Xuất CSV UTF-8 có BOM để phần mềm khác đọc đúng tiếng Việt

Phòng Kinh doanh gửi danh sách 300 khách hàng dạng .csv để nạp vào hệ thống bán hàng mới. Mười phút sau bên kia báo lại: cột họ tên toàn chữ kiểu “Nguyá»…n Thị Mai”. Dữ liệu không hỏng, chỉ là phần mềm bên nhận đoán sai bảng mã. Muốn xuất CSV tiếng Việt cho chắc, bạn cần hai thứ: bộ ký tự UTF-8 và một dấu nhỏ ở đầu tệp gọi là BOM.

BOM là gì và vì sao cần

BOM là ba byte đặt ở đầu tệp để báo “tệp này viết bằng UTF-8”. Thiếu nó, Excel mở tệp CSV bằng cách bấm đúp sẽ đọc theo bảng mã cũ của Windows, và chữ có dấu biến thành ký tự lạ. Một số phần mềm nhập dữ liệu khác cũng dựa vào dấu này để chọn đúng bảng mã.

MORA Sheet có tuỳ chọn BOM ngay trong hộp xuất CSV và đánh dấu sẵn khi bạn chọn UTF-8. Phần lớn trường hợp bạn chỉ cần để nguyên.

Xuất CSV tiếng Việt trong năm bước

1. Mở trang tính cần xuất. Tệp CSV chỉ chứa một trang tính, là trang đang mở.
2. Vào Tệp › Lưu thành (trên Windows nhấn F12).
3. Trong hộp lưu, chọn kiểu tệp Văn bản CSV (.csv), đặt tên rồi bấm Lưu. Hộp tuỳ chọn ở bước sau không hiện thì đánh dấu ô Sửa thiết lập lọc trong hộp lưu rồi lưu lại.
4. Hộp Xuất tệp văn bản hiện ra. Ở ô Bộ ký tự, chọn Unicode (UTF-8). Ngay bên dưới là ô đánh dấu “Include byte-order mark (BOM)”, đã đánh dấu sẵn; giữ nguyên.
5. Chọn Dấu phân cách trường theo yêu cầu của bên nhận, thường là dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, rồi bấm OK.

Bảng tính có nhiều trang tính thì MORA Sheet báo “Chỉ trang tính hiện hành được lưu.” Đây là giới hạn của định dạng CSV, không phải lỗi. Cần xuất trang khác thì chuyển sang trang đó và làm lại từ bước 2.

Ba điều nên hỏi bên nhận trước khi xuất

Mỗi phần mềm đọc CSV một kiểu. Một tin nhắn hỏi trước đỡ được vài vòng gửi đi gửi lại.

• Dấu phân cách: dấu phẩy hay dấu chấm phẩy. Nếu dữ liệu có địa chỉ chứa dấu phẩy, ô đó sẽ được bao trong dấu ngoặc kép theo Dấu bao văn bản.
• Số tiền: ô Lưu nội dung ô như hiển thị đang đánh dấu sẵn, nên 1.250.000 ra đúng như trên màn hình. Bên nhận chỉ đọc số trơn thì định dạng cột số tiền không có dấu ngăn nghìn trước khi xuất.
• Ngày tháng: dạng ngày/tháng/năm hay năm-tháng-ngày. Định dạng cột ngày theo đúng mẫu họ cần trước khi xuất.

Khi nào nên bỏ dấu chọn BOM

Một số phần mềm cũ không hiểu BOM. Dấu hiệu dễ thấy là tiêu đề cột đầu tiên bị dính ký tự lạ ở phía trước, ví dụ “Mã KH”, trong khi các cột khác vẫn đúng. Gặp trường hợp này, xuất lại và bỏ dấu ở ô BOM. MORA Sheet nhớ lựa chọn này cho lần xuất sau, nên khi gửi cho nơi khác cần BOM, nhớ đánh dấu lại.

Bộ ký tự khác UTF-8 thì ô BOM mờ đi, vì chỉ UTF-8 mới có tuỳ chọn này. Nếu bên nhận yêu cầu một bảng mã khác, hỏi rõ tên bảng mã và mở thử tệp xuất ra trước khi gửi cả danh sách.

Mở lại tệp CSV vừa xuất

Mở tệp .csv bằng MORA Sheet, ngày, giờ và phần trăm được nhận thành số để tính toán tiếp. Mở rồi lưu lại tệp .csv cũng không còn biến năm 2026 thành 26. Trước khi gửi, mở thử tệp vừa xuất một lần, xem cột họ tên còn đủ dấu và cột đầu không có ký tự lạ. Tệp CSV nhận từ ngân hàng hay phần mềm khác thì mở qua hộp Nhập văn bản, cách làm có trong bài mở sao kê ngân hàng CSV.