Xuất công văn sang PDF mà vẫn giữ đúng dấu tiếng Việt

Công văn số 45/CV-AD soạn xong, lãnh đạo đã duyệt, việc cuối cùng là gửi bản PDF cho các phòng và đối tác để không ai sửa được nội dung. Chỗ hay hỏng nhất ở bước này là dấu tiếng Việt: chữ "ặ", "ỗ", "ữ" lệch dấu hoặc nhảy sang phông khác. Bài này chỉ hai cách xuất PDF giữ dấu tiếng Việt trong MORA Doc và những gì nên soát trước khi bấm gửi.

Trước khi xuất, chốt bản cuối

Bản PDF chỉ đúng khi tệp gốc đã sạch. Nếu công văn từng qua vòng góp ý có bật theo dõi thay đổi, mở thẻ Xem xét, chấp nhận hoặc từ chối hết các thay đổi còn lại và tắt Ghi lại. Sau đó bấm Ctrl+S để lưu bản .docx, cho bản Word lưu trữ và bản PDF gửi đi khớp nhau từng chữ.

Cách 1, xuất thẳng PDF bằng một nút

1. Mở thẻ Tệp trên ribbon.
2. Trong nhóm Tệp, bấm Xuất thẳng PDF.
3. Chọn thư mục, đặt tên tệp dễ tra, ví dụ "45-CV-AD-dao-tao.pdf", rồi bấm Lưu.

Cách này dùng thiết lập PDF mặc định, chỉ hỏi tên và nơi lưu tệp. Với công văn, tờ trình, thông báo thông thường, đây là đường ngắn nhất.

Cách 2, Tệp › Xuất khi cần chọn thêm

Bấm nút Xuất cũng trên thẻ Tệp. Hộp Xuất mở ra với định dạng PDF đã chọn sẵn như Word, bạn chỉ cần đặt tên và nơi lưu. Mũi tên nhỏ cạnh nút Xuất có mục Xuất dạng PDF mở hộp tuỳ chọn PDF, dùng khi chỉ muốn xuất vài trang, chẳng hạn gửi riêng phụ lục cho một phòng.

Vì sao dấu không còn lệch với Cambria, Arial Narrow

Công văn nhận từ nơi khác đôi khi dùng phông Cambria hoặc Arial Narrow. Trên máy không cài sẵn hai phông này, phần mềm phải dùng phông thay thế, và trước đây chữ có dấu dễ mượn nét của một phông thứ ba nên dấu lệch, chữ to nhỏ không đều. MORA Office nay hiển thị, in và xuất PDF đúng dấu tiếng Việt cho văn bản dùng hai phông này kể cả khi máy không có phông gốc.

Với công văn soạn mới thì không phải lo chuyện này. Tài liệu mới của MORA Doc mặc định Times New Roman 13 pt, khổ A4, đúng phông của văn bản hành chính. Cách đặt lề, cỡ chữ theo thể thức có ở bài soạn công văn đúng thể thức bằng MORA Doc.

Soát nhanh bản PDF trước khi gửi

1. Mở tệp PDF vừa xuất bằng MORA PDF, phóng to khoảng 200 % ở dòng tên cơ quan và trích yếu, nơi có nhiều chữ hoa có dấu.
2. Xem số trang ở thanh trạng thái, so với bản .docx. Lệch một trang thường do bảng hoặc khối chữ ký bị đẩy sang trang sau.
3. Kiểm khối "Nơi nhận" và chữ ký nằm cùng trang với nội dung cuối.
4. Nếu tệp có số căn cước, số tài khoản cần che trước khi gửi ra ngoài, làm theo bài che thông tin trong PDF.

Gửi bản PDF hay bản Word

Gửi PDF khi văn bản đã ban hành, cần giữ nguyên trình bày và không muốn người nhận sửa. Gửi .docx khi đối tác cần góp ý hoặc điền tiếp, kèm lời dặn bật theo dõi thay đổi. Nhiều văn phòng lưu cả hai bản cùng tên trong một thư mục, bản Word để sửa về sau, bản PDF để tra cứu và gửi đi.