Quản lý hồ sơ dự thầu trên MORA Cloud cho cả nhóm cùng làm

Thư mời thầu về sáng thứ Hai, hạn nộp còn mười ngày. Phòng kỹ thuật viết đề xuất kỹ thuật, kế toán lập bảng giá, pháp chế lo giấy tờ năng lực, trưởng nhóm gom lại và rà soát. Gửi qua lại bằng thư thì tới ngày thứ năm, không ai chắc bảng giá nào là bản cuối.

Quản lý hồ sơ dự thầu trên MORA Cloud thì cả nhóm làm trên cùng một bộ tệp đặt ở một chỗ, từ lúc lập thư mục tới lúc chốt bản nộp. MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức.

Ngày đầu, lập bộ nhớ dùng chung để quản lý hồ sơ dự thầu

Hồ sơ dự thầu là tài sản của công ty, không nên nằm trong Drive của tôi của một người. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên tạo một bộ nhớ dùng chung riêng cho gói thầu, chẳng hạn "Dự án Tâm An", rồi bấm Thêm thành viên và chọn quyền cho từng người. Trưởng nhóm nhận Có quyền quản lý, người soạn nhận Có quyền chỉnh sửa, ban giám đốc chỉ cần Có quyền xem.

Bên trong, chia thư mục theo phần hồ sơ: Kỹ thuật, Tài chính, Pháp lý, thêm một thư mục Bản nộp để chứa bản cuối. Đánh số đầu tên tệp theo thứ tự trong hồ sơ, ví dụ "01. Thư mời thầu.pdf", "03. Bảng giá dự thầu.xlsx", danh sách sẽ tự xếp đúng thứ tự khi sắp theo tên. Giấy tờ năng lực đang nằm trên máy thì tải cả thư mục lên theo bài tải cả thư mục hồ sơ lên MORA Cloud.

Những ngày soạn, mỗi người lo đúng phần của mình

Tệp Word, Excel trong bộ nhớ dùng chung mở thẳng trên trình duyệt bằng MORA Office và tự lưu về MORA Cloud. Ai mở cũng thấy bản mới nhất đang nằm ở đó, không còn cảnh "Bảng giá v3 bản cuối sửa lần 2" gửi đi gửi lại. Nên thống nhất mỗi tệp một người chịu trách nhiệm chính, người khác góp ý qua trưởng nhóm.

Trưởng nhóm theo dõi tiến độ ở ngăn Hoạt động. Chọn thư mục Tài chính, mở Chi tiết › Hoạt động để thấy ai đã thêm, sửa, đổi tên, di chuyển hay xoá tệp nào, lúc nào; thư mục gom hoạt động của mọi tệp bên trong. Cách đọc ngăn này có trong bài xem ngăn Hoạt động.

Mỗi lần lưu là một phiên bản. Ai lỡ ghi đè đơn giá của hạng mục đã chốt, mở phiên bản trước của tệp để lấy lại, không phải dò lại từ thư cũ.

Ngày chốt, gom bản nộp và khoá quyền sửa

Trưởng nhóm chép bản cuối của từng phần vào thư mục Bản nộp, đọc soát lần cuối. Bên mời thầu yêu cầu PDF thì xuất từng tệp sang PDF bằng MORA Office trên máy tính, rồi ghép thành một bộ theo đúng thứ tự trong hồ sơ, như bài ghép trang PDF từ nhiều tệp.

Chốt xong thì đổi quyền của những người soạn sang Có quyền xem, để không ai lỡ tay sửa bản nộp trong những giờ cuối. Cần mang bản giấy đi nộp, tải cả thư mục Bản nộp về máy thành một tệp nén .zip để in.

Gửi bên mời thầu, đối tác liên danh

Gói thầu nộp qua hệ thống đấu thầu qua mạng thì vẫn nộp ở đó, MORA Cloud là nơi cả nhóm chuẩn bị. Khi bên mời thầu hay đối tác liên danh cần xem trước, tạo liên kết ra ngoài cho thư mục cần gửi. Liên kết luôn có mật khẩu; đặt thêm ngày hết hạn trùng ngày đóng thầu để liên kết tự hết hiệu lực. Các bước có trong bài gửi hồ sơ bằng liên kết có mật khẩu và hạn dùng.

Đối tác liên danh cần nộp phần của họ thì dùng hộp nhận tệp. Họ tải tệp lên thư mục bạn chỉ định mà không xem được tệp nào khác trong đó.

Sau khi đóng thầu

Giữ nguyên bộ nhớ dùng chung làm hồ sơ lưu của gói thầu, thu quyền những người không còn liên quan. Lần dự thầu sau, sao chép cấu trúc thư mục cùng bộ giấy tờ năng lực sang bộ nhớ dùng chung mới, chỉ cập nhật phần thay đổi.