Lập dự toán tất niên và tờ trình xin duyệt kinh phí

Giữa tháng 12, phòng Hành chính được giao lo tiệc tất niên cho công ty 40 người và phải trình giám đốc duyệt kinh phí trong tuần. Giám đốc sẽ hỏi ba câu, tổng bao nhiêu, khoản nào lớn nhất, và có dự phòng không. Một bảng dự toán tất niên trong MORA Sheet trả lời cả ba, rồi chuyển sang tờ trình trong MORA Doc chỉ mất vài lần chép, dán.

Số tiền trong bài là số minh hoạ. Các bước làm trên MORA Office cài trên máy tính; riêng phím F11, Alt+F1 để chèn biểu đồ là phím trên Windows.

Bảng dự toán có hàng tổng bằng Ctrl+T

Gõ tiêu đề vào dòng 4, gồm Hạng mục, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền và Tỷ trọng. Bảy dòng dữ liệu nằm từ dòng 5 tới dòng 11. Đó là tiệc tại nhà hàng (40 suất, 650.000 mỗi suất), âm thanh ánh sáng và MC, quà bốc thăm, quà tặng nhân viên, trang trí, xe đưa đón và một khoản dự phòng phát sinh.

1. Chọn vùng A4:E11, nhấn Ctrl+T, hoặc bấm Bảng ở thẻ Chèn.
2. Hộp Tạo bảng hiện vùng vừa chọn ở ô Vùng; để dấu ở Chứa nhãn cột rồi bấm OK.
3. Ở ô D5, gõ =[@[Số lượng]]*[@[Đơn giá]] rồi kéo xuống tới D11. Công thức đọc theo tên cột nên đọc lại là hiểu.
4. Mở thẻ Thiết kế bảng, đánh dấu Hàng tổng. Ở ô tổng của cột Thành tiền, gõ =SUBTOTAL(9;D5:D11).

Với số ví dụ, hàng tổng ra 75.000.000. Chi tiết về dải màu, nút lọc và cách đưa bảng về vùng thường có ở bài định dạng thành bảng bằng Ctrl+T.

Tỷ trọng từng khoản bằng PERCENTOF

Hàm PERCENTOF lấy tổng của phần cần xét chia cho tổng của cả nhóm, đúng câu hỏi khoản nào chiếm bao nhiêu. Ở ô E5, gõ =PERCENTOF(D5;D$5:D$11), kéo xuống tới E11, rồi bấm nút % (Định dạng phần trăm) ở nhóm Số của thẻ Trang chủ.

Tiệc tại nhà hàng chiếm khoảng 34,7 %, quà tặng nhân viên 18,7 %, dự phòng 4,7 %. Giám đốc muốn biết riêng phần quà thì gộp hai dòng trong một công thức, =PERCENTOF(D7:D8;D5:D11), ra 34,7 % cho cả quà bốc thăm lẫn quà tặng.

Biểu đồ tròn từ hai cột

1. Kéo chọn A4:A11 (cột Hạng mục), giữ Ctrl rồi kéo chọn D4:D11 (cột Thành tiền). Đừng chọn hàng tổng, nếu không biểu đồ có thêm một miếng to bằng cả bánh.
2. Bấm Biểu đồ ở nhóm Đối tượng của thẻ Chèn, hoặc nhấn F11 trên Windows.
3. Trong Trình hướng dẫn biểu đồ, ở bước Loại biểu đồ chọn Hình tròn, rồi bấm Hoàn tất.

Biểu đồ mới tạo dùng bảng màu như Office, miếng đầu xanh lam, miếng thứ hai cam, nền trắng. Dán sang văn bản hay mở bằng Excel, Word, màu vẫn giữ như nhau.

Chép sang tờ trình trong MORA Doc

Tờ trình soạn trong MORA Doc theo thể thức văn bản hành chính, phần nội dung nêu mục đích, thời gian, địa điểm, số người, rồi tới kinh phí. Cách đặt lề, phông chữ có ở bài soạn công văn đúng thể thức.

1. Trong bảng tính, bấm vào biểu đồ một lần để chọn, nhấn Ctrl+C. Sang tờ trình, đặt con trỏ dưới đoạn kinh phí, nhấn Ctrl+V.
2. Ở một ô trống của bảng tính, gõ =VND(D12) với D12 là ô tổng. Kết quả là “Bảy mươi lăm triệu đồng chẵn”.
3. Chép ô đó, sang tờ trình nhấn Ctrl+Shift+Alt+V để dán không định dạng, chữ vào đúng kiểu của đoạn đang soạn.
4. Viết dòng tổng kinh phí gồm số và chữ, ví dụ “Tổng kinh phí dự kiến 75.000.000 (Bảy mươi lăm triệu đồng chẵn)”.

Biểu đồ dán sang văn bản mang theo số liệu riêng, sửa số ở bảng tính sau đó thì biểu đồ trong tờ trình không tự đổi. Chốt số xong mới chép, hoặc chép lại khi giám đốc yêu cầu điều chỉnh. Bảng dự toán chi tiết in từ bảng tính làm phụ lục kèm tờ trình.

Soát lại trước khi trình ký

Đối chiếu ba con số phải khớp nhau, gồm hàng tổng của bảng, dòng bằng chữ trong tờ trình và tổng các miếng trên biểu đồ. Cột tỷ trọng cộng lại xấp xỉ 100 % là bảng không sót dòng. Giám đốc cắt bớt khoản nào thì sửa trong bảng tính trước, để VND() và PERCENTOF tự tính lại, rồi mới chép sang văn bản. Cùng dịp cuối năm, quyết định khen thưởng soạn theo thể thức ở bài mẫu quyết định khen thưởng cuối năm.