Làm bảng lương tháng trọn trong một tệp MORA Sheet

Đầu tháng, kế toán tiền lương của một công ty 30 người thường mở ba bốn tệp cùng lúc: bảng chấm công các phòng gửi về, bảng lương tháng trước, mẫu phiếu lương. Chép qua chép lại vài lượt là có chỗ lệch. Làm bảng lương trong một tệp MORA Sheet thì mỗi việc nằm ở một trang tính, số liệu chạy từ trang này sang trang kia bằng công thức.

Tệp mẫu trong bài có hai trang tính, CHAMCONG và LUONG. Tên trang viết hoa, không dấu, không khoảng trắng để gõ vào công thức cho gọn. Các mốc ngày chỉ là ví dụ, mỗi công ty có lịch chốt lương riêng.

Ngày 1, lưu tệp tháng trước thành tháng mới

Mở tệp lương tháng 9, vào Tệp › Lưu thành và đặt tên Luong-2026-10.xlsx. Xoá ký hiệu chấm công cũ, giữ nguyên công thức, định dạng và thiết lập in. Tháng nào cũng bắt đầu từ tệp tháng trước, bạn không phải dựng lại bảng.

Ngày 2 và 3, gom chấm công về trang CHAMCONG

Mỗi nhân viên một dòng, mỗi ngày một cột, ký hiệu X cho ngày đi làm, P cho nghỉ phép, KL cho nghỉ không lương. Ngày 1 tới ngày 31 nằm ở cột C tới AG, cột AH là tổng ngày công. Nếu ngày phép vẫn hưởng lương, ô AH5 gõ =COUNTIF(C5:AG5;"X")+COUNTIF(C5:AG5;"P").

Chép xong chấm công của các phòng, chọn các ô tổng ngày công từ AH5 tới dòng nhân viên cuối cùng rồi nhìn xuống thanh trạng thái. MORA Sheet hiện sẵn Trung bình, Đếm và Tổng của vùng đang chọn. Trung bình vượt số ngày làm việc của tháng là dấu hiệu có phòng gõ thừa ký hiệu, nên soát trước khi tính lương. Cách đọc ba con số này có trong bài xem Tổng, Đếm, Trung bình trên thanh trạng thái.

Ngày 4, tính lương bằng tham chiếu bảng

Trang LUONG được định dạng thành bảng bằng Ctrl+T (trên Windows), dòng tiêu đề gồm Mã NV, Họ tên, Lương cơ bản, Ngày công, Phụ cấp, Bảo hiểm, Thực lĩnh và Bằng chữ. Cột Ngày công lấy thẳng từ trang chấm công, dòng đầu gõ =CHAMCONG!AH5 như trên Excel rồi điền xuống. Cách này đúng khi hai trang xếp nhân viên theo cùng một thứ tự.

Cột Thực lĩnh viết theo tên cột, chẳng hạn =[@Lương cơ bản]/26*[@Ngày công]+[@Phụ cấp]-[@Bảo hiểm], với 26 là số ngày công chuẩn của công ty trong ví dụ. Đọc lại công thức tháng sau, ai cũng hiểu phép tính mà không phải dò chữ cái của từng cột. Cách viết này có trong bài tham chiếu bảng theo tên cột.

Cột Bằng chữ gõ =VND([@Thực lĩnh]). Với 8.450.000, ô hiện "Tám triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn" và tự đổi khi số thực lĩnh đổi. Tham số đọc "ngàn", "lẻ" có trong bài hàm VND() đọc số tiền thành chữ.

Trước khi chốt, chọn một ô Thực lĩnh, mở thẻ Công thức và bấm Theo vết ô nguồn. Mũi tên chỉ về các ô tạo nên con số, soát một lượt là biết công thức có lấy nhầm cột hay không. Xong thì bấm Bỏ vết ô nguồn cho bảng gọn lại.

Ngày 5, in vừa trang rồi khoá số đã chốt

Ở thẻ Bố cục trang, chọn Hướng trang là Ngang, rồi bấm Vừa trang và chọn Vừa mọi cột trên một trang để cột Thực lĩnh không nhảy sang tờ thứ hai. Các bước chi tiết có trong bài in bảng lương vừa một trang A4 ngang.

Bảng lương đã trình ký thì mở thẻ Xem xét, ở nhóm Bảo vệ bấm Bảo vệ trang tính để không ai lỡ tay sửa số đã chốt. Muốn chặn cả việc xoá, đổi tên hay thêm trang tính thì bấm thêm Bảo vệ cấu trúc bảng tính. Lưu dạng .xlsx, khoá cấu trúc vẫn còn khi mở lại tệp, kể cả khoá có đặt mật khẩu, theo bài khoá cấu trúc bảng tính bằng mật khẩu.

Khi nào nên tách thành nhiều tệp

Một tệp là một chỗ để soát và một chỗ để phân quyền, hợp với văn phòng vài chục người. Công ty có chi nhánh tự chấm công thì để mỗi chi nhánh giữ tệp chấm công riêng, kế toán dán số tổng vào trang CHAMCONG khi chốt. Tệp lương có số liệu nhạy cảm, nên lưu ở thư mục chỉ kế toán và giám đốc có quyền xem thay vì gửi qua thư.