Tô màu chỉ tiêu đạt và chưa đạt bằng định dạng có điều kiện

Bảng KPI quý III của phòng kinh doanh có 30 dòng, mỗi dòng một nhân viên với cột Thực hiện, cột Kế hoạch và cột Tỷ lệ bằng Thực hiện chia Kế hoạch. Trưởng phòng muốn mở tệp là thấy ngay ai vượt, ai đạt, ai còn thiếu. Định dạng có điều kiện tô màu ô theo giá trị, số đổi thì màu đổi theo, không phải tô tay mỗi tháng.

Ví dụ trong bài dùng ba mức: từ 105 % trở lên là vượt, từ 100 % tới dưới 105 % là đạt, dưới 100 % là chưa đạt. Cột Tỷ lệ là F4:F33, đã định dạng phần trăm.

Nút Có điều kiện nằm ở thẻ Trang chủ

Mở thẻ Trang chủ, tìm nhóm Số, bấm Có điều kiện. Menu thả xuống có Điều kiện... (các luật so sánh nhanh), Thang màu..., Thanh dữ liệu..., Bộ biểu tượng..., Ngày... và Quản lý... để xem lại mọi luật đã đặt.

Chỉ cần một luật đơn giản, chẳng hạn tô đỏ người dưới 100 %, thì đi đường ngắn: chọn F4:F33, bấm Có điều kiện › Điều kiện › Nhỏ hơn..., gõ 1 vào ô giá trị, chọn kiểu ô Xấu rồi bấm OK. Kiểu Xấu tô nền đỏ nhạt, chữ màu đỏ.

Đặt ba mức màu trong một lần

Ba mức cần hộp đầy đủ, nơi các điều kiện nằm chung một danh sách và được xét theo thứ tự.

1. Chọn F4:F33, bấm Có điều kiện › Điều kiện › Quy tắc khác.... Hộp Định dạng có điều kiện cho hiện ra với một điều kiện trống.
2. Ở điều kiện 1, chọn Giá trị ô, chọn lớn hơn hoặc bằng, gõ 1,05. Ở Áp dụng kiểu, chọn Tốt.
3. Bấm Thêm. Điều kiện 2 chọn Giá trị ô, lớn hơn hoặc bằng, gõ 1, kiểu Trung tính.
4. Bấm Thêm lần nữa. Điều kiện 3 chọn Giá trị ô, nhỏ hơn, gõ 1, kiểu Xấu.
5. Bấm OK và xem cột Tỷ lệ đổi màu.

Giao diện tiếng Việt dùng dấu phẩy thập phân, nên gõ 1,05 chứ không phải 1.05. Nếu muốn gõ dạng phần trăm cho dễ đọc, 105% cũng được hiểu là 1,05.

Thứ tự điều kiện quan trọng. Một ô 108 % thoả cả điều kiện 1 lẫn điều kiện 2, nhưng chỉ điều kiện đứng trên được áp. Lỡ đặt sai thứ tự thì chọn điều kiện trong hộp và bấm Lên hoặc Xuống.

Thêm thanh dữ liệu cho cột Thực hiện

Màu cho biết đạt hay không, còn thanh dữ liệu cho biết nhiều hay ít. Chọn cột Thực hiện, bấm Có điều kiện › Thanh dữ liệu... rồi bấm OK với thiết lập sẵn. Mỗi ô có một thanh ngang dài theo giá trị, người doanh số cao nhất có thanh dài nhất. Cách này hợp với cột tiền, cột số lượng, không nên dùng cho cột tỷ lệ đã tô màu vì bảng sẽ rối.

Tô theo chữ, ví dụ theo khu vực

Bảng có cột Khu vực và bạn muốn làm nổi những dòng của Miền Bắc. Chọn cột này, bấm Có điều kiện › Điều kiện › Chứa văn bản..., gõ Miền Bắc và chọn một kiểu ô. Chữ gõ thường, không cần đặt trong ngoặc kép, giống cách làm trên Excel.

Sửa hoặc xoá luật đã đặt

Tháng sau đổi ngưỡng vượt từ 105 % lên 110 %, bạn không phải làm lại từ đầu. Bấm Có điều kiện › Quản lý..., hộp Quản lý định dạng có điều kiện liệt kê từng vùng đã đặt luật. Chọn vùng F4:F33, bấm Sửa... rồi đổi 1,05 thành 1,1. Muốn bỏ hẳn thì chọn vùng và bấm Bỏ; màu tô biến mất, số liệu giữ nguyên.

Một mẹo nhỏ khi chọn màu: chỉ dùng hai ba mức. Năm sáu màu trên một cột khiến người đọc phải dò chú thích, mất đúng cái lợi “nhìn là biết” của định dạng có điều kiện.