Chia phòng họp thành nhóm thảo luận rồi gọi cả phòng về

Sáng thứ Bảy, phòng đào tạo của một công ty phân phối mở buổi tập huấn trực tuyến cho 40 nhân viên bán hàng của các đại lý. Sau nửa giờ trình bày, học viên cần chia nhóm làm bài tình huống xử lý khách khiếu nại. Chia nhóm thảo luận online trên MORA Meet chỉ cần vài lần bấm, và người chủ trì gọi được cả phòng về đúng giờ.

8 giờ, chuẩn bị phòng họp

Người chủ trì tạo cuộc họp bằng tài khoản MORA và gửi mã, đường dẫn cho các đại lý từ hôm trước. Học viên không cần tài khoản. Họ mở đường dẫn, gõ tên rồi chờ người chủ trì bấm Cho vào. Một cuộc họp nhận tới 70 người, đủ cho lớp 40 người cộng ban tổ chức.

Nút Chia nhóm chỉ có trên thanh điều khiển của người chủ trì. MORA Meet chia những người tham gia; người chủ trì và đồng nghiệp cùng tổ chức đã đăng nhập, vốn vào họp với quyền chủ trì, ở lại phòng chính. Cần ít nhất hai người tham gia mới chia được.

9 giờ, chia 40 người thành 5 nhóm

1. Bấm Chia nhóm trên thanh điều khiển. Bảng Chia nhóm thảo luận mở ra bên phải.
2. Ở câu hỏi “Chia cuộc họp thành mấy nhóm?”, chọn từ 2 đến 6 nhóm. Lớp 40 người chọn 5, mỗi nhóm khoảng 8 người.
3. Ở câu hỏi “Thảo luận trong bao lâu?”, chọn 5, 10 hoặc 15 phút. Chọn Tự bấm nếu muốn tự quyết lúc kết thúc.
4. Bấm Chia nhóm ngay. Người tham gia được chia đều và tự chuyển sang phòng nhóm của mình, từ Nhóm 1 tới Nhóm 5.

Chia đều nghĩa là MORA Meet tự xếp người, bạn không chọn từng người vào từng nhóm. Vì vậy đề bài nên chung cho mọi nhóm và nên chiếu trước khi chia, để nhóm nào cũng nắm yêu cầu trước khi rời phòng chính.

9 giờ 05, ghé từng nhóm

Bảng chia nhóm hiện số người của từng nhóm và dòng đếm ngược cho biết còn bao lâu thì cả phòng tự về. Bấm Ghé nhóm này để vào nghe một nhóm thảo luận, góp ý vài câu. Xong bấm Về phòng chính; các nhóm vẫn làm việc tiếp, không ai bị kéo về theo bạn.

Bảng báo có người chưa chuyển được sang nhóm thì thường do người đó mất mạng hoặc đã thoát. Nhắn riêng hay gọi điện cho họ vào lại cuộc họp, đừng để cả lớp chờ.

9 giờ 15, gọi cả phòng về

Hẹn giờ 10 phút thì hết giờ cả phòng tự về phòng chính, bạn không phải làm gì. Chọn Tự bấm thì bạn bấm Gọi cả phòng về khi thấy các nhóm đã xong. Ai chưa về được, bảng báo để bạn nhắc họ tải lại trang.

Khi cả phòng đã về, mở khung Trò chuyện, gõ thứ tự trình bày, ví dụ “Nhóm 3 trình bày trước, mỗi nhóm 3 phút”, rồi bấm nút hình loa Phát thông báo chạy chữ cạnh nút gửi. Dòng chữ chạy trên màn hình mọi người và không lưu vào lịch sử trò chuyện.

Rút ra cho buổi tập huấn sau

• Nhóm 6 đến 8 người thường bàn được nhiều hơn nhóm 12 người.
• Mười phút đủ cho một tình huống ngắn; bài dài thì chọn 15 phút hoặc Tự bấm.
• Bật Ghi hình cho phần các nhóm trình bày, sau đó gửi đường dẫn xem lại cho đại lý vắng mặt.

Cách gửi bản ghi bằng đường dẫn chỉ xem có trong bài ghi hình cuộc họp; cách mời học viên vào bằng mã, đường dẫn ngắn hay mã QR có trong bài mời khách vào họp.