Lập mẫu báo giá Excel có thuế GTGT và dòng số tiền bằng chữ

Mười giờ sáng, Công ty CP Minh Phát (tên ví dụ) gọi hỏi giá máy in, hộp mực và giấy A4, muốn nhận báo giá trước 3 giờ chiều. Một mẫu báo giá Excel làm cẩn thận một lần thì những lần sau chỉ còn sửa dòng hàng. Bài này dựng bảng báo giá trong MORA Sheet theo đúng trình tự một buổi làm việc, từ khung bảng tới tệp PDF gửi khách.

10 giờ, dựng khung cho mẫu báo giá Excel

Các dòng đầu dành cho tên công ty, mã số thuế, dòng “BẢNG BÁO GIÁ”, tên khách và ngày báo giá. Dòng 5 là tiêu đề cột: STT, Tên hàng, ĐVT, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, từ cột A tới cột F. Ba dòng hàng nằm ở dòng 6 tới dòng 8.

Khách lấy 2 máy in, 5 hộp mực và 20 ram giấy. Gõ đơn giá theo thói quen, ví dụ 3.850.000 cho máy in, 420.000 cho hộp mực, 70.000 cho ram giấy. MORA Sheet giữ dấu chấm phân cách nghìn đúng như lúc gõ, bạn không phải mở hộp định dạng số cho từng ô. Công ty có sẵn bảng giá chung thì lấy đơn giá bằng hàm, như bài dùng VLOOKUP tra đơn giá từ bảng giá.

10 giờ 15, biến vùng hàng hoá thành bảng

1. Chọn vùng A5:F8, tính cả dòng tiêu đề.
2. Nhấn Ctrl+T trên Windows, hoặc bấm nút Bảng ở thẻ Chèn. Hộp Tạo bảng hiện ra, giữ dấu chọn ở ô Chứa nhãn cột rồi bấm OK.
3. Bấm ô F6, gõ =[@Số lượng]*[@Đơn giá] rồi nhấn Enter.
4. Kéo ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải ô F6 xuống tới F8.

Thanh công thức sẽ hiện =[@[Số lượng]]*[@[Đơn giá]], vì tên cột có dấu cách được bọc thêm một lớp ngoặc vuông. Công thức đọc theo tên cột nên ai mở tệp cũng hiểu ô đó tính gì, khác hẳn kiểu D6*E6.

Ở thẻ Thiết kế bảng, đánh dấu Hàng tổng. Một hàng mới xuất hiện ngay dưới dòng 8, ô đầu hàng ghi sẵn chữ “Tổng”; sửa thành “Cộng tiền hàng” cho đúng mẫu báo giá. Ở ô cột Thành tiền của hàng này, gõ =SUBTOTAL(9;F6:F8) để có tiền hàng chưa thuế. Với ba dòng trong ví dụ, ô này ra 11.200.000.

10 giờ 30, thêm dòng thuế GTGT và tổng cộng

Để thuế suất ở một ô riêng thay vì viết thẳng vào công thức. Khi mặt hàng chịu mức khác, bạn chỉ sửa một ô, không phải dò lại từng công thức. Thuế suất 10 % trong ví dụ chỉ để minh hoạ thao tác; mức áp cho hàng của bạn theo quy định hiện hành.

1. Dòng 10, ô B10 gõ “Thuế GTGT”, ô D10 gõ 10%. Ô vẫn hiện 10% như lúc gõ.
2. Ô F10 gõ =ROUND(F9*D10;0) để tiền thuế làm tròn tới đồng.
3. Dòng 11, ô B11 gõ “Tổng cộng thanh toán”, ô F11 gõ =F9+F10.

Với ví dụ trên, thuế là 1.120.000 và tổng cộng là 12.320.000. In đậm dòng tổng cộng để khách nhìn thấy ngay con số cuối cùng.

Dòng số tiền bằng chữ với hàm VND()

Ở dòng 12, ô A12 gõ “Bằng chữ”, ô B12 gõ =VND(F11). Kết quả là “Mười hai triệu ba trăm hai mươi nghìn đồng chẵn”, và dòng chữ tự đổi mỗi khi bạn sửa số lượng hay đơn giá. Không còn cảnh sửa giá xong quên sửa dòng bằng chữ.

Công ty quen đọc “ngàn”, “lẻ” thì thêm tham số kiểu đọc, cách viết có trong bài đọc số tiền thành chữ bằng hàm VND(). Tệp .xlsx gửi cho người chỉ có Excel mà không cài tiện ích đọc số thì ô VND() sẽ báo lỗi ở máy họ, nên báo giá gửi khách nên là bản PDF.

14 giờ, in vừa một trang và xuất PDF

1. Mở thẻ Bố cục trang. Ở nhóm Trang, bấm Hướng trang và chọn Dọc.
2. Ở nhóm Vùng in, bấm Vừa trang rồi chọn Vừa trang tính trên một trang.
3. Mở thẻ Tệp, bấm Xuất. Hộp xuất mở với định dạng PDF chọn sẵn; đặt tên theo khách và ngày rồi lưu.
4. Đính kèm tệp PDF vào thư gửi khách, giữ tệp .xlsx làm bản gốc.

Lần sau có khách hỏi giá, mở tệp cũ, lưu thành tệp mới bằng F12 trên Windows rồi sửa dòng hàng. Công thức thành tiền, thuế và dòng bằng chữ đã có sẵn nên tự tính lại. Cách in khi bảng nhiều cột hơn có ở bài in vừa một trang A4.