Ai đã sửa tệp trong thư mục chung? Xem ngăn Hoạt động

Ba ngày trước hạn nộp hồ sơ dự thầu, thư mục chung có năm người cùng làm. Kinh doanh lo bảng giá, kỹ thuật viết đề xuất, hành chính gom giấy tờ pháp lý. Sáng thứ Tư, bảng giá có một con số lạ và không ai nhớ mình đã sửa. Ngăn Hoạt động của MORA Cloud ghi nhật ký hoạt động từng tệp, nên câu hỏi này có lời đáp mà không phải hỏi vòng từng người. MORA Cloud dành cho tài khoản tổ chức.

8 giờ 15, bảng giá có con số lạ

Trưởng phòng kinh doanh mở tệp "03. Bảng giá dự thầu.xlsx" và thấy đơn giá thiết bị mạng khác bản đã chốt chiều hôm trước. Tệp nằm trong thư mục "Hồ sơ dự thầu Q4", cả nhóm đều có quyền chỉnh sửa. Trước khi sửa lại con số, việc cần biết là tệp đã được ai lưu, lúc mấy giờ.

Mở nhật ký hoạt động của tệp

1. Trên MORA Cloud, mở thư mục và bấm một lần vào tệp để chọn. Bấm đúp sẽ mở tệp ra, chưa cần làm vậy.
2. Bấm chuột phải vào tệp (hoặc nút ⋮ cuối dòng), chọn Chi tiết. Ngăn chi tiết mở ở bên phải.
3. Chọn mục Hoạt động trong ngăn chi tiết.

Mỗi dòng là một việc, kèm tên người làm và thời điểm. Mỗi lần lưu tạo một phiên bản mới và hiện thành một dòng "đã thêm", kiểu "Lê Hoàng Nam đã thêm 03. Bảng giá dự thầu.xlsx vào Hồ sơ dự thầu Q4" (tên người là ví dụ). Lần lưu từ MORA Office trên trình duyệt cũng được ghi như vậy.

Trong tình huống trên, dòng mới nhất cho thấy kỹ sư giải pháp của nhóm đã lưu tệp lúc 17:40 chiều hôm trước. Hỏi lại thì anh ấy định thêm dòng cấu hình nhưng gõ nhầm sang cột đơn giá. Biết giờ lưu rồi, trưởng phòng chuyển sang mục Phiên bản ngay bên cạnh, tải bản lưu trước 17:40 về đối chiếu và khôi phục, theo các bước ở bài khôi phục phiên bản cũ trên MORA Cloud.

Xem cả thư mục một lượt

Chọn thư mục thay vì một tệp, ngăn Hoạt động gom việc trên mọi tệp bên trong. Cách này hợp khi cần biết hôm qua cả nhóm đã làm gì với bộ hồ sơ: ai thêm thư bảo lãnh, ai đổi tên bản đề xuất kỹ thuật thành bản cuối, ai chuyển ảnh hiện trường sang thư mục khác.

Những việc được ghi trong ngăn Hoạt động gồm:

• thêm tệp, cập nhật tệp (mỗi lần lưu là một dòng);
• đổi tên, di chuyển, xoá;
• chia sẻ cho người khác, đổi quyền, gỡ chia sẻ;
• tạo hoặc xoá liên kết chia sẻ.

Những việc ngăn Hoạt động không ghi

Ngăn này không ghi lượt mở xem và lượt tải về. Nó trả lời câu "ai đã thay đổi gì", không trả lời câu "ai đã đọc". Muốn biết những ai đang có quyền với tệp, mở hộp Chia sẻ của tệp đó và xem mục Những người có quyền truy cập.

Các thay đổi về tài khoản, như thêm người dùng, tạm ngưng, đặt lại mật khẩu, không nằm ở đây. Chủ sở hữu và quản trị viên xem chúng trong nhật ký quản trị của tổ chức.

Ai xem được ngăn Hoạt động

Chủ tệp xem được. Người được chia sẻ với Có quyền xem hoặc Có quyền chỉnh sửa cũng xem được nhật ký của tệp, thư mục mình được chia sẻ, giống như họ thấy được ai đang có quyền. Cả nhóm cùng đối chiếu trên một nguồn, không phải chờ người tạo thư mục tra giúp.

Với lượt chia sẻ đã tạo từ lâu, người nhận có thể chưa thấy mục Hoạt động. Khi đó người chia sẻ mở hộp Chia sẻ và chọn lại quyền cho người đó.