Bảo mật họp trực tuyến, đồng nghiệp vào thẳng, khách chờ duyệt

Giao ban sáng thứ Hai có 15 người, ai cũng bấm vào cùng một lúc, người chủ trì không muốn bấm duyệt 15 lần. Chiều cùng ngày, phòng mua hàng họp với nhà cung cấp, lần này lại cần chắc chỉ đúng người được vào. MORA Meet giải hai chuyện này bằng một nguyên tắc: nhìn vào tài khoản của người đang vào phòng. Cách bảo mật họp trực tuyến này dựa hết vào tài khoản tổ chức, nên phần chuẩn bị của quản trị viên chỉ là thêm đủ người vào tổ chức.

Ba nhóm người, ba cách vào phòng

• Đồng nghiệp cùng tổ chức đăng nhập bằng tài khoản MORA rồi nhập mã là vào thẳng, kèm quyền chủ trì.
• Người thuộc tổ chức khác, kể cả đã đăng nhập tài khoản MORA của họ, chờ ở phòng chờ.
• Khách không có tài khoản mở đường dẫn, quét mã QR hoặc nhập mã, gõ tên rồi chờ ở phòng chờ.

Người trong công ty được nhận ra qua tài khoản tổ chức mà quản trị viên đã tạo, nên không ai phải duyệt tay. Người ngoài thì luôn qua một cửa duyệt, dù họ có tài khoản MORA hay không.

Đồng nghiệp vào thẳng với quyền chủ trì

Trong họp nội bộ, mọi đồng nghiệp đã đăng nhập đều có quyền chủ trì. Người tạo phòng bị gọi đi giữa chừng hay rớt mạng, người khác vẫn duyệt khách, ghi hình hay khoá cuộc họp được, buổi họp không phụ thuộc vào một máy. Muốn trao thêm quyền cho một khách, chẳng hạn để luật sư bên ngoài cùng chia sẻ màn hình, người chủ trì đặt người đó làm đồng chủ trì.

Điều kiện ở đây là phải đăng nhập. Nhân viên bấm vào đường dẫn khi chưa đăng nhập thì được coi như khách và phải chờ duyệt, nên nhắc cả phòng đăng nhập tài khoản MORA trên trình duyệt quen dùng.

Khách chờ ở phòng chờ cho tới khi được cho vào

Khi có người chờ, người chủ trì nhận thông báo ngay trong phòng, kèm tên khách đã gõ. Bấm Cho vào là khách vào họp, bấm dấu x bên cạnh để từ chối. Danh sách Thành viên cũng tách riêng nhóm Đang chờ vào họp để duyệt sau. Phía khách, màn hình báo đang chờ người chủ trì duyệt.

Đủ người rồi thì bấm nút Cửa mở ở danh sách Thành viên để khoá cửa; ai tới muộn được báo rõ lý do không vào được. Cách gửi đường dẫn, mã QR cho khách có trong bài mời khách vào họp bằng mã QR, đường dẫn ngắn.

Bản ghi và dữ liệu tham dự thuộc về tổ chức

Dữ liệu cuộc họp được tách theo tổ chức. Bản ghi cuộc họp và danh sách ghi nhận tham dự (ai vào, lúc nào, bao lâu) nằm ở trang Quản lý cuộc họp; đồng nghiệp cùng tổ chức xem chung, tổ chức khác không xem được. Cần gửi bản ghi cho người ngoài thì tạo đường dẫn chỉ xem, theo bài ghi hình cuộc họp và gửi bản ghi.

Tài khoản cá nhân và tổ chức bị khoá dịch vụ

Mọi tài khoản MORA, cá nhân hay tổ chức, đều tạo và chủ trì được cuộc họp. Với tài khoản cá nhân, người khác kể cả đã đăng nhập đều chờ bạn duyệt, bản ghi và dữ liệu tham dự chỉ hiện trong tài khoản của bạn. Lối vào thẳng cho đồng nghiệp chỉ có khi cả hai cùng thuộc một tổ chức.

Tổ chức bị khoá dịch vụ, chẳng hạn hết dùng thử mà chưa mua gói, thì không tạo, chủ trì cuộc họp hay xem bản ghi, dữ liệu tham dự của tổ chức được, kể cả chủ sở hữu và quản trị viên. Mua hoặc gia hạn gói là dùng lại bình thường; các gói cho tổ chức có ở trang Bảng giá.