In bảng lương vừa một trang A4 ngang với thẻ Bố cục trang

Ngày 5 hằng tháng, phòng kế toán in bảng lương để trình giám đốc ký. Bảng có 18 cột, từ họ tên, ngày công, lương cơ bản tới các khoản phụ cấp, bảo hiểm, thuế và thực lĩnh. In theo mặc định, hai cột cuối nhảy sang trang thứ hai, mà cột Thực lĩnh lại là cột người ký cần nhìn nhất.

Cách xử lý nằm gọn trên thẻ Bố cục trang của MORA Sheet: đổi khổ ngang, chọn đúng cỡ giấy, rồi bảo bảng tính co vừa trang. Bài đi lần lượt từng bước, kèm vài chỗ hay vướng khi in bảng dài.

Vì sao bảng bị cắt sang trang thứ hai

Trang tính mới in khổ dọc, giữ nguyên cỡ chữ. Mười tám cột ở cỡ chữ thông thường rộng hơn nhiều so với bề ngang của tờ A4 dọc trừ lề, nên phần thừa được dồn sang trang sau. Bảng càng dài thì càng nhiều trang lẻ chỉ có hai cột cuối, đóng tập trình ký rất khó đọc.

Đổi sang khổ ngang và cho vừa trang

1. Mở thẻ Bố cục trang. Ở nhóm Trang, bấm Hướng trang và chọn Ngang.
2. Bấm Cỡ trang, chọn A4. Danh sách còn A3, A5, Letter, Legal; cỡ khác chọn ở Cỡ trang khác....
3. Ở nhóm Vùng in, bấm Vừa trang và chọn cách co phù hợp, xem giải thích ngay dưới đây.
4. Mở thẻ Tệp, bấm Xem trước khi in để kiểm tra trước khi in thật.

Chọn cách co trong nút Vừa trang

Vừa trang tính trên một trang thu cả bảng vào đúng một tờ, hợp với bảng lương ngắn của văn phòng mươi, hai mươi người. Vừa mọi cột trên một trang chỉ ép bề ngang: đủ 18 cột trên mỗi tờ, còn số dòng dài bao nhiêu thì sang trang sau bấy nhiêu. Bảng lương vài chục người trở lên nên chọn cách này để chữ không bị thu quá nhỏ.

Vừa mọi hàng trên một trang làm ngược lại, ít dùng với bảng lương. Không co giãn đưa bảng về cỡ thật. Muốn đặt chính xác, ví dụ rộng một trang và cao hai trang, bấm Tuỳ chọn co giãn... để mở hộp thiết lập trang.

Chỉ in phần cần ký

Bảng lương thường có cột tính nháp ở bên phải hoặc ghi chú ở dưới cùng. Chọn vùng cần in, chẳng hạn A1:R45, rồi bấm Đặt vùng in ở nhóm Vùng in. Từ đó máy chỉ in vùng này, kể cả khi bạn bấm in từ thanh truy cập nhanh.

Bảng dài hơn một trang thì nên lặp lại hàng tiêu đề ở đầu mỗi trang, người ký không phải lật về trang đầu để biết cột nào là cột nào. Bấm Sửa vùng in, ở mục Hàng lặp lại chọn kiểu tự xác định rồi chọn các hàng tiêu đề, ví dụ hàng 3 và 4 nếu tiêu đề có hai tầng. Muốn đổi vùng in thì bấm Sửa vùng in; muốn bỏ hẳn thì bấm Xoá vùng in.

Xem trước khi in rồi mới in

Ở chế độ xem trước, ribbon chuyển sang thẻ Xem trước khi in với các nút chuyển trang và thu phóng. Lướt hết các trang để chắc không còn trang nào chỉ có một hai cột lẻ. Xong thì bấm Đóng xem trước để quay lại bảng.

Trang tính mới của MORA Sheet không tự in đầu trang và chân trang, giống Excel, nên bản in không có dòng tên trang tính hay số trang. Bảng nhiều trang cần đánh số thì bấm Đầu và chân trang ở nhóm Trang của thẻ Bố cục trang và thêm số trang vào chân trang.

Chữ in ra nhỏ quá thì làm gì

Ép 18 cột vào một tờ A4 thì chữ nhỏ đi là điều khó tránh. Có ba cách gỡ, làm theo thứ tự. Một là ẩn những cột không cần trên bản trình ký, như cột mã số thuế cá nhân hay số tài khoản, ngay trên một bản sao của trang tính. Hai là giảm lề trang trong hộp thiết lập trang. Ba là chuyển sang A3 nếu máy in của văn phòng in được khổ này.

Thiết lập hướng trang, cỡ trang và vùng in được lưu cùng tệp. Tháng sau chỉ cần cập nhật số liệu là in được ngay, không phải chỉnh lại từ đầu.