Mẫu quyết định khen thưởng cuối năm đúng thể thức bằng MORA Doc

Cuối năm, phòng nhân sự phải ra quyết định khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích. Mẫu quyết định khen thưởng khác công văn ở ba chỗ: có dòng thẩm quyền ban hành, có phần căn cứ, và nội dung chia thành các Điều. Bài này đi từ trang trắng tới bản PDF trong MORA Doc, với ví dụ của Công ty TNHH Ánh Dương (tên ví dụ).

Cách trình bày theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Nghị định áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước; doanh nghiệp khác có thể dựa vào đó để trình bày văn bản nội bộ. Công ty bạn có quy chế văn thư riêng thì làm theo quy chế đó.

Trang giấy đã sẵn, chỉ cần đặt lề

Khi giao diện là tiếng Việt, tài liệu mới của MORA Doc dùng khổ A4, phông Times New Roman cỡ 13, đơn vị xăng-ti-mét, đúng phông và khổ giấy Nghị định yêu cầu. Lề trang, giãn dòng và khoảng cách đoạn làm như với công văn, các con số có ở bài soạn công văn đúng thể thức.

Phần đầu bằng bảng hai cột không viền

Tên cơ quan nằm bên trái, Quốc hiệu và Tiêu ngữ nằm bên phải, hai bên phải thẳng hàng. Đặt chúng trong một bảng hai cột rồi ẩn đường viền là cách giữ thẳng hàng chắc nhất, sửa chữ bên này không đẩy lệch bên kia.

1. Ở thẻ Chèn, bấm Bảng và chọn bảng 2 cột, 2 hàng.
2. Ô trái hàng trên gõ CÔNG TY TNHH ÁNH DƯƠNG, in hoa, đậm, căn giữa, cỡ 12 hoặc 13.
3. Ô phải hàng trên gõ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, in hoa, đậm, cỡ 12 hoặc 13. Xuống dòng gõ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc, in thường, đậm, cỡ 13 hoặc 14, gạch nối có cách chữ.
4. Ô trái hàng dưới gõ số và ký hiệu, ví dụ “Số: 45/QĐ-AD”, cỡ 13, chữ đứng. Ô phải hàng dưới gõ địa danh và ngày, ví dụ “Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2026”, in nghiêng.
5. Đặt con trỏ trong bảng. Thẻ Bảng hiện ra; ở nhóm Kiểu, mở nút Đường viền và chọn Không viền.

Dưới tên cơ quan và dưới Tiêu ngữ có đường kẻ ngang nét liền. Đường dưới Tiêu ngữ dài bằng dòng chữ, đường dưới tên cơ quan dài khoảng một phần ba đến một nửa dòng chữ. Vẽ bằng biểu tượng đường thẳng ở nhóm Đối tượng vẽ của thẻ Chèn, giữ Shift khi kéo để đường không bị nghiêng.

Tên loại, trích yếu và dòng thẩm quyền

Dưới bảng, căn giữa dòng QUYẾT ĐỊNH, in hoa, đậm, cỡ 13 hoặc 14. Ngay dưới là trích yếu, in thường, đậm, ví dụ “Về việc khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc năm 2026”, bên dưới có một đường kẻ ngắn đặt giữa.

Cách một dòng, gõ dòng thẩm quyền ban hành, in hoa, đậm, căn giữa, ví dụ GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH ÁNH DƯƠNG. Đây là chỗ quyết định khác công văn rõ nhất, và cũng là dòng hay bị quên khi chép từ mẫu công văn sang.

Phần căn cứ và các Điều

Các căn cứ in nghiêng, mỗi căn cứ một dòng. Cuối mỗi dòng là dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy. Một quyết định khen thưởng ở doanh nghiệp thường có ba dòng.

• Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH Ánh Dương;
• Căn cứ Quy chế thi đua, khen thưởng của Công ty;
• Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự,

Dòng kế tiếp là QUYẾT ĐỊNH. Dòng này có dấu hai chấm ở cuối, in hoa, đậm, căn giữa. Phần nội dung chia thành các Điều. Chữ “Điều” và số thứ tự in đậm, ví dụ “Điều 1.”, phần còn lại in thường, lùi đầu dòng như phần nội dung của công văn. Điều 1 nêu tập thể, cá nhân được khen, Điều 2 nêu mức thưởng và nguồn chi, Điều 3 nêu hiệu lực và người thi hành.

Danh sách khen thưởng dài thì đưa vào phụ lục kèm theo, trình bày bằng bảng có viền gồm số thứ tự, họ tên, đơn vị, thành tích. Muốn chữ nằm giữa ô theo chiều dọc, chọn các ô, bấm chuột phải, trỏ vào Căn văn bản rồi chọn kiểu căn, như trong Word.

Khối nơi nhận và chữ ký

Cuối văn bản lại dùng một bảng hai cột không viền. Ô trái là nơi nhận: chữ “Nơi nhận” in nghiêng, đậm, cỡ 12; các dòng bên dưới cỡ 11, mỗi nơi một dòng bắt đầu bằng gạch ngang, như “- Như Điều 3;”, “- Ban Giám đốc;”, dòng cuối là nơi lưu kèm dấu chấm.

Ô phải là chức vụ người ký, in hoa, đậm, ví dụ GIÁM ĐỐC. Chừa vài dòng trống để ký và đóng dấu, rồi gõ họ tên người ký, in thường, đậm, căn giữa thẳng với chức vụ.

Lưu tệp và xuất PDF để lưu hồ sơ

Tài liệu mới lưu thẳng thành tệp .docx, trên Windows nhấn Shift+F12 để lưu như trong Word. Bản để lưu hồ sơ hay gửi các phòng thì mở thẻ Tệp và bấm Xuất thẳng PDF; chữ có dấu và bố cục giữ nguyên như trên màn hình. Giữ tệp .docx làm mẫu cho năm sau, khi đó chỉ cần đổi năm, số quyết định và danh sách.