Viết [@Số lượng]*[@Đơn giá] thay cho B2*C2 với tham chiếu bảng

Ba tháng sau mở lại bảng kê hoá đơn bán hàng, bạn gặp ô Thành tiền ghi =D7*E7-F7. Muốn biết F là chiết khấu hay tiền vận chuyển, bạn phải kéo lên dòng tiêu đề để dò. MORA Sheet đọc được tham chiếu bảng theo tên cột như Excel, nên cùng phép tính đó có thể viết thành =[@Số lượng]*[@Đơn giá]-[@Chiết khấu], ai đọc cũng hiểu.

Cách viết quen thuộc và chỗ dễ sai

Lấy một hoá đơn bán văn phòng phẩm có bảy cột: STT, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Chiết khấu, Thành tiền. Số lượng nằm ở cột D, Đơn giá ở cột E. Ô Thành tiền dòng đầu gõ =D5*E5-F5, kéo xuống cho các dòng sau.

Cách này chạy tốt cho tới khi có người chèn thêm cột “Mã hàng” vào giữa. Công thức tự dời theo nên vẫn đúng, nhưng chữ cái trong công thức đổi hết, người soát lại phải đếm cột từ đầu. Người nhận bảng từ đồng nghiệp cũng phải dò từng chữ cái mới biết ô nào đang nhân với ô nào.

Định dạng danh sách thành bảng trước

Tên cột chỉ dùng được khi danh sách đã là một bảng. Chọn cả vùng tính từ dòng tiêu đề, nhấn Ctrl+T trên Windows (hoặc bấm Bảng ở thẻ Chèn), giữ dấu chọn ở ô Chứa nhãn cột rồi bấm OK. Chữ ở dòng tiêu đề lúc này thành tên cột, ví dụ “Số lượng”, “Đơn giá”. Các tuỳ chọn dải màu, hàng tổng có trong bài định dạng thành bảng bằng Ctrl+T.

Gõ tham chiếu bảng theo tên cột

1. Bấm ô Thành tiền ở dòng dữ liệu đầu tiên của bảng.
2. Gõ =[@Số lượng]*[@Đơn giá]-[@Chiết khấu] rồi nhấn Enter. Dấu @ nghĩa là lấy giá trị ở chính dòng đang tính.
3. Muốn điền cả cột một lượt, chọn các ô Thành tiền từ dòng đầu tới dòng cuối, gõ công thức một lần rồi nhấn Ctrl+Enter. Mọi ô đang chọn nhận cùng công thức, mỗi ô tự lấy số của dòng mình.
4. Bấm lại một ô bất kỳ trong cột để đọc công thức trên thanh công thức.

Trên thanh công thức, bạn sẽ thấy =[@[Số lượng]]*[@[Đơn giá]]-[@[Chiết khấu]]. Tên cột có dấu cách nên được bọc thêm một lớp ngoặc vuông, đúng cách Excel hiển thị. Gõ dạng ngắn hay dạng có hai lớp ngoặc đều cho cùng kết quả.

Hai cách viết đặt cạnh nhau

Cùng một hoá đơn, cùng kết quả, nhưng hai cách viết khác nhau ở chỗ người đọc và người sửa phải làm gì.

• Đọc lại công thức: =D7*E7-F7 phải dò tiêu đề cột; tham chiếu theo tên cột đọc thẳng ra phép tính.
• Chèn hay đổi chỗ cột: chữ cái trong công thức đổi theo vị trí; tên cột giữ nguyên.
• Giao bảng cho người khác: người nhận cần hỏi lại cột nào là gì; tên cột tự giải thích.
• Gõ nhanh: B2*C2 ngắn hơn; tên cột dài hơn vài chữ nhưng ít phải sửa về sau.

Tệp lưu dạng .xlsx giữ nguyên tham chiếu bảng, nên đồng nghiệp mở bằng Excel vẫn đọc được công thức theo tên cột. Các điểm khác về công thức tương thích Excel có trong bài năm điểm công thức MORA Sheet tương thích Excel.

Khi nào vẫn nên viết B2*C2

Tham chiếu theo tên cột hợp nhất với phép tính trong cùng một dòng của bảng. Ô nằm ngoài bảng, chẳng hạn ô tổng ở trang tính báo cáo, thì công thức phải ghi thêm tên bảng ở phía trước nên dài hơn. Với vài phép tính lẻ trên một vùng nhỏ chưa định dạng thành bảng, gõ địa chỉ ô kiểu B2*C2 vẫn nhanh và đủ dùng.

Một lưu ý khi đặt tên cột. Dòng tiêu đề nên ngắn, rõ, không trùng nhau, vì đó là chữ bạn sẽ gõ lại nhiều lần trong công thức. “Số lượng” dễ dùng hơn “Số lượng xuất kho tháng 10 (theo phiếu)”.