Tổ chức hội thảo trực tuyến giới thiệu sản phẩm cho khách hàng

Một công ty phân phối thiết bị văn phòng sắp ra dòng máy in mới và muốn giới thiệu cho khoảng 50 khách hàng doanh nghiệp. Mời tới văn phòng thì gần nửa số khách ở tỉnh khác, khó sắp xếp. Phòng kinh doanh chọn một buổi hội thảo trực tuyến 60 phút trên MORA Meet, chiều thứ Năm, và chuẩn bị từ tuần trước.

Một cuộc họp nhận tới 70 người, đủ cho 50 khách và vài người của công ty. Khách không cần tài khoản MORA, chỉ mở đường dẫn trên máy tính, điện thoại hay iPad rồi gõ tên.

Một tuần trước, chia vai cho người của công ty

Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập tài khoản MORA rồi vào phòng đều có quyền chủ trì. Ai trong nhóm tổ chức cũng duyệt khách, chiếu màn hình hay khoá mic được, nên cần chia việc trước để không hai người cùng bấm một nút. Ba vai là đủ cho buổi 50 khách.

• Người dẫn chương trình mở phòng, giữ giờ, khoá và mở mic của cả phòng.
• Người trình bày chiếu slide và video sản phẩm, chỉ lo phần nội dung.
• Người trực phòng chờ cho khách vào, đọc câu hỏi trong khung Trò chuyện.

Người dẫn chương trình nên là người mở phòng từ đầu. Chỉ người mở cuộc họp mới kết thúc được cho cả phòng; người khác bấm rời thì chỉ rời một mình.

Năm ngày trước, gửi thư mời kèm đường dẫn

Trong trang Quản lý cuộc họp, tạo một cuộc họp có mã dễ đọc ở ô Mã cuộc họp, ví dụ hoi-thao-may-in, rồi thêm Buổi lẻ (một ngày) đúng ngày giờ hội thảo. Cách đặt mã và lịch có trong bài lên lịch họp định kỳ. Vào phòng một lần, bấm Mời để chép liên kết.

MORA Meet chưa tự gửi lời mời qua thư, nên thư mời gửi bằng MORA Mail hay hộp thư công ty đang dùng. Thư nên có giờ bắt đầu, đường dẫn và một câu dặn khách gõ họ tên kèm tên công ty khi vào phòng. Người trực nhìn tên là biết khách nào, không phải đoán. Định ghi hình thì báo luôn trong thư.

13:30, mở phòng sớm và cho khách vào

Nhóm tổ chức vào phòng trước nửa tiếng để thử mic, thử chiếu video. Khách tới sớm nằm ở phòng chờ. Người trực thấy khung báo người tham gia đang chờ vào họp, kèm nút Cho vào và Từ chối. Gần giờ bắt đầu khách tới dồn thì bấm Cho tất cả vào họp, sau khi đã lướt qua danh sách tên.

Đúng 14:00, người dẫn mở khung Trò chuyện, gõ câu như “Hội thảo bắt đầu sau 2 phút, quý khách vui lòng tắt mic” rồi bấm nút hình loa Phát thông báo chạy chữ cạnh nút gửi. Dòng chữ chạy ngang màn hình mọi người và không nằm lại trong lịch sử trò chuyện.

14:05, khoá mic cả phòng trong lúc trình bày

Năm mươi mic cùng mở thì chỉ cần một khách đang ngồi quán cà phê là cả phòng nghe tiếng ồn. Người dẫn bấm Khoá cuộc họp trên thanh trên cùng và đánh dấu Micro. Khách không tự bật mic được nữa, người của công ty vẫn nói bình thường.

Người trình bày bấm Chia sẻ màn hình để chiếu slide. Tới đoạn video giới thiệu máy, chia sẻ kèm âm thanh của máy tính để khách nghe được tiếng, như bài chia sẻ màn hình có âm thanh.

Khách có câu hỏi thì gõ vào khung Trò chuyện, hoặc bấm Phát biểu để giơ tay. Mạng yếu thì khách bấm Tiết kiệm để chỉ xem người chủ trì và màn đang chiếu. Hai nút này chỉ có ở người không có quyền chủ trì, tức là đúng khách mời của buổi hội thảo.

14:40, hỏi đáp và bình chọn

Người trực đọc to từng câu hỏi trong khung Trò chuyện. Khách muốn hỏi trực tiếp thì người dẫn bỏ dấu Micro trong bảng Khoá cuộc họp, mời lần lượt từng người đang giơ tay, hỏi xong thì khoá lại.

Trước khi kết thúc, người dẫn bấm Bình chọn, hỏi một câu như “Quý khách muốn nhận báo giá dòng máy nào”, đặt hai đến sáu lựa chọn rồi bấm Phát cho cả phòng. Hộp trả lời hiện trên máy khách; người của công ty có quyền chủ trì nên không nhận câu hỏi. Đủ phiếu thì bấm Chốt kết quả — công bố cho cả phòng. Kết quả chỉ hiện khoảng 10 giây, nên ghi lại số phiếu ngay. Cách đặt câu hỏi xem bài lấy ý kiến nhanh bằng bình chọn.

Sau hội thảo trực tuyến, gửi bản ghi trong ngày

Buổi đã báo ghi hình trong thư mời thì người dẫn bấm Ghi hình ngay từ phút đầu, cả phòng thấy dòng báo đang ghi. Bản ghi nằm ở mục Lịch & bản ghi của trang Quản lý cuộc họp. Tạo đường dẫn chỉ xem rồi gửi cho khách vắng mặt, theo bài ghi hình cuộc họp.

MORA Meet còn tự ghi nhận ai đã vào họp, vào lúc nào và ở lại bao lâu. Phòng kinh doanh dựa vào danh sách này để gọi lại trước cho những khách ngồi tới phần hỏi đáp. Buổi tập huấn cần người dự làm bài theo nhóm thì xem bài tập huấn đại lý trực tuyến có thực hành nhóm.