Hướng dẫn dùng MORA Cloud cho người mới nhận tài khoản

Sáng thứ Hai, nhân viên mới nhận phiếu giao tài khoản từ quản trị viên, đăng nhập MORA Cloud lần đầu và thấy một cột mục bên trái. Bài hướng dẫn dùng MORA Cloud này đi qua từng mục, chỉ chỗ tải tệp đầu tiên lên, và giải thích vì sao tài liệu của phòng không nên nằm trong Drive riêng.

MORA Cloud hiện dành cho tài khoản tổ chức. Mỗi người được quản trị viên thêm vào tổ chức đều có sẵn Drive của mình; MORA Cloud cho tài khoản cá nhân đang được hoàn thiện.

Mở MORA Cloud và đăng nhập

MORA Cloud chạy trên trình duyệt, không cần cài phần mềm. Bạn đăng nhập bằng chính tài khoản MORA dùng cho MORA Mail và MORA Meet. Đang mở MORA Mail thì bấm biểu tượng MORA Cloud ở góc trên bên phải; ngược lại, cạnh ảnh đại diện trên MORA Cloud cũng có lối tắt sang MORA Mail và MORA Meet.

Trên điện thoại, bạn mở MORA Cloud bằng trình duyệt và đăng nhập như trên máy tính.

Bảy mục ở thanh bên dùng để làm gì

Tên các mục đều bằng tiếng Việt, xếp theo thứ tự quen thuộc của dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Mục nào chưa cần thì cứ để đó.

• Trang chủ là trang mở ra đầu tiên, gợi ý thư mục và tệp bạn sửa trong 30 ngày qua.
• Drive của tôi chứa tệp riêng của bạn. Tệp tạo bằng nút Mới ở Trang chủ cũng nằm ở đây.
• Bộ nhớ dùng chung là kho tài liệu của phòng ban, dự án. Bạn chỉ thấy bộ nhớ mình được thêm vào.
• Được chia sẻ với tôi gom các tệp, thư mục đồng nghiệp đã mời bạn xem hoặc sửa.
• Gần đây xếp tệp theo ba nhóm Hôm nay, Trước đó trong tuần, Trước đó trong tháng.
• Có gắn dấu sao giữ những tệp bạn đánh dấu để mở lại nhanh.
• Thùng rác giữ tệp đã xoá để khôi phục; mục trong thùng rác bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày.

Cuối thanh bên là khối Bộ nhớ, cho biết bạn đã dùng bao nhiêu dung lượng trong phần gói của tổ chức.

Tải tệp đầu tiên lên

1. Mở Drive của tôi, hoặc mở bộ nhớ dùng chung của phòng nếu tệp dành cho cả phòng.
2. Bấm Mới rồi chọn tải tệp hoặc tải cả thư mục lên. Nhanh hơn nữa là kéo tệp từ máy thả thẳng vào danh sách.
3. Đợi tệp tải xong. Mạng chập chờn giữa chừng thì việc tải tiếp tục từ chỗ dừng, không phải tải lại từ đầu.
4. Cần soạn mới ngay trên trình duyệt thì bấm Mới và chọn Tài liệu, Bảng tính hoặc Trình chiếu.

Bấm một lần vào tệp để chọn, bấm đúp hoặc nhấn Enter để mở. Tệp Word, Excel, PowerPoint mở bằng MORA Office ngay trên trình duyệt và tự lưu về MORA Cloud. Tệp PDF, ảnh, video xem được luôn mà không cần tải về máy.

Vì sao tài liệu chung không nên nằm trong Drive riêng

Drive của tôi gắn với một người. Khi người đó nghỉ việc, quản trị viên tạm ngưng hoặc xoá tài khoản; tạm ngưng thì tệp vẫn giữ, xoá thì tệp chỉ được giữ 20 ngày để khôi phục. Bảng giá dự thầu cả phòng đang dùng mà nằm trong Drive riêng sẽ vướng vào đúng những mốc này.

Bộ nhớ dùng chung thì thuộc về tổ chức. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên tạo bộ nhớ cho từng phòng ban, dự án và chọn ai được xem, ai được sửa. Người đến người đi, tài liệu vẫn ở đó. Tài liệu của phòng để ở bộ nhớ dùng chung, bản nháp cá nhân để ở Drive của tôi, chia như vậy là dễ nhớ nhất.

Thói quen nên có từ tuần đầu

• Gõ tên tệp vào ô “Tìm trong MORA Cloud” ở đầu trang thay vì mở lần lượt từng thư mục.
• Gắn dấu sao cho vài tệp mở hằng ngày như bảng chấm công, mẫu báo giá.
• Gửi tệp cho đồng nghiệp bằng nút Chia sẻ thay vì đính kèm thư, để cả nhóm cùng làm trên một bản.

Lỡ sửa nhầm một tệp, mở ngăn chi tiết của tệp và vào mục Phiên bản để xem và khôi phục bản cũ. Lỡ xoá thì vào Thùng rác, chọn tệp rồi khôi phục trước khi hết 30 ngày.