Biến vùng dữ liệu thành bảng có hàng tổng bằng Ctrl+T

Bảng kê chi phí văn phòng tháng 10 có sáu cột và vài chục dòng, mỗi người nhập một ít. Nhìn lâu là mắt nhảy dòng, muốn xem riêng khoản của phòng Hành chính lại phải bật lọc, muốn có dòng tổng lại phải tự kẻ thêm. Định dạng thành bảng gom cả ba việc vào một phím tắt. Bài này đi từ lúc tạo bảng, chỉnh ở thẻ Thiết kế bảng, tới lúc chuyển bảng về vùng thường để gửi đi.

Tạo bảng bằng Ctrl+T

Ví dụ dưới đây dùng bảng kê có hàng tiêu đề ở dòng 3: Ngày, Nội dung, Bộ phận, Người đề nghị, Số tiền, Ghi chú. Dữ liệu chạy từ dòng 4 tới dòng 40.

1. Chọn cả vùng dữ liệu, tính cả hàng tiêu đề: bấm ô A3, giữ Shift rồi bấm ô cuối F40.
2. Nhấn Ctrl+T (Ctrl+L cũng được), hoặc bấm nút Bảng trong nhóm Bảng ở thẻ Chèn. Hai phím tắt này dùng trên Windows; trên máy Mac, bấm nút Bảng.
3. Hộp Tạo bảng hiện vùng vừa chọn ở ô Vùng. Kiểm lại địa chỉ, sửa ngay trong ô nếu chọn thiếu.
4. Giữ dấu chọn ở ô Chứa nhãn cột vì dòng 3 là tiêu đề, rồi bấm OK.

Nếu chỉ đặt con trỏ vào một ô của bảng kê rồi nhấn Ctrl+T, MORA Sheet tự chọn khối ô liền nhau quanh ô đó và đưa địa chỉ vào ô Vùng. Khối tự chọn dừng ở hàng hoặc cột trống hẳn, nên bảng kê có dòng trống xen giữa sẽ bị lấy thiếu. Chọn đủ vùng từ trước như bước 1 là chắc nhất.

Thẻ Thiết kế bảng hiện ra cạnh các thẻ chính

Khi con trỏ nằm trong bảng, ribbon có thêm thẻ Thiết kế bảng bên cạnh các thẻ chính. Ribbon chưa chuyển sang thẻ này thì bấm vào tên thẻ để mở. Nhóm Tuỳ chọn kiểu bảng có một loạt ô đánh dấu và danh sách kiểu bảng.

• Hàng tiêu đề và Nút lọc: hiện hoặc ẩn dòng tiêu đề và mũi tên lọc trên từng cột.
• Hàng dải màu, Cột dải màu: tô xen kẽ để dò dòng, dò cột không bị lạc.
• Cột đầu, Cột cuối: làm nổi cột Ngày ở đầu hoặc cột Ghi chú ở cuối.
• Hàng tổng: thêm một hàng ngay dưới bảng để đặt số tổng.

Danh sách kiểu bảng ở cùng nhóm đổi màu cả bảng trong một lần bấm. Bảng kê nội bộ hợp với các kiểu sáng; kiểu tối chỉ nên dùng cho bảng ngắn đưa lên trang báo cáo.

Thêm hàng tổng cho cột Số tiền

Đánh dấu ô Hàng tổng. MORA Sheet chèn một hàng ngay dưới dòng dữ liệu cuối, ô đầu hàng ghi chữ “Tổng”. Nếu bên dưới bảng còn dữ liệu khác trong cùng các cột, phần đó dịch xuống một dòng, nên để trống vài dòng dưới bảng cho gọn.

Ở ô cuối cột Số tiền (ô E41 trong ví dụ), gõ =SUBTOTAL(9;E4:E40). Hàm SUBTOTAL với tham số 9 cộng như SUM, nhưng chỉ tính các dòng đang hiện. Khi bạn lọc riêng phòng Hành chính, ô tổng đổi theo đúng phần đang xem, kế toán không phải tính lại bằng tay.

Lọc nhanh theo bộ phận

Bấm mũi tên ở tiêu đề cột Bộ phận, bỏ chọn tất cả rồi chọn Hành chính. Bảng chỉ còn các khoản của phòng này, dải màu vẫn xen kẽ đúng. Mở lại mũi tên và chọn tất cả để về như cũ. Khi đưa bảng lên báo cáo, bỏ dấu ở ô Nút lọc cho đỡ rối mắt; dữ liệu không đổi.

Gửi cho nơi dùng bảng thường

Có nơi nhận tệp chỉ cần vùng số liệu bình thường, chẳng hạn để dán tiếp vào mẫu báo cáo của họ. Đặt con trỏ trong bảng, mở thẻ Thiết kế bảng, bấm Chuyển thành vùng ở nhóm Công cụ. Dữ liệu và công thức giữ nguyên; bảng thôi là bảng, nút lọc và các tuỳ chọn của thẻ Thiết kế bảng không còn.

Người nhận còn cần lọc và cộng tiếp trên bảng thì gửi nguyên, không chuyển. Phím Ctrl+T, nút Bảng và thẻ Thiết kế bảng đi theo cách làm của Excel, nên người đã quen Excel dùng được ngay.