Thư mục dùng chung phòng ban với bộ nhớ dùng chung MORA Cloud

Sáng thứ Hai, giám đốc nhận đơn xin nghỉ của kế toán trưởng, ngày làm việc cuối là thứ Sáu. Chiều hôm đó mới vỡ lẽ cả kho chứng từ năm nay, bảng đối chiếu công nợ, hồ sơ quyết toán thuế đều nằm trong Drive của tôi của chị, mỗi người trong phòng chỉ được chia sẻ vài tệp. Cả tuần đó, công ty xử lý bằng bộ nhớ dùng chung trên MORA Cloud, và rút ra một điều là lẽ ra nên lập thư mục dùng chung phòng ban từ ngày đầu.

Drive riêng và bộ nhớ dùng chung khác nhau ở chỗ ai sở hữu

Tệp trong Drive của tôi thuộc về người tạo ra nó. Chia sẻ cho đồng nghiệp chỉ là cho mượn quyền xem hay sửa; người tạo nghỉ việc thì tệp đi theo tài khoản của họ. Bộ nhớ dùng chung thì thuộc về cả nhóm, không thuộc riêng ai. Thành viên rời đi, tệp vẫn ở lại để những người còn lại làm tiếp.

Bộ nhớ dùng chung do chủ sở hữu, hoặc quản trị viên được giao phần MORA Cloud, tạo ra. Nhân viên chỉ thấy những bộ nhớ dùng chung mình được thêm vào, nên Phòng Kinh doanh không lạc sang kho chứng từ của Phòng Kế toán.

Thứ Ba, lập bộ nhớ dùng chung cho Phòng Kế toán

Người phụ trách CNTT, là quản trị viên được giao phần MORA Cloud, làm việc này trong vài phút.

1. Mở MORA Cloud, chọn Bộ nhớ dùng chung ở thanh bên.
2. Bấm nút Mới. Hộp Tạo bộ nhớ dùng chung mới hiện ra, gõ “Phòng Kế toán” vào ô Tên bộ nhớ dùng chung rồi bấm Tạo.
3. Mở bộ nhớ vừa tạo, bấm vào số thành viên cạnh tên bộ nhớ để mở ngăn thành viên, rồi gõ tên từng người trong phòng vào ô Thêm thành viên.
4. Chọn quyền cho từng người rồi bấm Thêm. Kế toán trưởng mới và kế toán tổng hợp nhận Có quyền quản lý, các kế toán viên nhận Có quyền chỉnh sửa, giám đốc nhận Có quyền xem.

Người Có quyền quản lý xem, tải về, tải lên, sửa, xoá tệp và tự thêm, bớt thành viên. Giao quyền này cho trưởng phòng thì khi phòng có người mới, trưởng phòng tự thêm vào, không phải chờ quản trị viên. Hai người cùng giữ quyền quản lý thì một người nghỉ phép, việc vẫn chạy.

Thứ Tư và thứ Năm, chuyển tài liệu sang

Kế toán trưởng sắp nghỉ được thêm vào bộ nhớ với Có quyền chỉnh sửa để tự chuyển tài liệu. Trong Drive của tôi, chị chọn các thư mục công việc, bấm Sao chép tới, trong hộp chọn vị trí mở bộ nhớ “Phòng Kế toán” rồi bấm Sao chép vào đây. Thư mục trên máy tính chưa từng đưa lên mạng thì tải cả thư mục lên thẳng bộ nhớ dùng chung.

Nên xếp lại một lần cho gọn trong lúc chuyển, ví dụ mỗi năm một thư mục, trong đó chia Chứng từ, Báo cáo thuế, Công nợ. Người tiếp nhận mở ra là biết tìm ở đâu, và mọi tệp mới về sau cũng đặt đúng chỗ.

Chị cũng nên rà những gì mình đã chia sẻ ra ngoài cho đối tác, ngân hàng, đơn vị kiểm toán. Tệp nào bên ngoài còn cần thì chia sẻ lại từ bộ nhớ dùng chung, để liên kết không mất theo tài khoản cũ.

Thứ Sáu, tạm ngưng tài khoản mà không mất gì

Ngày cuối, quản trị viên tạm ngưng tài khoản của người nghỉ ở trang quản trị. Tài liệu đã nằm trong bộ nhớ dùng chung nên cả phòng làm việc bình thường từ sáng thứ Hai tuần sau. Các bước tạm ngưng, xoá và mốc giữ dữ liệu có trong bài xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc.

Có hai mốc dễ nhầm. Người dùng bị xoá được giữ tệp 20 ngày rồi mới xoá hẳn. Thùng rác là chuyện khác: tệp xoá trong Drive riêng hay trong bộ nhớ dùng chung nằm ở thùng rác 30 ngày rồi bị xoá vĩnh viễn.

Lập thư mục dùng chung phòng ban cho cả công ty

Công ty lập luôn bộ nhớ dùng chung cho các phòng còn lại và vài dự án đang chạy. Kèm theo là một quy ước ngắn: tài liệu công việc để ở bộ nhớ dùng chung của phòng, Drive của tôi chỉ để bản nháp cá nhân. Nhân viên mới vào làm được thêm vào bộ nhớ của phòng ngay ngày đầu, cùng lúc với việc tạo hộp thư.