Tập huấn trực tuyến cho đại lý với thực hành nhóm và bình chọn

Một công ty phân phối thiết bị văn phòng sắp bán mẫu máy in mới, cần tập huấn cho nhân viên bán hàng của ba mươi đại lý ở các tỉnh. Mời mọi người về một chỗ thì mất hai ngày đi lại, nên phòng kinh doanh chọn tập huấn trực tuyến 90 phút trên MORA Meet. Bài này tập trung vào phần khó của một buổi tập huấn qua màn hình: chia thời gian, ra bài thực hành và kiểm tra xem học viên đã nắm bài chưa.

Ai được chia nhóm, ai nhận câu hỏi

Đại lý là người ngoài tổ chức. Họ vào bằng mã hoặc đường dẫn, gõ tên rồi chờ ở phòng chờ tới khi người chủ trì cho vào, kể cả khi đại lý có tài khoản MORA của công ty mình. Vì là người tham gia không có quyền chủ trì, họ có nút Phát biểu, được chia vào nhóm thảo luận và nhận câu bình chọn.

Đồng nghiệp cùng công ty đăng nhập vào phòng thì có quyền chủ trì, ở lại phòng chính khi chia nhóm và không nhận câu bình chọn. Vai đó hợp với trợ giảng: một người trình bày, một hai người theo dõi khung Trò chuyện để gom câu hỏi. Mỗi cuộc họp nhận tới 70 người, đủ cho ba mươi đại lý, mỗi nơi một hai người. Buổi giới thiệu sản phẩm cho khách hàng cũng chia vai như vậy, xem bài tổ chức hội thảo trực tuyến cho khách.

Chia 90 phút thành những khối ngắn

Ngồi nghe liền một tiếng qua màn hình thì đến phút thứ hai mươi đã có người mở việc khác ra làm. Chương trình nên xen kẽ nghe, làm và trả lời, mỗi khối không quá nửa giờ. Một khung gợi ý cho buổi bắt đầu lúc 14 giờ:

1. 14:00 đến 14:10, cho học viên vào phòng, nhắc quy ước: muốn hỏi thì bấm Phát biểu hoặc gõ vào Trò chuyện.
2. 14:10 đến 14:35, trình bày phần một. Người chủ trì bấm Khoá cuộc họp ở thanh trên cùng rồi bật khoá Micro của cả phòng cho đỡ tiếng ồn.
3. 14:35 đến 14:40, một câu bình chọn kiểm tra phần một.
4. 14:40 đến 15:00, giao đề, chia bốn nhóm thực hành 10 phút, rồi gọi cả phòng về.
5. 15:00 đến 15:15, các nhóm lần lượt trình bày, bật Ghi hình cho phần này.
6. 15:15 đến 15:30, hai câu bình chọn tổng kết và chốt việc sau buổi.

Ra đề thực hành trước khi chia nhóm

MORA Meet chia đều người tham gia vào các nhóm, bạn không chọn từng người cho từng nhóm. Vì vậy đề bài nên chung cho mọi nhóm, ngắn, có sản phẩm cụ thể để mang về. Ví dụ: “Một văn phòng 20 người hỏi nên mua máy in nào. Ghi ba câu khách hay hỏi và câu trả lời của nhóm.” Chiếu đề trên màn hình và đọc to trước khi chia, dặn mỗi nhóm cử một người ghi và một người trình bày.

Bấm Chia nhóm, chọn 4 nhóm, chọn 10 phút rồi bấm Chia nhóm ngay. Trong lúc các nhóm làm, người chủ trì bấm Ghé nhóm này để nghe từng nhóm vài phút, bấm Về phòng chính khi xong. Hết giờ cả phòng tự về; từng bước chi tiết có ở bài chia phòng họp thành nhóm thảo luận.

Khi cả phòng đã về, gõ thứ tự trình bày vào khung Trò chuyện và bấm nút Phát thông báo chạy chữ cạnh nút gửi, để dòng chữ chạy trên màn hình của mọi người.

Kiểm tra nhanh bằng câu bình chọn

Câu kiểm tra tốt có một đáp án đúng giữa ba, bốn lựa chọn, các lựa chọn sai là những nhầm lẫn học viên hay mắc. Soạn sẵn các câu từ hôm trước và bấm Lưu mẫu, đến lúc dùng chỉ cần bấm vào mẫu là câu hỏi phát cho cả phòng.

Bấm Chốt kết quả — công bố cho cả phòng khi số người đã chọn gần bằng số học viên, rồi giảng lại ngay đáp án đúng. Kết quả chỉ hiện trong khoảng mười giây nên ghi lại số phiếu lúc chốt. Bình chọn không ghi tên người chọn, vì vậy nó cho biết cả lớp đã nắm bài tới đâu, không dùng để chấm điểm từng người. Cách đặt câu hỏi có ở bài lấy ý kiến nhanh bằng bình chọn.

Sau buổi, đối chiếu ai đã tham dự

MORA Meet tự ghi ai đã vào họp, lúc nào và ở lại bao lâu. Danh sách ghi nhận tham dự và bản ghi hình nằm ở trang Quản lý cuộc họp, đồng nghiệp cùng tổ chức xem chung. Đối chiếu với danh sách đăng ký để biết đại lý nào vắng hay rời sớm, rồi gửi cho họ đường dẫn chỉ xem bản ghi theo bài ghi hình cuộc họp.