhắc nữa: trang Bảo mật cho biết ai đã bật, và một nút bắt buộc xác thực hai lớp cho những người còn lại. Việc khó nhất thật ra nằm ở khâu báo trước cho nhân viên, phần cuối bài có gợi ý nội dung thư.

Cách quen thuộc và chỗ mất công

Thông thường, người phụ trách CNTT soạn một thư hướng dẫn, gửi toàn công ty rồi chờ. Không ai biết chắc ai đã làm, ai chưa, nên cuối tháng lại phải hỏi từng phòng. Người bận việc hay người ngại thao tác trên điện thoại thì cứ để đó, và đó thường chính là những tài khoản giữ nhiều thứ quan trọng.

Xác thực hai lớp trên tài khoản MORA dùng ứng dụng tạo mã trên điện thoại. Mỗi lần đăng nhập, ngoài mật khẩu, người dùng nhập thêm mã đang hiện trên điện thoại của mình. Lộ mật khẩu thôi thì người khác vẫn chưa vào được.

Xem trạng thái rồi bắt buộc xác thực hai lớp

1. Đăng nhập trang quản trị tổ chức bằng tài khoản chủ sở hữu hoặc quản trị viên, chọn Bảo mật ở thanh bên.
2. Đọc dòng đầu trang, dạng “12/30 người dùng đang hoạt động đã bật xác thực hai lớp”, rồi xem cột Xác thực hai lớp của từng người.
3. Bấm Bắt buộc xác thực hai lớp cho mọi người.
4. Hộp xác nhận hỏi lại có bắt mọi người dùng chưa bật phải thiết lập ở lần đăng nhập tới hay không. Đồng ý để áp dụng.

Sau khi bấm, người chưa bật chuyển sang trạng thái Chờ thiết lập. Ở lần đăng nhập tới, họ phải thiết lập ứng dụng tạo mã rồi mới vào được các dịch vụ; xong việc, cột của họ đổi thành Đã bật. Thao tác được ghi vào Nhật ký quản trị kèm tên người bấm và thời gian.

Khác với thư nhắc, người ở trạng thái Chờ thiết lập không bỏ qua được bước này: chưa thiết lập xong thì chưa đăng nhập tiếp được. Cuối tháng muốn biết còn ai chưa xong, bạn chỉ cần mở lại trang Bảo mật thay vì hỏi từng phòng.

Ai được bấm, áp cho ai

Trang Bảo mật hiện với chủ sở hữu và với quản trị viên được giao phần Người dùng. Quản trị viên bấm nút thì áp cho người có vai trò Người dùng và cho chính mình. Chủ sở hữu bấm thì áp cho mọi người, kể cả quản trị viên và chính mình; riêng tài khoản chủ sở hữu chính chỉ do chính người đó quản lý.

Nút chỉ áp cho những người đang hoạt động ở thời điểm bấm. Nhân viên được thêm sau đó thì bấm lại nút, hoặc bắt buộc riêng cho từng người như mục dưới.

Bắt buộc riêng một người

Chưa muốn áp cho cả công ty, bạn có thể bắt đầu với những tài khoản quan trọng nhất như kế toán trưởng, thủ quỹ, người giữ hộp thư dùng chung. Mở Người dùng, chọn người đó, rồi bấm Bắt buộc xác thực hai lớp trong phần Thao tác; người dùng phải thiết lập ở lần đăng nhập tới.

Nghi một tài khoản bị lộ mật khẩu thì làm thêm hai việc ở cùng trang. Đặt lại mật khẩu tạo mật khẩu tạm mới và đăng xuất người đó khỏi mọi thiết bị; Đăng xuất khỏi mọi thiết bị kết thúc mọi phiên đang mở mà không đổi mật khẩu.

Báo nhân viên trước khi bấm nút

Bắt buộc xong mà không báo trước, sáng hôm sau tổng đài nội bộ sẽ nhận một loạt câu hỏi. Một thư ngắn gửi trước một hai ngày nên có các ý sau.

• Từ ngày nào, ở lần đăng nhập tới, mỗi người phải thiết lập xác thực hai lớp.
• Cần mang theo điện thoại và cài sẵn một ứng dụng tạo mã xác thực.
• Thiết lập một lần, sau đó mỗi lần đăng nhập nhập thêm mã đang hiện trên điện thoại.
• Ai muốn làm trước thì tự bật ở mục Tài khoản và bảo mật trong menu tài khoản.

Nhân viên không dùng điện thoại thông minh thì chưa thiết lập được, vì cần ứng dụng tạo mã. Với những trường hợp này, bạn bắt buộc riêng từng người khi họ đã sẵn sàng thay vì bấm nút cho cả công ty.