Ghi hình cuộc họp và gửi bản ghi cho người vắng mặt

Chiều thứ Năm, phòng Hành chính đào tạo quy trình đề nghị thanh toán mới cho cả công ty qua MORA Meet. Ba người đang công tác ở chi nhánh, còn hai nhân viên mới sẽ vào làm tuần sau. Ghi hình cuộc họp ngay từ đầu là cách để không ai phải nghe giảng lại lần hai.

Nút ghi hình dành cho người chủ trì. Với tài khoản tổ chức, đồng nghiệp cùng tổ chức vào cuộc họp cũng có quyền chủ trì, còn khách bên ngoài thì không.

Trước giờ họp

Người chủ trì tạo phòng bằng nút Tạo cuộc họp mới trên màn vào của MORA Meet, rồi gửi mã hoặc đường dẫn cho mọi người; các bước có trong bài tạo cuộc họp trên MORA Meet. Nên ghi rõ trong lời mời rằng buổi này sẽ được ghi hình, để người tham gia chuẩn bị, ví dụ tắt camera nếu đang ngồi ở chỗ không tiện.

Buổi đào tạo lặp lại theo đợt thì tạo cuộc họp trong trang Quản lý cuộc họp, đặt tên dễ nhận, rồi lên lịch buổi lẻ hoặc lặp hằng tuần và xem trên lịch tháng. MORA Meet chưa gửi lời mời qua thư, nên bạn tự gửi mã hoặc đường dẫn cho người tham gia.

Trong buổi họp, một nút để bắt đầu ghi

1. Khi mọi người đã vào đủ, bấm Ghi hình ở thanh điều khiển phía dưới.
2. Mọi người trong phòng nhận thông báo “Cuộc họp này đang được ghi hình, cả hình lẫn tiếng”, thanh trên cùng hiện dấu “Đang ghi hình”.
3. Trình bày như bình thường. Bản ghi giữ cả hình, tiếng và nét vẽ, nên phần khoanh, gạch trên bảng trắng hay trên màn đang chiếu đều được lưu lại.
4. Hết phần cần ghi, bấm Dừng ghi. Phần trao đổi riêng sau đó không nằm trong bản ghi.

Sau buổi họp, xem lại ở trang Quản lý cuộc họp

Bản ghi được xem lại trực tuyến trong trang Quản lý cuộc họp. Từ màn vào MORA Meet, bấm liên kết Quản lý cuộc họp ở cuối khung, hoặc Xem tất cả cạnh mục Cuộc họp của tôi. Chọn cuộc họp rồi mở phần Lịch & bản ghi.

Với tài khoản tổ chức, đồng nghiệp cùng tổ chức xem chung bản ghi, tổ chức khác không xem được. Với tài khoản cá nhân, bản ghi chỉ hiện trong tài khoản của bạn.

Gửi bản ghi cho người vắng mặt

Ba đồng nghiệp ở chi nhánh cùng tổ chức nên mở trang Quản lý cuộc họp là thấy bản ghi. Với người cần xem nhưng không thuộc tổ chức, như học viên của đơn vị đối tác, bạn tạo đường dẫn chỉ xem cho bản ghi rồi gửi qua thư hoặc tin nhắn. Người nhận chỉ xem được, không sửa hay xoá được bản ghi.

Hai nhân viên mới vào làm tuần sau, khi đã có tài khoản trong tổ chức, cũng xem được bản ghi như vậy. Gửi kèm đường dẫn trong thư chào mừng để họ khỏi phải tìm và xem lại buổi đào tạo vào lúc tiện nhất.

Để bản ghi dễ dùng lại

• Đặt tên cuộc họp rõ ràng ngay khi tạo, ví dụ “Đào tạo quy trình thanh toán 10/2026”, để tìm lại bản ghi nhanh.
• Bắt đầu ghi sau phần chào hỏi, dừng trước phần trao đổi riêng.
• Dùng bảng trắng hoặc bút vẽ khi giảng, vì nét vẽ cũng nằm trong bản ghi.
• Báo trước việc ghi hình trong lời mời, kể cả khi phần mềm đã tự thông báo.

MORA Meet còn tự ghi nhận ai đã vào họp, vào lúc nào, ở lại bao lâu, đồng nghiệp cùng tổ chức xem chung. Phòng Nhân sự dựa vào đó để đối chiếu ai đã dự buổi đào tạo.