Chủ sở hữu, quản trị viên và người dùng được làm gì

Công ty ví dụ trong bài có 30 người dùng MORA. Giám đốc là người đăng ký tổ chức, phòng hành chính lo tài khoản và hộp thư, kế toán lo gói dịch vụ và thanh toán. Một bạn phụ trách máy tính thỉnh thoảng sửa bản ghi tên miền. Không ai trong số đó cần toàn quyền. Bài này giải thích ba vai trò của tổ chức trên MORA và cách chia vai sao cho mỗi người có đủ quyền làm việc của mình, không hơn.

Chủ sở hữu có mọi quyền

Chủ sở hữu làm được mọi việc trong trang quản trị tổ chức, kể cả cấp vai trò cho người khác và mua, gia hạn gói. Một tổ chức có thể có nhiều chủ sở hữu, nên khi giám đốc đi công tác dài ngày vẫn có người khác đủ quyền xử lý.

Người tạo tổ chức là chủ sở hữu chính. Không ai hạ quyền, tạm ngưng, xoá hay đặt lại mật khẩu của chủ sở hữu chính, kể cả các chủ sở hữu khác. Nhờ vậy tổ chức không bao giờ rơi vào cảnh không còn ai làm chủ. Các chủ sở hữu còn lại thì quản lý được lẫn nhau.

Quản trị viên chỉ làm những phần được giao

Quản trị viên lo việc hằng ngày, nhưng chỉ trong những phần chủ sở hữu giao. Có sáu phần để chọn:

• Người dùng và phòng ban: thêm, tạm ngưng, xoá, đặt lại mật khẩu, phòng ban, chức danh, bảo mật đăng nhập.
• Tên miền và DNS: thêm tên miền riêng, kiểm tra và quản lý bản ghi.
• Hộp thư: bật thư cho tên miền, tạo hộp thư dùng chung.
• MORA Cloud: tài khoản Cloud của người dùng, bộ nhớ dùng chung.
• MORA AI: quyền của trợ lý với tệp và thư, phần giới thiệu tổ chức cho trợ lý.
• Gói dịch vụ và thanh toán: xem gói, mua, gia hạn, thêm người, đơn hàng.

Thanh bên của quản trị viên chỉ hiện các phần đã giao. Mở thẳng một trang không thuộc phần mình, họ thấy thông báo “Chưa được giao phần này”. Trang chủ quản trị và Nhật ký thì mọi chủ sở hữu và quản trị viên đều xem được.

Ngay cả khi có phần Người dùng và phòng ban, quản trị viên chỉ quản lý người có vai trò Người dùng. Họ không đụng tới quản trị viên khác hay chủ sở hữu, và không cấp vai trò cho ai.

Người dùng chỉ dùng dịch vụ

Phần lớn nhân viên mang vai trò Người dùng. Họ đăng nhập để dùng các dịch vụ trực tuyến mà gói của tổ chức có, không vào được trang quản trị. Việc của riêng mình như đổi mật khẩu, bật xác thực hai lớp thì tự làm ở mục Tài khoản và bảo mật trong menu tài khoản.

Chia vai cho công ty 30 người

Giám đốc giữ vai chủ sở hữu chính. Phó giám đốc nên là chủ sở hữu thứ hai, phòng khi giám đốc vắng mặt hay quên mật khẩu. Trưởng phòng hành chính là quản trị viên với hai phần Người dùng và phòng ban và Hộp thư. Kế toán trưởng là quản trị viên chỉ với phần Gói dịch vụ và thanh toán. Bạn phụ trách máy tính chỉ cần Tên miền và DNS. Còn lại là người dùng.

Cấp và thu quyền

1. Chủ sở hữu mở mục Người dùng, bấm Quản trị viên. Trang Quản trị viên và chủ sở hữu liệt kê ai đang giữ vai nào và phần được giao.
2. Ở mục Cấp quyền, gõ vài chữ của tên hoặc email để chọn người.
3. Chọn Quản trị viên rồi đánh dấu các phần cần giao, hoặc chọn Chủ sở hữu nếu người này cần mọi quyền.
4. Bấm Cấp quyền.

Muốn bớt phần hay thu quyền, mở trang của người đó, đổi ô Vai trò hoặc bỏ dấu ở Phần giao cho quản trị viên, rồi bấm Lưu vai trò. Người được thêm mới với vai trò quản trị viên từ trang Thêm người dùng nhận đủ sáu phần; nhớ vào trang của họ bớt đi những phần không cần.

Mọi lần cấp hay đổi vai trò đều được ghi trong nhật ký quản trị, kèm danh sách phần được giao. Mỗi quý, chủ sở hữu nên mở trang Quản trị viên rà lại một lượt: ai đã chuyển việc hay nghỉ việc thì thu quyền ngay.