Chọn vùng là thấy Tổng, Đếm, Trung bình ở thanh trạng thái

Giữa buổi giao ban, giám đốc hỏi tổng chi tiếp khách tháng này là bao nhiêu. Bảng kê đang mở trên máy, nhưng chèn thêm một ô rồi gõ =SUM lúc cả phòng đang chờ thì vừa chậm vừa dễ để lại ô thừa trong tệp. Với MORA Sheet, bạn chỉ cần chọn cột số tiền và nhìn xuống góc dưới cửa sổ.

Xem tổng nhanh trên thanh trạng thái

Chọn từ hai ô có dữ liệu trở lên, thanh trạng thái ở đáy cửa sổ hiện ba con số theo thứ tự Trung bình, Đếm và Tổng, giống Excel. Chọn một ô hay bỏ chọn thì chỗ đó để trống, nên thanh trạng thái không rối mắt khi bạn đang gõ.

Bấm vào tiêu đề cột để chọn cả cột, kéo qua tiêu đề nhiều cột hay nhiều hàng để chọn rộng hơn như trên Excel. Giữ Ctrl để chọn thêm vùng rời, chẳng hạn cột chi tháng 7 và cột chi tháng 9, thanh trạng thái cộng chung cả hai vùng.

Cột số tiền có ô trống xen giữa cũng không sao, ô trống không được tính vào Đếm và không làm lệch Trung bình. Ô ghi số 0 thì khác, vẫn được đếm và kéo Trung bình xuống. Bảng nào quen ghi 0 thay cho ô trống thì đọc Trung bình cho cẩn thận.

Dùng Đếm và Tổng để soát bảng trước khi gửi

Đếm tính mọi ô có nội dung, kể cả ô chữ, còn Tổng và Trung bình chỉ tính ô số. Nhờ khác biệt đó, nhìn ba con số là bắt được mấy lỗi hay gặp trong bảng kê.

• Chọn các ô họ tên của bảng lương, bỏ dòng tiêu đề, Đếm ra 29 trong khi công ty có 30 người là sót một dòng.
• Chọn cột số tiền mà chỉ thấy Đếm, không có Tổng và Trung bình, tức là cả cột đang ở dạng chữ.
• Tổng nhỏ hơn con số trên chứng từ thì soát các ô căn lề trái trong cột số. Đó thường là số đang ở dạng chữ nên không được cộng.

Số tiền chép từ sao kê hay xuất từ phần mềm khác hay rơi vào cảnh này. Cách mở tệp CSV để số tiền, ngày giờ thành số ngay từ đầu có trong bài mở sao kê ngân hàng CSV.

Thêm Lớn nhất, Nhỏ nhất khi cần

Chuột phải vào chỗ hiện các con số trên thanh trạng thái, một danh sách có ô đánh dấu hiện ra. Đánh dấu Tối đa và Tối thiểu thì thanh trạng thái hiện thêm Lớn nhất, Nhỏ nhất. Tìm khoản chi lớn nhất tháng theo cách này không phải sắp xếp lại bảng.

Bỏ đánh dấu mục nào thì mục đó thôi hiện. MORA Sheet ghi nhớ lựa chọn này cho những lần mở sau, bạn chỉ chỉnh một lần.

Khi nào vẫn phải gõ hàm

Con số trên thanh trạng thái chỉ để xem, không nằm trong tệp và không in ra. Báo cáo gửi đi cần dòng tổng thì gõ hàm SUM, hoặc định dạng vùng thành bảng rồi bật hàng tổng theo bài định dạng thành bảng bằng Ctrl+T. Thanh trạng thái hợp với việc kiểm nhanh, còn con số trình ký phải có công thức để người khác soát lại.

Chọn vùng xong mà cần điền cùng một giá trị cho mọi ô thì gõ rồi nhấn Ctrl+Enter, như trên Excel, theo bài ba phím nhập liệu nhanh trong MORA Sheet. Máy chưa có MORA Office thì cài từ trang Tải về; hàm, bảng tổng hợp và các công cụ khác được giới thiệu ở trang MORA Sheet.