Khoá cấu trúc bảng tính để không ai xoá nhầm trang tính

Tệp quyết toán năm của phòng kế toán có 12 trang tính T1 đến T12 và một trang Tổng hợp cộng số liệu từ 12 trang đó. Chỉ cần một người chuột phải nhầm vào tên trang T7, chọn xoá rồi bấm đồng ý ở hộp hỏi lại theo thói quen, các ô ở trang Tổng hợp lập tức báo #REF!. Khoá bảng tính bằng mật khẩu, đúng hơn là khoá cấu trúc, chặn được loại sự cố này mà mọi người vẫn nhập số liệu như thường.

Khoá cấu trúc chặn những thao tác nào

Khi cấu trúc đã khoá, người không có mật khẩu không thêm, xoá, đổi tên, di chuyển, sao chép hay ẩn được trang tính nào. Thứ tự 12 tháng giữ nguyên, trang Tổng hợp không mất nguồn.

Nội dung trong ô vẫn sửa được. Đây là chủ ý: kế toán từng tháng vẫn cập nhật số của mình. Muốn khoá luôn những ô công thức thì dùng thêm Bảo vệ trang tính, nói ở mục cuối bài.

Khoá bảng tính bằng mật khẩu trong bốn bước

1. Mở tệp, chọn thẻ Xem xét trên ribbon và tìm nhóm Bảo vệ.
2. Bấm Bảo vệ cấu trúc bảng tính. Hộp Bảo vệ Cấu trúc Bảng tính hiện ra.
3. Trong khung Mật khẩu (tuỳ chọn), gõ mật khẩu vào ô Mật khẩu, gõ lại đúng như vậy vào ô Xác nhận. Mật khẩu phân biệt chữ hoa và chữ thường.
4. Bấm OK, rồi lưu tệp. Khoá chỉ đi theo tệp sau khi bạn lưu.

Khung mật khẩu ghi là tuỳ chọn vì bạn có thể khoá mà không đặt mật khẩu. Cách đó chỉ chống bấm nhầm, ai bấm lại nút cũng mở được khoá. Tệp dùng chung cho nhiều người thì nên đặt mật khẩu.

Kiểm lại bằng cách chuột phải vào một tên trang tính ở đáy cửa sổ. Các lệnh chèn, xoá, đổi tên trang tính lúc này đều mờ đi.

Mở khoá khi cần thêm trang tính

Sang quý I, tệp cần thêm trang Điều chỉnh sau kiểm toán. Bấm lại Bảo vệ cấu trúc bảng tính, phần mềm hỏi mật khẩu; gõ đúng là cấu trúc được mở. Thêm trang xong, nhớ khoá lại theo bốn bước ở trên trước khi gửi tệp cho người khác.

Mật khẩu quên thì không có nút lấy lại. Ghi mật khẩu vào sổ quản lý tài liệu của phòng, hoặc giao cho kế toán trưởng giữ, đừng để chỉ một người nhớ trong đầu.

Gửi tệp .xlsx sang Excel vẫn giữ khoá

Tệp quyết toán thường phải gửi cho công ty kiểm toán hay văn phòng tổng, nơi dùng Excel. Lưu dạng .xlsx, khoá cấu trúc đi theo tệp: bên nhận mở bằng Excel vẫn thấy sổ làm việc đang khoá. Chiều ngược lại cũng vậy, tệp .xlsx được khoá bằng Excel 2013 trở lên, kể cả mật khẩu kiểu mới, mở trong MORA Sheet vẫn khoá và lưu lại không mất khoá.

Cần nhớ một điều là khoá cấu trúc không ngăn ai mở tệp hay đọc số liệu. Muốn chỉ người có mật khẩu mới mở được tệp thì đặt mật khẩu mở tệp khi lưu, đó là một mật khẩu khác.

Khoá thêm các ô công thức của trang Tổng hợp

Trang Tổng hợp chỉ toàn công thức, không ai cần gõ vào. Chọn trang này, ở thẻ Xem xét bấm Bảo vệ trang tính. Hộp cùng tên có ô Bảo vệ trang tính này và nội dung các ô được bảo vệ và hai ô mật khẩu. Danh sách Cho phép mọi người dùng bảng tính này: là nơi chọn những việc vẫn được làm, như chọn ô hay dùng lọc tự động.

Mặc định mọi ô đều thuộc diện được bảo vệ. Ở các trang tháng, nếu muốn khoá cột công thức mà vẫn cho nhập cột số liệu, chọn cột nhập liệu, chuột phải chọn Định dạng ô..., sang thẻ Bảo vệ ô và bỏ chọn ô Bảo vệ trước khi bảo vệ trang tính. Bảng điểm có cột trung bình tính bằng công thức là một ví dụ, các bước có trong bài bảng điểm tự tính trung bình, xếp loại.