Hộp thư dùng chung hotro@, ketoan@ và cách giao người phụ trách

Khách hàng quen gửi hoá đơn về địa chỉ riêng của kế toán. Một năm sau kế toán nghỉ việc, hoá đơn tháng sau vẫn đổ về địa chỉ cũ và không ai đọc. Hộp thư dùng chung như ketoan@ hay hotro@ tách địa chỉ giao dịch khỏi tên người, nên khách chỉ cần nhớ một địa chỉ dù người phụ trách thay đổi. Phần tiếp theo đi cùng phòng kế toán của một công ty, từ lúc tạo hộp ketoan@, giao cho người phụ trách tới lúc dùng hằng ngày.

Thứ Hai, công ty quyết định có địa chỉ ketoan@

Công ty TNHH Ánh Dương (tên ví dụ) đã bật thư cho tên miền riêng trên MORA. Giám đốc muốn mọi hoá đơn đầu vào, thư báo ngân hàng, thư đối chiếu công nợ về một địa chỉ ketoan@, do kế toán tổng hợp phụ trách. Bộ phận chăm sóc khách hàng cũng cần một địa chỉ hotro@ in trên danh thiếp và website.

Việc tạo hộp do chủ sở hữu, hoặc quản trị viên được giao phần Hộp thư, làm trong trang quản trị tổ chức. Nhân viên không tự tạo hộp dùng chung được.

Tạo hộp ketoan@ và giao cho kế toán

1. Đăng nhập tài khoản MORA, mở mục Hộp thư của trang quản trị tổ chức.
2. Ở khối tên miền đã bật thư, kéo xuống phần Tạo hộp thư.
3. Gõ "ketoan" vào ô Địa chỉ thư, phần @tên miền đã điền sẵn.
4. Ở ô Tên hiển thị, gõ tên khách sẽ thấy khi nhận thư, ví dụ "Kế toán Ánh Dương".
5. Ô Người dùng mặc định là bạn. Để giao hộp cho kế toán, thay bằng email tài khoản MORA của người đó.
6. Bấm Tạo hộp thư.

Trang Đã tạo hộp thư ghi rõ hộp đã giao cho ai. Trong danh sách hộp thư, dòng ketoan@ hiện email của người phụ trách ở cột Người dùng. Làm tương tự để tạo hotro@ và giao cho trưởng nhóm chăm sóc khách hàng.

Kế toán nhận hộp bằng lời mời

Lần mở MORA Mail kế tiếp, người được giao thấy dải thông báo "Bạn được giao hộp thư ketoan@…" ngay dưới thanh trên, kèm nút Chấp nhận và Từ chối. Hộp thư chỉ dùng được sau khi bấm Chấp nhận.

Hộp xác nhận nói rõ điều sẽ xảy ra. Mật khẩu đăng nhập cũ của hộp được đổi sang mật khẩu mới không ai biết, các mật khẩu ứng dụng cũ bị thu hồi, chia sẻ thư mục và chuyển tiếp tự động do người khác đặt trước đó bị gỡ. Từ lúc chấp nhận, hộp nằm trong MORA Mail của người phụ trách, còn người đã tạo hộp không đăng nhập được bằng mật khẩu cũ nữa.

Chuyển qua lại giữa hộp riêng và ketoan@

Bấm ảnh đại diện ở góc phải MORA Mail. Mục Hộp thư khác của tôi liệt kê các hộp bạn đang giữ, bấm ketoan@ là chuyển sang. Thư soạn từ đó gửi đi bằng địa chỉ ketoan@, thư hoá đơn không lẫn với thư riêng vì mỗi hộp có Hộp thư đến, nhãn và bộ lọc của nó.

Kế toán quen làm trên Outlook thì chuyển sang hộp ketoan@ trước, rồi tạo mật khẩu ứng dụng ở Cài đặt › Tài khoản của MORA Mail. Mật khẩu này chỉ dùng cho ứng dụng thư và thu hồi được bất cứ lúc nào.

Nên thống nhất gì từ đầu

• Mỗi hộp dùng chung có một người phụ trách. Người khác cần thông tin thì người phụ trách chuyển tiếp thư hoặc lưu chứng từ lên bộ nhớ dùng chung của phòng.
• Đặt bộ lọc để thư ngân hàng, hoá đơn tự gắn nhãn ngay khi về, theo bài tạo bộ lọc email.
• Bật trả lời tự động cho ketoan@ khi người phụ trách nghỉ phép, ghi rõ người thay và số điện thoại.

Trang Hộp thư giao người dùng ngay lúc tạo hộp. Cần đổi người phụ trách cho một hộp đã giao, chẳng hạn khi kế toán nghỉ việc, hãy gọi tổng đài 1800 4985 để được hướng dẫn trước khi xử lý tài khoản của người cũ. Các bước còn lại khi nhân viên nghỉ có ở bài xử lý tài khoản nhân viên nghỉ việc.

Đầu trang Hộp thư hiện số hộp đã dùng trên số hộp tối đa của tổ chức. Khi dùng thử, tổ chức tạo được tối đa 10 hộp thư, kể cả hộp dùng chung.