Theo dõi thay đổi hợp đồng khi duyệt qua nhiều phòng ban

Hợp đồng mua thiết bị phải qua bốn người trước khi giám đốc ký. Phòng kinh doanh soạn, pháp chế sửa điều khoản, kế toán xem phần thanh toán, trưởng phòng chốt bản cuối. Gửi tệp .docx qua lại mà không ghi vết thì tới vòng thứ ba không ai nhớ câu nào do ai sửa. Theo dõi thay đổi hợp đồng ngay trong MORA Doc giải quyết đúng chỗ này.

Trước vòng đầu, kiểm tên người soạn

Mỗi chỗ sửa và mỗi bình luận đều ghi tên người làm. Trên Windows, lần đầu mở MORA Office mà chưa nhập tên, phần mềm tự điền tên người dùng Microsoft Office trên máy hoặc tên tài khoản Windows, kèm chữ viết tắt.

Máy dùng chung tên như “Ke toan 2”, hoặc bạn dùng máy Mac, thì vào Công cụ › Tuỳ chọn › Dữ liệu người dùng để sửa cho đúng họ tên. Chỉ mất một phút, nhưng nhờ đó cuối chuỗi duyệt ai cũng biết câu nào của ai.

Thứ Hai, phòng kinh doanh bật ghi lại

1. Mở hợp đồng, vào thẻ Xem xét.
2. Ở nhóm Theo dõi thay đổi, bấm Ghi lại. Từ lúc này, chữ thêm vào hiện màu riêng có gạch chân, chữ xoá bị gạch ngang thay vì biến mất.
3. Lưu tệp .docx và gửi cho pháp chế. Các thay đổi đã ghi và bình luận đi theo tệp.

Thứ Ba, pháp chế sửa và góp ý

Pháp chế kiểm tra nút Ghi lại vẫn đang bật rồi mới sửa. Chỗ nào còn phân vân, chẳng hạn mức phạt chậm giao hàng 0,1 % mỗi ngày, pháp chế không sửa thẳng. Bôi chọn đoạn đó, bấm Bình luận ở nhóm Bình luận và ghi câu hỏi cho phòng kinh doanh.

Người nhận trả lời ngay trong khung bình luận, hai ý kiến nằm cạnh điều khoản đang bàn. Bình luận không làm thay đổi nội dung hợp đồng, nên trao đổi bao nhiêu lượt cũng không lẫn vào chữ chính.

Thứ Tư, kế toán xem phần thanh toán

Kế toán chỉ sửa điều về thời hạn thanh toán và tài khoản nhận tiền. Mỗi thay đổi mang tên người sửa và màu riêng, nên phần của kế toán tách bạch với phần pháp chế sửa hôm trước. Trước khi gửi đi, kế toán chạy kiểm tra chính tả tiếng Việt ở nhóm Chính tả cùng thẻ để bắt lỗi gõ trong tên ngân hàng, tên chi nhánh. Số tài khoản thì máy không soát được, phải dò lại bằng mắt với giấy xác nhận của ngân hàng.

Thứ Năm, trưởng phòng chốt bản cuối

1. Đặt con trỏ ở đầu hợp đồng, rồi ở nhóm Giải quyết thay đổi bấm Tiếp để tới chỗ sửa đầu tiên, Trước để quay lại chỗ vừa xem.
2. Với từng chỗ, bấm Chấp nhận để giữ hoặc Từ chối để bỏ. Muốn làm liền tay, dùng Chấp nhận và chuyển tiếp hay Từ chối và chuyển tiếp.
3. Đọc lại các bình luận, chỗ nào đã xử lý thì bấm Xoá bình luận.
4. Tắt Ghi lại, lưu bản cuối, rồi ở thẻ Tệp bấm Xuất thẳng PDF để có bản trình ký.

Nút Từ chối tất cả bỏ mọi thay đổi chưa xử lý trong một lần. Chỉ dùng khi bạn thật sự muốn quay về bản trước vòng sửa, vì công sửa của cả chuỗi sẽ mất theo.

Thống nhất cách duyệt cho hợp đồng sau

Chuỗi duyệt suôn sẻ khi người soạn bật Ghi lại ngay trước vòng đầu và mỗi người đã kiểm tên mình trong Tuỳ chọn. Ý kiến còn phân vân thì để ở bình luận, đừng sửa thẳng vào điều khoản. Bản đưa giám đốc ký luôn là bản đã xử lý hết thay đổi và bình luận.