Kênh thông báo nội bộ, gửi thư MORA Mail hay nhắn nhóm MORA Chat

Tháng 7, phòng Hành chính nhắn quy định mới về thanh toán công tác phí vào nhóm chat chung của công ty. Tháng 10, kế toán cần tra lại mức phụ cấp và kéo mãi không thấy tin đâu. Cũng phòng đó, lần khác gửi thư báo “14:00 chiều nay cắt điện bảo trì” lúc 13:30, nửa công ty chưa kịp mở hộp thư. Chọn sai kênh thông báo nội bộ thì việc gì cũng có thể trượt, dù người soạn đã làm đủ.

Cách làm quen thuộc và chỗ vướng

Nhiều văn phòng dồn hết vào một kênh. Có nơi việc gì cũng gửi thư, kể cả câu “phòng họp tầng 3 đổi sang tầng 2”, nên hộp thư đầy thư ngắn và thư quan trọng chìm theo. Có nơi việc gì cũng nhắn nhóm chat, kể cả quyết định có chữ ký, để rồi vài tháng sau không ai tìm lại được bản gốc. Hai kênh làm tốt hai việc khác nhau, và có MORA Mail cùng MORA Chat trong một gói thì nên chia việc cho rõ.

So sánh hai kênh theo bốn điểm

Thời gian lưu trên máy chủ

Thư cùng tệp đính kèm nằm lại trong hộp thư của từng người cho tới khi chính họ xoá. Tin nhắn MORA Chat lưu theo gói của tổ chức. Gói Cơ bản giữ tin nhắn, hình ảnh trên máy chủ 4 tuần. Gói Nâng cao, Ultra giữ tin nhắn, hình ảnh suốt thời gian tổ chức dùng dịch vụ, còn tệp đính kèm như tài liệu, video, ghi âm vẫn lưu 4 tuần. Bản đã tải về thiết bị của từng người thì giữ theo thiết bị.

Cách tìm lại

MORA Mail có tìm kiếm nâng cao theo người gửi, khoảng ngày, thư có tệp đính kèm, cộng thêm nhãn lồng nhau như Nội bộ › Quy định để xếp thư theo chủ đề. MORA Chat tìm được nội dung tin trong mọi cuộc trò chuyện hoặc trong một nhóm, và ghim được tin quan trọng lên đầu nhóm. Cách tìm thư theo ngày, người gửi có ở bài tìm email nâng cao.

Tốc độ tới tay người đọc

Tin MORA Chat hiện thông báo kèm âm báo trên máy tính đang mở, gõ @ chọn Tất cả là nhắc cả nhóm. Ảnh đại diện nhỏ dưới tin cho biết ai đã xem. Thư thì tới khi người nhận mở hộp thư, theo nhịp làm việc của từng người.

Người ngoài công ty

MORA Chat chỉ dùng trong một tổ chức. Người ngoài không tìm thấy, không nhắn được và không vào nhóm, kể cả khi có link tham gia. Cộng tác viên, đối tác hay người chưa có tài khoản tổ chức thì chỉ nhận được thông báo qua thư.

Chia việc cho từng kênh

• Gửi thư cho quy định, quyết định, lịch nghỉ, thông báo có chữ ký và mọi điều sau này phải tra lại.
• Gửi thư khi có người nhận ngoài tổ chức, hoặc khi cần tệp đính kèm giữ lâu.
• Nhắn nhóm chat cho việc trong ngày như cắt điện, đổi phòng họp, nhắc nộp báo cáo trước 17:00.
• Nhắn nhóm chat khi cần biết nhanh ai đã xem, ai chưa.

Việc quan trọng thì dùng cả hai

Thông báo vừa cần lưu vừa cần mọi người biết ngay, như quy định công tác phí mới, thì gửi thư trước. Sau đó vào nhóm chat chung, gõ @ chọn Tất cả, viết một câu tóm tắt và hẹn xem chi tiết trong thư. Mở menu Thêm của tin đó, chọn Ghim tin nhắn để tin nằm trên đầu nhóm cho tới khi bạn bỏ ghim. Trọn các bước với một thông báo nghỉ lễ có ở bài ra thông báo nghỉ lễ cho cả công ty.

Gửi cho cả công ty thì tạo sẵn nhóm liên hệ trong MORA Mail rồi gõ tên nhóm ở ô người nhận, như bài gửi email cho nhóm. Mỗi thư có giới hạn số người nhận để chống lạm dụng, nên công ty đông người thì chia nhóm theo phòng ban.

Khi nào một kênh là đủ

Công ty nhỏ ngồi chung một phòng, việc trong ngày nói miệng được, thì thư cho văn bản chính thức là đủ. Ngược lại, câu nhắc kiểu “mai mặc đồng phục” không cần thành thư. Điều nên tránh là cùng một quy định mỗi lần đi một kênh, vì người đọc sẽ không biết bản nào là bản chính.