Dùng hàm VLOOKUP tra đơn giá từ bảng giá, đọc các lỗi hay gặp

Bảng kê bán hàng có cột mã hàng, còn đơn giá nằm ở một trang tính khác do phòng kinh doanh cập nhật. Gõ tay đơn giá cho từng dòng thì sai một số là sai cả chứng từ. Hàm VLOOKUP trong MORA Sheet lấy đơn giá theo mã, và khi bảng giá đổi thì bảng kê đổi theo. Bài đi từng bước với một ví dụ, rồi chỉ cách đọc ba mã lỗi hay gặp.

Chuẩn bị hai trang tính

Ví dụ dùng một tệp có hai trang tính. Trang BangGia2026 giữ danh mục hàng: cột A là mã hàng, cột B là tên hàng, cột C là đơn giá, dòng 1 là tiêu đề. Trang BanHang là bảng kê, cột B ghi mã hàng khách mua và cột E cần điền đơn giá.

Mã hàng ở hai trang phải viết giống nhau. Với tệp tạo mới, VLOOKUP so mã không phân biệt chữ hoa, chữ thường, nên “vp-01” và “VP-01” vẫn khớp. Nhưng chỉ một dấu cách thừa ở cuối mã là hàm đã coi như hai mã khác nhau.

Viết hàm VLOOKUP lấy đơn giá

1. Bấm ô E5 của trang BanHang, gõ =vl. Danh sách gợi ý hiện VLOOKUP kèm cú pháp; nhấn Enter để nhận tên hàm.
2. Gõ tiếp B5 và dấu chấm phẩy. Đây là mã cần tìm.
3. Gõ BangGia2026!$A:$C và dấu chấm phẩy. Đây là vùng tra; cột đầu tiên của vùng phải là cột mã.
4. Gõ 3 và dấu chấm phẩy, vì đơn giá nằm ở cột thứ ba của vùng tra.
5. Gõ 0, đóng ngoặc rồi nhấn Enter. Số 0 bảo hàm chỉ nhận mã khớp chính xác.

Ô E5 lúc này chứa =VLOOKUP(B5;BangGia2026!$A:$C;3;0). Kéo ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải ô xuống hết bảng kê để chép công thức cho các dòng còn lại. Vùng tra có dấu $ nên đứng yên khi chép, còn B5 tự đổi thành B6, B7.

Tham số cuối là chỗ hay sai nhất. Bỏ trống hoặc gõ 1 thì hàm hiểu cột mã đã xếp tăng dần; không thấy mã đúng, hàm lấy giá của mã lớn nhất đứng trước nó, nên có lúc ra một con số trông hợp lý mà sai. Với bảng giá, luôn gõ 0.

Các ví dụ trong bài ngăn tham số bằng dấu chấm phẩy, đúng như thanh công thức hiện trên máy dùng định dạng số kiểu Việt Nam. Hướng dẫn trên mạng viết bằng dấu phẩy thì đổi dấu cho khớp khi gõ tay.

Đọc lỗi #N/A, #REF! và #VALUE!

MORA Sheet trả mã lỗi của VLOOKUP giống Excel, nên cách đọc dưới đây dùng được cả với tệp .xlsx nhận từ nơi khác.

• #N/A nghĩa là không tìm thấy mã. Thường là mã mới chưa vào bảng giá, mã gõ sai, mã thừa dấu cách, hoặc mã toàn chữ số mà một bên lưu dạng số, một bên lưu dạng chữ.
• #REF! nghĩa là số cột lớn hơn số cột của vùng tra, ví dụ gõ 4 khi vùng chỉ có ba cột A đến C.
• #VALUE! nghĩa là số cột nhỏ hơn 1, hay gặp khi gõ nhầm 0 vào chỗ số cột.

Với mã thừa dấu cách, sửa lại ô mã, hoặc viết TRIM(B5) thay cho B5 trong công thức để bỏ khoảng trắng ở hai đầu. Mã mới chưa có giá thì báo phòng kinh doanh bổ sung vào trang bảng giá; bảng kê tự ra số ngay khi dòng đó được thêm.

Bảng kê in cho khách mà còn ô #N/A trông như lỗi phần mềm. Bọc hàm trong IFERROR để hiện một dòng nhắc, ví dụ =IFERROR(VLOOKUP(B5;BangGia2026!$A:$C;3;0);"Chưa có giá"). Chỉ nên làm vậy sau khi đã sửa hết mã sai, vì IFERROR che luôn #REF! và #VALUE!, khiến công thức viết nhầm cũng không báo gì.

Giữ bảng giá gọn khi thêm mặt hàng

Vùng tra viết theo cả cột như $A:$C thì mặt hàng thêm ở cuối bảng giá được tra ngay, không phải sửa công thức. Nếu quen viết vùng có số dòng như $A$2:$C$200, nhớ nới vùng khi danh mục dài ra, kẻo mặt hàng mới báo #N/A dù đã có giá.

Bảng kê bán hàng cũng nên định dạng thành bảng bằng Ctrl+T trên Windows hoặc nút Bảng ở thẻ Chèn. Trong bảng, cột thành tiền viết được =[@Số lượng]*[@Đơn giá] theo tên cột, như trong bài tham chiếu bảng theo tên cột. Mẫu báo giá có thuế GTGT và dòng số tiền bằng chữ dựng theo cùng cách, xem bài lập mẫu báo giá Excel có thuế.