Lên lịch họp định kỳ cho buổi giao ban hằng tuần trên MORA Meet

Giao ban phòng Kinh doanh bắt đầu lúc 8:30 sáng thứ Hai. Tuần nào thư ký cũng tạo một phòng họp mới rồi gửi mã vào nhóm chat, và tuần nào cũng có người bấm nhầm đường dẫn của tuần trước. Cách gọn hơn là lên lịch họp định kỳ: một cuộc họp có mã cố định, một buổi lặp hằng tuần, gửi đường dẫn đúng một lần.

Mọi thao tác trong bài làm ở trang Quản lý cuộc họp của MORA Meet, nơi người chủ trì quản lý các cuộc họp của mình; bạn cần đăng nhập bằng tài khoản MORA.

Tạo một cuộc họp có mã cố định

1. Đăng nhập MORA Meet. Ở màn vào, mục Cuộc họp của tôi có nút Xem tất cả; chưa có cuộc họp nào thì bấm liên kết Quản lý cuộc họp ở cuối khung.
2. Ở mặt Cuộc họp, tìm phần Tạo cuộc họp mới. Gõ mã vào ô Mã cuộc họp, chỉ dùng chữ không dấu, số, dấu gạch ngang hoặc gạch dưới, ví dụ giao-ban-kinh-doanh.
3. Gõ tên dễ nhớ vào ô Tên cuộc họp (để nhớ), ví dụ “Giao ban phòng Kinh doanh”.
4. Bấm Tạo cuộc họp. Cuộc họp mới hiện ở danh sách bên trái.

Mã nên ngắn, đọc qua điện thoại được và nói lên mục đích. Mã này đi theo cuộc họp suốt cả năm, nên đừng đặt theo ngày hay theo tuần.

Lên lịch họp định kỳ bằng buổi lặp hằng tuần

1. Chọn cuộc họp “Giao ban phòng Kinh doanh” ở cột trái, mở mục Lịch & bản ghi.
2. Bấm nút Buổi lặp hằng tuần (có dấu cộng phía trước). Một dòng mới hiện ra với nhãn Hằng tuần.
3. Chọn Thứ 2 trong ô thứ, đổi giờ thành 08:30, đặt thời lượng ở ô Số phút, ví dụ 60 phút.
4. Cần thêm buổi họp riêng một ngày, chẳng hạn họp tổng kết quý, bấm Buổi lẻ (một ngày) và chọn ngày.

Mỗi lần đổi, lịch được lưu ngay, không có nút lưu riêng. Thôi họp một buổi nào thì bấm nút xoá ở cuối dòng đó, nút có chú thích Xoá buổi này. Thời lượng chỉnh theo bước 15 phút, từ 15 phút tới 5 giờ.

Xem lịch tháng của mọi cuộc họp

Mặt Lịch họp gom lịch của mọi cuộc họp bạn quản lý vào một lịch theo tháng. Từ hôm nay trở đi là các buổi theo lịch; những ngày đã qua chỉ hiện buổi đã họp và có bản ghi, nên nhìn lại là biết tuần nào thật sự có họp. Bấm vào một buổi để mở lịch của cuộc họp đó.

Buổi giao ban có ghi hình thì bản ghi nằm ngay dưới buổi cùng ngày trong mục Lịch & bản ghi. Người vắng mặt xem lại đúng buổi của mình; cách gửi đường dẫn chỉ xem có trong bài ghi hình cuộc họp.

Gửi mã một lần cho cả năm

Mở mục Mời vào họp của cuộc họp để lấy đường dẫn và mã QR. Gửi một lần vào nhóm chat của phòng rồi ghim lại, sáng thứ Hai nào mọi người cũng bấm cùng một đường dẫn. Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập là vào thẳng; khách mời ngoài công ty gõ tên và chờ người chủ trì duyệt. Các cách mời khác có trong bài mời họp bằng mã QR, đường dẫn ngắn.

Những việc MORA Meet chưa làm

MORA Meet chưa gửi lời mời qua thư và chưa đồng bộ với ứng dụng lịch khác. Lịch trong trang Quản lý cuộc họp là để bạn và người cùng quản lý theo dõi; mã và đường dẫn vẫn do bạn tự gửi. Muốn có lời nhắc trước giờ họp, tổ chức đang dùng MORA Chat có thể đặt nhắc hẹn lặp lại hằng tuần trong nhóm chat của phòng. Cách đặt và giới hạn của nhắc hẹn có trong bài bình chọn và nhắc hẹn trong nhóm chat.