Khách họp online không cần tài khoản trên MORA Meet

Chiều thứ Năm, phòng kinh doanh hẹn tư vấn trực tuyến với một khách hàng lớn tuổi. Khách chỉ quen dùng điện thoại để nghe gọi và nhắn tin, không muốn cài thêm ứng dụng, càng không muốn tạo tài khoản. Trên MORA Meet, khách không phải làm hai việc đó. Họp online không cần tài khoản ở đây nghĩa là khách mở đường dẫn, gõ tên rồi chờ bạn bấm cho vào.

Phía khách chỉ có ba việc là mở đường dẫn, gõ tên và chờ. Phía bạn là một thông báo hiện trong phòng họp, kèm nút Cho vào.

Gửi khách một đường dẫn kèm vài dòng dặn

Tạo cuộc họp xong, bấm Mời trên thanh điều khiển để mở hộp Mời vào họp. Hộp này có mã phòng, đường dẫn ngắn và mã QR. Bấm Chép rồi dán đường dẫn vào tin nhắn hay thư gửi khách.

Với người ít dùng máy, vài dòng dặn ngắn có ích hơn một bản hướng dẫn dài. Có thể gửi nguyên văn như sau.

Đúng 15 giờ, anh/chị bấm vào đường dẫn này, gõ họ tên rồi bấm Vào họp. Màn hình báo đang chờ là đúng, em sẽ cho anh/chị vào ngay. Điện thoại hỏi có cho dùng micro, camera không thì chọn cho phép.

Khách thấy gì khi họp online không cần tài khoản

1. Mở đường dẫn trên điện thoại, máy tính bảng hay máy tính, không phải cài gì. Trang hiện chữ Vào họp cùng mã cuộc họp, để khách biết mình vào đúng phòng.
2. Gõ họ tên vào ô Tên của bạn rồi bấm Vào họp. Nút này chỉ bấm được khi đã có tên, và tên đó hiện trong phòng họp, nên dặn khách gõ tên thật thay vì biệt danh.
3. Màn hình chào khách bằng tên vừa gõ, kèm dòng "Chờ người chủ trì duyệt vào họp. Vui lòng đợi…". Nếu bạn đã ở trong phòng, khách thấy thêm dòng "Người chủ trì đã vào họp, sắp duyệt cho bạn."
4. Bạn bấm cho vào là khách vào thẳng phòng họp, với các nút Mic và Camera ở thanh điều khiển phía dưới.

Khách quét mã QR bằng camera điện thoại cũng tới đúng trang gõ tên này. Có khách lại tự mở trang đầu của MORA Meet, khi đó họ dán mã hoặc đường dẫn vào ô Mã hoặc đường dẫn cuộc họp, bấm Tham gia rồi gõ tên như trên.

Phía người chủ trì: cho vào hay từ chối

Có người chờ là trong phòng hiện thông báo "1 người tham gia đang chờ vào họp", kèm tên khách đã gõ, nút Cho vào và dấu x để từ chối. Nhiều khách tới cùng lúc thì bấm Cho tất cả vào họp. Lỡ thu gọn thông báo, bạn mở bảng Thành viên, nhóm Đang chờ vào họp vẫn giữ danh sách để duyệt sau.

Nên đọc tên trước khi bấm. Đường dẫn có thể đã bị chuyển tiếp qua nhiều người, và một cái tên lạ trong danh sách chờ là lúc nên hỏi lại đồng nghiệp hoặc từ chối. Khách bị từ chối thấy dòng "Người chủ trì chưa cho vào cuộc họp này. Vui lòng hỏi lại người chủ trì." Đủ người rồi thì khoá cửa để không ai vào thêm, cách làm có trong bài quản lý cuộc họp online.

Đồng nghiệp cùng công ty đã đăng nhập tài khoản MORA thì không phải chờ mà vào thẳng. Vì sao có sự khác nhau này, xem bài đồng nghiệp vào thẳng, khách chờ duyệt.

Khi khách gọi điện báo không vào được

Hỏi khách đang thấy chữ gì trên màn hình, phần lớn trường hợp rơi vào một trong bốn câu quen thuộc. Mỗi câu ứng với một cách xử lý.

• Thấy "Chờ người chủ trì duyệt vào họp" là khách đã tới phòng chờ. Bạn mở bảng Thành viên và bấm Cho vào.
• Thấy "Hết thời gian chờ" là khách chờ lâu mà chưa được duyệt. Nhờ khách bấm Vào lại, lần này duyệt ngay.
• Thấy câu báo người chủ trì đang khoá cửa cuộc họp là bạn đã khoá cửa khi đủ người. Mở cửa ở bảng Thành viên rồi nhờ khách vào lại.
• Thấy "Chưa có cuộc họp nào mang mã này" là khách gõ sai mã, hoặc vào trước khi bạn bắt đầu cuộc họp. Gửi lại đường dẫn, hoặc vào phòng trước rồi nhờ khách thử lại.

Khách lỡ bấm rời phòng giữa chừng thì phải chờ bạn duyệt lại; MORA Meet đã nhắc điều này khi khách bấm rời. Mạng của khách chập chờn, dặn khách bấm Tiết kiệm trên thanh điều khiển để chỉ xem người chủ trì và màn đang chiếu.