Chuyển đổi phần mềm văn phòng 20 người sang MORA trong một tuần

Một công ty thương mại 20 người quyết định chuyển sang MORA, giao cho người phụ trách CNTT làm trong một tuần mà không làm gián đoạn việc bán hàng. Chuyển đổi phần mềm văn phòng dễ rối nhất ở thứ tự: thêm người trước khi bật thư cho tên miền công ty, hay đổi bản ghi thư khi chưa tạo đủ hộp thư. Lịch chia việc theo từng ngày trong tuần, bước nào cũng có liên kết sang hướng dẫn chi tiết.

Thứ Hai, kiểm máy và tạo tổ chức

Buổi sáng đi một vòng các phòng, ghi lại từng máy. MORA Office chạy trên Windows 10 (bản 1809 trở lên) hoặc Windows 11 bản 64 bit, hoặc macOS 11 trở lên trên máy Mac chip Apple; máy cần RAM từ 4 GB, ổ đĩa trống 2 GB, màn hình từ 1366×768. Máy nào chưa đạt thì ghi riêng để xử lý sau, đừng để cả kế hoạch chờ.

Buổi chiều tạo tài khoản tổ chức theo bài đăng ký tài khoản doanh nghiệp. Người tạo là chủ sở hữu chính, nên dùng tài khoản của người phụ trách lâu dài, không dùng tài khoản của nhân viên thời vụ. Cùng lúc, chốt số thiết bị cần bản quyền MORA Office và số chỗ của gói trực tuyến; mỗi người dùng và mỗi hộp dùng chung như hotro@, ketoan@ chiếm một chỗ. Cách tính bản quyền theo máy có trong bài bậc giá MORA Office theo số máy.

Thứ Ba, đưa tên miền công ty vào và bật thư

Công ty đã có tên miền riêng thì thêm vào trang quản trị và xác minh bằng một bản ghi ở nơi đang quản lý tên miền. Xác minh xong mới bật hộp thư cho tên miền đó. Các bước, cùng cách chọn giữ nơi quản lý cũ hay chuyển máy chủ tên về MORA, có trong bài dùng email theo tên miền riêng.

Một điểm quyết định cả tuần là thời điểm thư bắt đầu về MORA. Nếu giữ nơi quản lý tên miền cũ, trang quản trị hiện các bản ghi thư để bạn tự thêm, nên bạn chọn được lúc đổi. Nếu chuyển máy chủ tên về MORA, bản ghi thư được thêm tự động ngay khi bật thư, thư mới sẽ về MORA Mail từ lúc đó. Công ty đang dùng dịch vụ thư khác thì để việc đổi bản ghi thư hay chuyển máy chủ tên sang sau khi đã tạo đủ hộp thư ở bước thứ Tư.

Thứ Tư, thêm 20 người và các hộp dùng chung

Bật thư cho tên miền công ty trước rồi mới thêm người, để địa chỉ đăng nhập của mọi người nằm ngay trên tên miền đó. Mỗi lần Thêm người dùng, MORA tạo tài khoản, hộp thư và mật khẩu tạm; bấm In phiếu giao ngay vì mật khẩu tạm chỉ hiện một lần. Cách làm và mẫu phiếu có trong bài tạo tài khoản cho nhân viên mới.

Cùng buổi, tạo các hộp dùng chung như hotro@, ketoan@ rồi giao cho người phụ trách, khai phòng ban và chức danh để danh bạ công ty có nghĩa, theo bài khai phòng ban và chức danh. Vai trò quản trị viên chỉ nên đặt cho người thật sự làm việc quản trị, và chỉ giao đúng phần việc của họ.

Thứ Năm, kho tài liệu chung và cài MORA Office

Lập bộ nhớ dùng chung cho từng phòng trên MORA Cloud, chọn ai quản lý, ai sửa, ai chỉ xem, theo bài bộ nhớ dùng chung cho phòng ban. Nhờ mỗi phòng chuyển thư mục đang để trên máy chung, ổ USB vào đó trong ngày.

Buổi chiều cài MORA Office trên từng máy bằng bộ cài ở trang Tải về, các bước trên Windows có trong bài cài MORA Office trên Windows 10, 11. Đã có mã bản quyền thì kích hoạt luôn ở Trợ giúp › Bản quyền. Tài liệu cũ dạng .docx, .xlsx, .pptx mở thẳng, không phải chuyển đổi.

Thứ Sáu, buổi hướng dẫn 30 phút và bật bảo mật

Gom cả công ty vào một buổi ngắn, mỗi người mang theo điện thoại và phiếu giao tài khoản. Nội dung nên gọn trong bốn việc.

1. Đăng nhập lần đầu bằng mật khẩu tạm và đặt mật khẩu mới.
2. Bật xác thực hai lớp theo bài bật xác thực hai lớp cho tài khoản MORA.
3. Nhập danh bạ cũ từ Outlook, Gmail hay điện thoại bằng tệp .vcf theo bài nhập danh bạ vào MORA Mail.
4. Tạo một cuộc họp thử trên MORA Meet và nhắn thử một tin cho đồng nghiệp trên MORA Chat.

Cuối buổi, chủ sở hữu bắt buộc xác thực hai lớp cho cả tổ chức để ai chưa kịp làm sẽ được nhắc ở lần đăng nhập tới, theo bài bắt buộc xác thực hai lớp cho cả công ty.

Tuần sau, những việc còn treo

Mở trang Bảo mật xem ai chưa thiết lập xong, mở Nhật ký để soát các thay đổi trong tuần. Chuyển thư cũ từ nhà cung cấp trước sang MORA Mail là tính năng sắp có, nên giữ quyền vào hộp thư cũ một thời gian để tra cứu khi cần. Máy chưa đạt yêu cầu ghi hôm thứ Hai thì lên kế hoạch nâng cấp riêng.