Mời họp bằng mã QR, đường dẫn ngắn hoặc mã phòng trên MORA Meet

Khách ngồi trước màn chiếu thì quét mã QR là vào, khách đang nghe điện thoại thì đọc mã phòng cho nhanh, còn khách đang nhắn tin với bạn thì gửi đường dẫn. Hộp Mời vào họp của MORA Meet có sẵn cả ba thứ, nên mời họp bằng mã QR hay bằng đường dẫn đều chỉ mất vài giây. Khách không cần tài khoản MORA, chỉ chờ bạn duyệt rồi vào.

Hộp Mời vào họp có gì

Trong phòng họp, người chủ trì bấm Mời trên thanh điều khiển phía dưới. Hộp Mời vào họp hiện ra với bốn thứ dùng ngay được.

• Mã phòng, dạng abc-defg-hij, kèm nút Chép mã.
• Liên kết là đường dẫn ngắn gồm địa chỉ MORA Meet và mã cuộc họp, kèm nút Chép liên kết.
• Mã QR của cuộc họp, quét bằng camera điện thoại là mở ngay.
• Nút chia sẻ để gửi thẳng qua ứng dụng nhắn tin, thư hoặc tin nhắn của máy.

Chọn cách mời theo chỗ khách đang ở

Khách đang nhắn tin hay trao đổi thư với bạn thì bấm Chép liên kết rồi dán vào cuộc trò chuyện. Khách bấm vào đường dẫn là mở đúng cuộc họp, chỉ còn gõ tên.

Với khách đang nghe điện thoại, không tiện mở tin nhắn, bạn đọc đường dẫn ngắn, phần mã đọc từng cụm một. Nếu khách đã mở sẵn MORA Meet thì chỉ cần đọc mã phòng để họ gõ vào ô Tham gia cuộc họp.

Người ngồi ngay trong phòng họp, nhìn được màn chiếu, thì bạn để hộp Mời vào họp trên màn hình đang chia sẻ. Họ quét mã QR bằng camera điện thoại, hoặc bấm Quét mã QR ở ô nhập mã trên màn vào MORA Meet.

Mời trước một ngày cho khách ở nhiều nơi thì dán đường dẫn và mã vào thư mời, ghi rõ giờ họp. MORA Meet chưa tự gửi lời mời qua thư và chưa nối với ứng dụng lịch, nên thư mời do bạn tự gửi.

Khách vào họp sẽ thấy gì

Mở đường dẫn khi chưa đăng nhập, khách chỉ được hỏi một ô tên; vào từ màn vào thì khách gõ mã và Tên của bạn, rồi bấm Tham gia. Sau đó khách thấy màn chờ với dòng “Chờ người chủ trì duyệt vào họp”.

Phía bạn, góc trên phòng họp hiện thông báo có người đang chờ vào họp, kèm nút Cho vào và Từ chối cho từng người, hoặc Cho tất cả vào họp khi khách tới cùng lúc. Người cùng tổ chức đăng nhập bằng tài khoản MORA thì vào thẳng, không qua phòng chờ. Biết mã chỉ đủ để gõ cửa, quyết định cho ai vào vẫn nằm ở người chủ trì.

Mẹo cho buổi họp có khách

Cuộc họp lặp lại thì nên đặt mã dễ đọc. Ở trang Quản lý cuộc họp (liên kết ở chân màn vào), mục Tạo cuộc họp mới cho bạn tự đặt mã như “giao-ban-kinh-doanh” và một tên để nhớ. Mã chỉ gồm chữ không dấu, số, dấu gạch ngang hoặc gạch dưới, không có khoảng trắng; đọc qua điện thoại sẽ ít nhầm hơn một dãy chữ ngẫu nhiên. Mã dễ đọc thì cũng dễ đoán hơn, nhưng người ngoài công ty biết mã vẫn phải chờ bạn duyệt.

Tên cuộc họp nên nói rõ nội dung, chẳng hạn “Báo giá dự án kho lạnh, họp với khách hàng”. Tên hiện trên thanh trên cùng của phòng họp và trong Cuộc họp của tôi, khách vào là biết mình đúng phòng.

Đủ người thì khoá cửa. Trong bảng Thành viên, bấm Cửa mở để chuyển sang Cửa khoá; người tới muộn được báo rõ lý do thay vì đứng chờ mãi. Cần mở lại cho khách đến trễ, bấm thêm một lần.