Lấy ý kiến nhanh bằng bình chọn trong cuộc họp

Buổi giới thiệu sản phẩm mới cho 25 đại lý vừa xong phần trình bày. Người chủ trì cần biết đại lý muốn nhận hàng đợt đầu vào tuần nào, mà hỏi miệng thì người nói trước, người nói sau, ghi không kịp. Bình chọn trong cuộc họp của MORA Meet gom câu trả lời trong vài giây, mỗi người một phiếu, kết quả hiện ngay trước mặt bạn.

Ai nhận được hộp bình chọn

Nút Bình chọn nằm trên thanh nút của người chủ trì. Hộp trả lời hiện trên máy của những người tham gia không có quyền chủ trì, gồm khách vào bằng mã hay đường dẫn rồi chờ duyệt, và người thuộc tổ chức khác.

Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập vào họp có quyền chủ trì, nên máy họ không hiện hộp trả lời. Bình chọn vì thế phát huy tác dụng ở những buổi họp có khách: hội thảo khách hàng, đào tạo đại lý, họp với đối tác. Cần hỏi ý kiến trong nội bộ công ty thì dùng bình chọn trong nhóm MORA Chat. Giao ban nội bộ thì chốt việc bằng Bảng trắng và khung Trò chuyện, như bài họp giao ban online 30 phút.

Đặt câu hỏi và phát cho cả phòng

1. Bấm Bình chọn trên thanh nút dưới cùng. Bảng Bình chọn mở ở góc dưới bên phải, ngay trên thanh nút.
2. Ở mục Tạo câu hỏi mới, gõ câu hỏi vào ô đầu tiên, ví dụ “Đại lý muốn nhận hàng đợt 1 vào tuần nào”.
3. Gõ các phương án vào ô Lựa chọn 1, Lựa chọn 2. Cần thêm thì bấm + Thêm lựa chọn, tối đa sáu phương án. Từ ba phương án trở lên, mỗi dòng có dấu x ở cuối để bỏ đúng dòng đó.
4. Bấm Phát cho cả phòng. Nút chỉ bấm được khi đã có câu hỏi và ít nhất hai lựa chọn.

Phía người tham gia, hộp bình chọn hiện ở giữa, phía trên màn hình, với các nút lựa chọn lớn, bấm một nút là xong. Ai đổi ý thì bấm sang nút khác, phiếu được tính lại, cho tới khi bạn chốt.

Xem phiếu và chốt kết quả

Trong lúc mọi người chọn, bảng Bình chọn của bạn hiện từng phương án với thanh dài theo số phiếu, kèm dòng đếm số người tham gia đã chọn. Đợi số này gần bằng số khách trong phòng rồi bấm Chốt kết quả — công bố cho cả phòng. Người tham gia thấy kết quả chung trong khoảng 10 giây rồi hộp tự ẩn; ai đã chọn phương án nào thì phương án đó được đánh dấu trên máy họ. Bảng của bạn cũng chỉ giữ kết quả trong chừng ấy thời gian, nên ghi lại số phiếu ngay khi chốt.

Bấm dấu x ở góc bảng Bình chọn khi câu hỏi còn đang mở cũng là chốt luôn, để hộp bình chọn không nằm mãi trên màn hình khách. Còn bấm lại nút Bình chọn trên thanh nút, hay mở bảng khác như Trò chuyện, thì bảng chỉ tạm ẩn và câu hỏi vẫn mở.

Lưu mẫu cho câu hỏi dùng nhiều lần

Có những câu hỏi lặp lại ở mọi buổi, như mức độ hài lòng sau buổi đào tạo hay chọn ngày cho buổi tiếp theo. Soạn xong câu hỏi và các lựa chọn, bấm Lưu mẫu thay vì phát ngay. Lần sau mở bảng Bình chọn, các mẫu đã soạn nằm ở đầu bảng, bấm vào một mẫu là phát luôn, không phải gõ lại. Mẫu lưu theo tài khoản của bạn nên dùng được ở mọi phòng họp; mẫu nào không dùng nữa thì bấm dấu x bên cạnh để xoá.

Viết câu hỏi để kết quả dùng được

Câu hỏi ngắn, đọc một lần là hiểu. Các lựa chọn không trùng nhau, ví dụ “Tuần 2 tháng 11” và “Tuần 3 tháng 11” chứ không phải “Sớm” và “Trong tháng 11”. Nếu có người không chọn được phương án nào, thêm một lựa chọn “Cần trao đổi thêm” để họ không bỏ phiếu cho có.

Bình chọn không ghi tên trên bảng kết quả, chỉ hiện số phiếu. Việc cần biết rõ ai chọn gì, như danh sách đại lý đăng ký nhận hàng, vẫn nên chốt bằng thư sau buổi họp.