Soạn công văn đúng thể thức hành chính bằng MORA Doc

Công văn bị trả lại chỉ vì lề trái hẹp hay chữ cỡ 12 là chuyện văn thư nào cũng từng gặp. Để soạn công văn đúng thể thức trong MORA Doc, bạn không phải chỉnh nhiều. Khổ giấy, phông và cỡ chữ đã đặt sẵn từ lúc mở tài liệu mới; việc còn lại là đặt lề, giãn dòng và lưu đúng định dạng.

Những gì MORA Doc đã đặt sẵn

Khi giao diện là tiếng Việt, tài liệu mới của MORA Doc dùng khổ A4, phông Times New Roman cỡ 13 và đơn vị đo là xăng-ti-mét. Khổ giấy, phông và cỡ chữ ấy khớp Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: văn bản hành chính trình bày trên khổ A4, phông Times New Roman, phần nội dung cỡ chữ từ 13 đến 14.

Nghị định ghi số đo bằng mi-li-mét, nên bạn chỉ cần dời dấu phẩy một chữ số khi gõ vào ô của MORA Doc. 30 mm là 3 cm, 25 mm là 2,5 cm.

Đặt lề trang theo Nghị định 30

Phụ lục I quy định lề trên và lề dưới cách mép giấy 20–25 mm, lề trái 30–35 mm, lề phải 15–20 mm. Lề trái rộng hơn để còn chỗ đóng ghim, đóng quyển khi lưu hồ sơ.

1. Mở thẻ Bố cục, tìm nhóm Trang ở đầu thẻ.
2. Bấm Lề trang rồi đặt lề trên 2 cm, lề dưới 2 cm, lề trái 3 cm, lề phải 2 cm.
3. Xem lại Cỡ trang là A4 và Hướng trang là dọc. Văn bản chỉ trình bày theo chiều ngang khi có bảng biểu không tách được thành phụ lục riêng.

Mức 2 cm và 3 cm nằm trong khoảng Nghị định cho phép. Cơ quan bạn có quy chế văn thư riêng, chẳng hạn lề trái 3,5 cm, thì gõ đúng số trong quy chế.

Giãn dòng và khoảng cách giữa các đoạn

Phần nội dung căn đều hai lề. Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa 1,5 dòng; giữa các đoạn tối thiểu 6 pt. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm.

Trên Windows, MORA Doc nhận phím tắt giãn dòng như Word. Chọn các đoạn nội dung rồi bấm Ctrl+1 để giãn dòng đơn, Ctrl+5 để giãn 1,5 dòng. Khoảng cách trước và sau đoạn nằm ở nhóm Đoạn của thẻ Bố cục, cũng tính bằng xăng-ti-mét. 6 pt chỉ nhỉnh hơn 0,21 cm một chút, nên gõ 0,22 cm vào ô khoảng cách sau đoạn là đủ mức tối thiểu.

Phần đầu công văn và chữ viết tắt

Phần đầu công văn có tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu ở bên trái, Quốc hiệu và Tiêu ngữ ở bên phải. Nhiều văn thư đặt hai khối này trong một bảng hai cột chèn từ thẻ Chèn rồi ẩn đường kẻ, để hai bên luôn thẳng hàng khi sửa chữ. Đặt con trỏ trong bảng là thẻ Bảng hiện ra bên cạnh, thẻ bạn đang dùng vẫn giữ nguyên.

Bảng tự động sửa tiếng Việt giữ nguyên những chữ viết tắt quen trong văn bản hành chính như TTg, TTr, TPhcm, không tự đổi thành chữ khác. Trước khi trình ký, chạy kiểm tra chính tả tiếng Việt ở nhóm Chính tả trên thẻ Xem xét.

Lưu tệp .docx và xuất PDF để gửi đi

Tài liệu mới lưu thẳng thành tệp .docx, phần mềm không hỏi lại định dạng, nên cơ quan nhận mở bằng Word như thường. Trên Windows, Shift+F12 là Lưu và F12 là Lưu thành, đúng thói quen từ Word.

Cần bản PDF để đính kèm thư hay đưa lên hệ thống quản lý văn bản, bạn mở thẻ Tệp và bấm Xuất thẳng PDF. Tệp PDF giữ nguyên phông chữ và dấu tiếng Việt như trên màn hình.