Tổng hợp doanh thu theo khu vực bằng Bảng tổng hợp

Phần mềm bán hàng xuất ra danh sách đơn hàng quý III, mỗi đơn một dòng: ngày, khu vực, sản phẩm, doanh thu. Cuộc họp chiều nay cần một bảng nhỏ: doanh thu từng miền theo từng tháng. Viết SUMIFS cho từng ô cũng ra, nhưng sửa một tiêu chí là phải sửa cả loạt công thức.

Bảng tổng hợp (pivot) của MORA Sheet làm việc này bằng cách kéo thả: bạn chọn cột nào làm hàng, cột nào làm cột, cột nào để cộng. Bài đi từ khâu dọn danh sách tới lúc có biểu đồ đặt cạnh bảng.

Dọn danh sách trước khi tổng hợp

Bảng tổng hợp đọc dữ liệu theo cột, nên danh sách cần đúng một hàng tiêu đề, không gộp ô, không có dòng trống hay dòng cộng xen giữa. Nếu danh sách chỉ có cột Ngày, thêm một cột Tháng bên cạnh, gõ =MONTH(A4) ở ô đầu rồi kéo xuống, để có giá trị 7, 8, 9 dùng làm tiêu chí.

Kiểm tra cột Khu vực có gõ thống nhất không. “Miền Bắc” và “Mien Bac” sẽ thành hai dòng riêng trong bảng tổng hợp. Lọc nhanh cột này một lượt là thấy ngay chỗ gõ lệch.

Tạo bảng tổng hợp từ thẻ Chèn

1. Chọn cả vùng danh sách, tính cả hàng tiêu đề.
2. Mở thẻ Chèn, bấm Bảng tổng hợp.
3. Hộp Chọn nguồn hiện ra, giữ lựa chọn Vùng chọn hiện tại rồi bấm OK.
4. Trong hộp Bố cục bảng tổng hợp, các cột của danh sách nằm ở ô Trường có sẵn. Kéo Khu vực vào ô Trường hàng, kéo Tháng vào ô Trường cột, kéo Doanh thu vào ô Trường dữ liệu.
5. Mở phần Nguồn và đích, ở mục Đích chọn Trang tính mới để bảng kết quả nằm riêng, không đè lên danh sách.
6. Bấm OK.

Bảng kết quả có mỗi miền một dòng, mỗi tháng một cột, kèm dòng và cột tổng. Trường dữ liệu mặc định tính Tổng, đúng thứ phần lớn báo cáo doanh thu cần.

Đổi cách tính hoặc thêm một chiều xem

Muốn biết mỗi miền có bao nhiêu đơn thay vì bao nhiêu tiền, bấm lại Bảng tổng hợp khi con trỏ đang nằm trong bảng kết quả để mở lại hộp bố cục. Nhấp đúp vào trường Doanh thu trong ô Trường dữ liệu, hộp Trường dữ liệu hiện danh sách hàm: Tổng, Đếm, Trung bình, Lớn nhất, Nhỏ nhất… Chọn Đếm rồi bấm OK.

Kéo thêm cột Sản phẩm vào ô Bộ lọc để có ô chọn ở đầu bảng kết quả. Giám đốc hỏi riêng doanh thu dòng máy văn phòng, bạn chọn trong ô lọc là có số, không phải làm bảng mới.

Vẽ biểu đồ cột cạnh bảng

Bấm vào một ô trong bảng kết quả rồi nhấn F11 hoặc Alt+F1, hai phím tạo biểu đồ quen thuộc của người dùng Excel (dùng trên Windows; trên máy Mac, bấm Biểu đồ ở thẻ Chèn). Hộp Trình hướng dẫn biểu đồ mở ra với kiểu cột chọn sẵn, bấm Hoàn tất. Biểu đồ mới dùng bảng màu như Office và để trắng vùng vẽ, chép sang Word hay PowerPoint trông vẫn như nhau. Kéo biểu đồ sang bên phải bảng, đặt tiêu đề như “Doanh thu quý III theo khu vực”.

Khi danh sách có thêm đơn hàng

Bảng tổng hợp không tự đổi khi bạn sửa danh sách. Sửa xong, đặt con trỏ trong bảng kết quả và bấm Làm mới bảng tổng hợp ở thẻ Chèn. Nếu đơn mới được dán xuống dưới vùng cũ, mở lại hộp bố cục và sửa vùng ở mục Nguồn cho đủ dòng, vì làm mới chỉ đọc lại đúng vùng đã chọn ban đầu.

Thôi dùng bảng nào thì bấm Xoá bảng tổng hợp ở cùng nhóm. Danh sách gốc không bị ảnh hưởng.