Tra nhật ký quản trị để biết ai đã đổi gì trong tổ chức

Sáng thứ Hai, chị kế toán báo không đăng nhập được hộp thư. Mật khẩu cũ không còn đúng, mà chị không đổi gì cả. Trong tổ chức có ba người được quyền đặt lại mật khẩu, không ai nhớ mình đã làm. Những lúc như vậy, câu trả lời nằm ở nhật ký quản trị.

Nhật ký ghi lại từng thao tác trong trang quản trị tổ chức: ai làm, làm gì, vào lúc nào. Bài này chỉ cách mở, cách đọc, và nên làm gì khi thấy một dòng bất thường.

Mở nhật ký quản trị ở đâu

Trang chủ quản trị có thẻ Hoạt động quản trị gần đây với vài dòng mới nhất; bấm Xem tất cả để mở trang đầy đủ. Cũng có thể bấm Nhật ký ở thanh bên trái. Mọi chủ sở hữu và quản trị viên đều xem được trang này, kể cả quản trị viên chỉ được giao một phần.

Trang Nhật ký quản trị hiện 200 thao tác gần nhất, mới nhất ở trên cùng. Người dùng thường không vào được trang quản trị nên không xem được nhật ký.

Mỗi dòng cho biết ba điều

Bảng có ba cột: Thời gian, Người thực hiện, Thao tác. Cột thao tác viết thành câu, kèm email của người bị tác động, chẳng hạn “Đặt lại mật khẩu cho mai.ngo@anhduong.apps.vn” hay “Tạm ngưng linh.luong@anhduong.apps.vn” (địa chỉ ví dụ).

Có những thao tác do hệ thống tự làm theo lịch, ví dụ xoá hẳn một người dùng sau 20 ngày kể từ khi bị xoá. Các dòng này ghi người thực hiện là “Hệ thống”.

Những thao tác được ghi lại

• Thêm người dùng, thêm quản trị viên, đổi tên, sửa thông tin công việc.
• Đặt lại mật khẩu, tạm ngưng, khôi phục, xoá, xoá hẳn.
• Cấp quyền chủ sở hữu, đặt làm quản trị viên kèm các phần được giao, đặt lại làm người dùng.
• Bắt một người hoặc mọi người thiết lập xác thực hai lớp, đăng xuất một người khỏi mọi thiết bị.
• Thêm tên miền, bật thư cho tên miền, tạo hộp thư; thêm, sửa, xoá phòng ban.
• Sửa giới thiệu tổ chức cho MORA AI, cho hoặc thôi cho trợ lý đọc tệp, đọc thư.

Nhật ký chỉ ghi việc làm trong trang quản trị. Nó không ghi ai đọc thư nào, mở tệp nào, cũng không ghi nội dung thư hay tệp. Việc một nhân viên tự đổi mật khẩu của mình cũng không nằm ở đây.

Quay lại chuyện sáng thứ Hai

Trưởng phòng hành chính mở nhật ký, thấy dòng lúc 17:30 hôm trước: một quản trị viên đặt lại mật khẩu cho chị kế toán. Hỏi lại thì người này nhầm tên khi xử lý yêu cầu của một nhân viên khác. Chỉ cần đặt lại mật khẩu tạm cho chị kế toán, gửi cho chị, và nhắc người làm kiểm tra kỹ email trước khi bấm.

Nếu dòng nhật ký ghi tên một quản trị viên mà người đó không nhận là mình làm, chủ sở hữu xử lý theo thứ tự sau. Đăng xuất tài khoản quản trị đó khỏi mọi thiết bị và đặt lại mật khẩu cho họ. Thu hẹp phần được giao hoặc tạm chuyển họ về vai trò người dùng. Bật bắt buộc xác thực hai lớp cho cả công ty nếu chưa bật. Cuối cùng, rà lại các dòng xung quanh thời điểm đó xem còn thay đổi nào khác.

Thói quen kiểm tra định kỳ

Trang chỉ hiện 200 dòng gần nhất, nên tổ chức có nhiều thay đổi thì dòng cũ sẽ trôi khỏi trang. Đầu mỗi tháng, chủ sở hữu nên lướt nhật ký một lượt và lưu lại những dòng quan trọng vào biên bản kiểm tra nội bộ, như cấp quyền quản trị, xoá người dùng, thêm tên miền. Việc này mất vài phút nhưng giúp trả lời nhanh khi có người hỏi lại sau nhiều tháng.