Tải cả thư mục hồ sơ lên MORA Cloud khi mạng chập chờn

Phòng Hành chính quyết định đưa kho hồ sơ ba năm gần đây từ ổ cứng máy văn thư lên MORA Cloud: hợp đồng, công văn đi đến, biên bản họp, mỗi năm vài trăm tệp. Việc tải thư mục lên cloud không khó, cái khó là mạng văn phòng chiều thứ Sáu hay chập chờn khi cả công ty cùng gửi báo cáo. Bài này đi theo đúng một buổi chuyển kho như thế.

MORA Cloud hiện dành cho tài khoản tổ chức. Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản công ty và có quyền sửa ở thư mục sẽ nhận hồ sơ.

Dọn và đặt tên trước khi tải

Mười lăm phút dọn trên máy tiết kiệm nhiều giờ tìm kiếm về sau. Xoá các bản trùng kiểu “Hop dong (1).docx”, “Hop dong - Copy.docx”, gom tệp lẻ ở màn hình nền vào đúng thư mục năm. Tên thư mục nên bắt đầu bằng năm và tháng, ví dụ “2026-10 Hợp đồng khách hàng”, để khi sắp xếp theo tên, các thư mục tự đứng theo thứ tự thời gian.

Tiếp theo, chọn nơi đặt. Hồ sơ của cả phòng nên vào bộ nhớ dùng chung của phòng thay vì Drive của tôi, để người mới vào phòng thấy ngay và người nghỉ việc không mang theo. Cách tạo có trong bài bộ nhớ dùng chung cho từng phòng ban. Kho lớn thì hỏi trước quản trị viên xem bộ nhớ dùng chung còn đủ chỗ; tải vào Drive của tôi thì xem khối Bộ nhớ ở cuối thanh bên trái.

Tải thư mục lên cloud theo từng đợt

Đừng tải cả kho ba năm trong một lần. Chia theo từng thư mục năm, mỗi đợt vài trăm tệp: lỡ mạng rớt thì chỉ phải xử lý một đợt nhỏ, và bạn biết chính xác đợt nào đã xong.

1. Mở thư mục đích trong MORA Cloud, ví dụ bộ nhớ dùng chung “Phòng Hành chính”.
2. Bấm Mới, chọn Tải thư mục lên, rồi chọn thư mục “2024” trên máy. Cách khác là kéo nguyên thư mục từ cửa sổ thư mục của máy thả vào danh sách tệp.
3. Theo dõi bảng tiến trình ở góc dưới màn hình. Bảng ghi số mục đang tải, dung lượng đã tải trên tổng và tốc độ.
4. Thấy dòng “Đã tải lên xong” thì mở thư mục vừa tải, kiểm các thư mục con đã đủ chưa.
5. Làm tiếp với thư mục “2025”, rồi “2026”.

Tải thư mục lên giữ nguyên cây thư mục con như trên máy, nên “2024 › Hợp đồng › Khách hàng An Phát” trên ổ cứng vẫn là đúng đường đó trên MORA Cloud.

Khi mạng rớt giữa chừng

Mạng chập chờn trong chốc lát thì trình duyệt tự thử lại vài lần. Mạng rớt lâu hơn, các tệp chưa xong sẽ báo lỗi và bảng tiến trình ghi số mục bị lỗi trên tổng số mục. Khi mạng ổn lại, bấm nút Thử lại mọi tệp tải lên bị lỗi trên bảng tiến trình (tên nút hiện khi rê chuột). MORA Cloud tải tiếp từ chỗ đã dừng, không bắt đầu lại từ đầu, nên tệp scan nặng vài chục MB không phải chạy lại cả quãng.

Đang tải mà cần mạng cho cuộc họp trực tuyến, bấm Tạm dừng tải lên, họp xong bấm Tiếp tục tải lên. Trong lúc tải, giữ nguyên thẻ trình duyệt và không gập máy xách tay, vì đóng thẻ hay để máy ngủ là việc tải dừng lại.

Lỡ đóng trình duyệt khi một đợt chưa xong, đừng tải lại cả năm. Mở thư mục trên MORA Cloud, tìm thư mục con còn thiếu và chỉ tải lại thư mục đó. Khi hộp thoại báo “Đã có thư mục tên…”, chọn Gộp: tệp còn thiếu được thêm vào thư mục đang có, tệp đã có được ghi đè bằng bản vừa tải và bản trước vẫn nằm trong phiên bản tệp. Tránh chọn Giữ cả hai, vì cách này tạo thêm một thư mục trùng tên kèm số thứ tự, kho hồ sơ lại có hai bản.

Kiểm lại sau khi chuyển kho

So số tệp của từng thư mục năm trên máy với trên MORA Cloud. Cuối danh sách tệp có dòng “Tổng cộng … mục” của thư mục đang mở, tiện để đối chiếu. Mở thử vài tệp lớn, nhất là bản scan PDF và tệp Excel nhiều trang tính, xem có mở được không.

Nếu giữa chừng có dòng “Đã hết dung lượng”, báo chủ sở hữu hoặc quản trị viên của tổ chức để xem lại gói. Chuyển xong, các tệp vừa tải lên còn tìm lại được theo ngày ở mục Gần đây, cách dùng có trong bài tìm lại tệp bằng mục Gần đây.