Họp giao ban online 30 phút cho phòng kinh doanh

Giao ban sáng thứ Hai của phòng kinh doanh hẹn 30 phút, nhưng họp online thì hay kéo tới gần một tiếng. Năm phút đầu chờ người vào, mười phút giữa chờ người tìm tệp để chiếu, cuối buổi không ai nhớ ai nhận việc gì. Chuẩn bị từ chiều thứ Sáu, chia giờ rõ ràng và chốt việc ngay trên màn hình là ba việc giữ buổi họp giao ban online trong đúng 30 phút.

Một điều nên biết trước khi đọc tiếp. Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập tài khoản MORA là vào thẳng phòng họp với quyền chủ trì, ai cũng chia sẻ màn hình được mà không cần xin phép. Đổi lại, nút Phát biểu và hộp trả lời Bình chọn chỉ dành cho người tham gia như khách mời, nên buổi giao ban nội bộ không dùng hai công cụ này.

Chiều thứ Sáu, chuẩn bị trước

1. Thư ký phòng lên lịch một lần cho cả năm, một mã cuộc họp cố định với buổi lặp 8:30 thứ Hai, theo bài lên lịch họp định kỳ. Đường dẫn ghim trong nhóm chat của phòng.
2. Mỗi người cập nhật số liệu tuần vào bảng doanh thu chung trước 17 giờ thứ Sáu, để sáng thứ Hai chỉ chiếu một tệp.
3. Trưởng phòng gửi trước ba đầu việc cần quyết trong buổi, mỗi việc một dòng.
4. Ai có việc riêng không dự được thì báo trước trong nhóm chat. Buổi họp có ghi hình nên người vắng xem lại sau.

Sáng thứ Hai, họp giao ban online 30 phút

Trưởng phòng vào phòng lúc 8:25 bằng đường dẫn đã ghim. Đồng nghiệp đăng nhập vào thẳng, không phải chờ duyệt, nên 8:30 là đủ người. Cách chia thời gian dưới đây hợp với phòng sáu, bảy người.

• 8:30–8:35, một người bấm Chia sẻ màn hình, chiếu bảng doanh thu tuần, đọc ba con số chính.
• 8:35–8:50, lần lượt từng người báo cáo, mỗi người hai phút: việc xong, việc trễ, cần hỗ trợ gì.
• 8:50–8:57, bàn ba đầu việc trưởng phòng gửi từ thứ Sáu, chốt người làm và hạn xong.
• 8:57–9:00, đọc lại danh sách việc đã chốt rồi kết thúc.

Người đang nói bật mic, những người khác tắt mic để phòng không lẫn tiếng ồn. Ai đồng ý thì thả biểu tượng qua nút Cảm xúc thay vì bật mic nói "dạ vâng", buổi họp đỡ được vài phút mỗi lượt.

Chốt việc ngay trong phòng họp

Đừng để việc chốt nằm trong trí nhớ của từng người. Thư ký bấm Bảng trắng, ghi mỗi việc một dòng gồm tên người nhận và hạn xong, cả phòng nhìn cùng một chỗ và sửa ngay nếu nghe nhầm. Cách vẽ, khoanh, ghi chữ trên màn đang chiếu có trong bài vẽ lên màn hình khi họp.

Trước khi kết thúc, thư ký dán danh sách việc vào khung Trò chuyện. Đường dẫn tới tệp, báo giá cần xem cũng gửi luôn ở đây, khung trò chuyện nhận cả tệp đính kèm. Người đang dùng MORA Chat thì chép danh sách sang nhóm chat của phòng để cả tuần còn tra lại.

Ghi hình cho người vắng mặt

Trưởng phòng bấm Ghi hình sau khi đã có người bật camera hoặc chia sẻ màn hình. Bản ghi không có hình, không có tiếng sẽ bị huỷ, và bấm dừng chỉ vài giây sau khi bắt đầu thì chưa kịp lưu gì. Khi đang ghi, ai trong phòng cũng thấy dòng Đang ghi hình.

Bản ghi nằm dưới buổi họp cùng ngày trong mục Lịch & bản ghi của trang quản lý cuộc họp. Cách gửi đường dẫn chỉ xem cho người vắng mặt có trong bài ghi hình cuộc họp. MORA Meet cũng tự ghi nhận ai đã vào họp, vào lúc nào và ở lại bao lâu.

Kết thúc đúng giờ

Đúng 9:00, ai cũng bấm Rời phòng. Chỉ người đã mở cuộc họp mới kết thúc được cho cả phòng, nên trưởng phòng hay thư ký nên là người mở phòng từ đầu. Sau ba, bốn tuần giữ đúng nhịp này, mọi người quen chuẩn bị số liệu từ thứ Sáu và buổi họp tự gọn lại.