Lập sơ đồ tổ chức phòng ban, chức danh trong trang quản trị MORA

Nhân viên mới vào làm tuần đầu thường hỏi những câu rất cụ thể. Ai duyệt đề nghị thanh toán, ai phụ trách hợp đồng khách miền Nam, gọi số nào để gặp trưởng phòng Hành chính. Khi trang quản trị tổ chức đã có sơ đồ tổ chức phòng ban và chức danh của từng người, các câu đó tự có lời giải trong danh bạ công ty.

Việc này làm ở trang quản trị tổ chức, dành cho chủ sở hữu và quản trị viên được giao phần người dùng và phòng ban. Mục Phòng ban nằm ngay dưới Người dùng trên thanh bên.

Thêm phòng ban theo đúng cơ cấu công ty

1. Chọn Phòng ban ở thanh bên rồi bấm Thêm phòng ban.
2. Gõ Tên phòng ban, ví dụ Kế toán. Chọn Trưởng phòng trong danh sách người dùng; chưa có thì để Chưa có.
3. Ở Thuộc phòng, chọn Không (cấp cao nhất) cho các phòng ngang hàng, hoặc chọn phòng cha cho bộ phận nhỏ hơn, như nhóm Kinh doanh miền Nam thuộc Phòng Kinh doanh.
4. Đặt Thứ tự hiển thị, số nhỏ đứng trước, để Ban Giám đốc luôn nằm trên cùng.
5. Ghi Mô tả ngắn phòng phụ trách việc gì nếu muốn, tối đa 300 ký tự, rồi bấm Thêm phòng ban.

Bảng phòng ban hiện bốn cột Phòng ban, Trưởng phòng, Thuộc và Số người, nên nhìn một lượt là biết phòng nào chưa có trưởng phòng, phòng nào chưa gán ai. Bấm vào tên phòng để sửa tên, đổi trưởng phòng, phòng cha hay thứ tự, rồi bấm Lưu.

Công ty tái cơ cấu, gộp hai phòng làm một thì dùng Xoá phòng ban ở trang của phòng cũ. Người dùng và phòng con của phòng đó chuyển về trạng thái chưa có phòng, không ai bị xoá khỏi tổ chức; bạn chỉ cần gán họ sang phòng mới.

Gán chức danh, phòng ban và quản lý trực tiếp cho từng người

1. Mở Người dùng, tìm theo tên hoặc email rồi bấm vào người cần sửa.
2. Trong khung Thông tin, bấm dòng Sửa thông tin công việc để mở các ô sửa.
3. Gõ Chức danh, ví dụ Kế toán trưởng; chọn Phòng ban và Quản lý trực tiếp trong danh sách.
4. Thêm Điện thoại công việc nếu có. Số này để đồng nghiệp liên hệ, không dùng để đăng nhập.
5. Bấm Lưu. Khung Thông tin của người đó hiện ngay chức danh, phòng ban và quản lý trực tiếp.

Chức danh nên viết thống nhất theo quyết định bổ nhiệm, như Trưởng phòng Kinh doanh, Kế toán viên, Nhân viên hành chính, tránh mỗi người tự viết một kiểu. Với công ty đông người, làm theo từng phòng, xong phòng nào đối chiếu số người ở cột Số người với bảng nhân sự của phòng đó.

Thông tin này được dùng ở đâu

Danh bạ tổ chức trong MORA Chat hiện họ tên kèm chức danh, xếp và lọc được theo phòng ban. Nhân viên mới gõ “kế toán” vào ô tìm là thấy ngay ai đang làm ở Phòng Kế toán, bấm Nhắn tin hoặc Gọi điện từ đó. Cách dùng danh bạ có trong bài tìm đồng nghiệp trong danh bạ MORA Chat.

Trợ lý MORA AI cũng dùng cơ cấu này khi trả lời người dùng trong tổ chức, chẳng hạn khi được hỏi ai là trưởng phòng Kế toán. Thông tin khai càng đủ, câu trả lời càng sát.

Giữ sơ đồ tổ chức phòng ban luôn đúng

Gắn việc cập nhật phòng ban vào quy trình nhân sự sẵn có. Khi thêm nhân viên mới, điền luôn chức danh và phòng ban; khi có quyết định điều chuyển hay bổ nhiệm, sửa ở trang người dùng trong ngày. Phòng ban chỉ là thông tin tổ chức, không đổi quyền của ai; quyền quản trị vẫn theo ba vai trò trong bài chủ sở hữu, quản trị viên và người dùng.