Nhờ MORA AI viết lại thông báo nội bộ cho rõ ràng, lịch sự hơn

Bốn giờ chiều, trưởng phòng hành chính cần báo cả công ty việc đổi giờ họp giao ban. Bản nháp gõ vội trên điện thoại thường là một câu dài, đầy chữ viết tắt và không rõ ai phải làm gì. Viết lại văn bản bằng AI hợp với đúng loại việc này: bạn dán bản nháp, dặn một câu, MORA AI trả lại bản gọn gàng để bạn soát rồi đăng.

tb giao ban t2 tuần sau chuyển sang 14h thay vì 8h30 do sáng có đoàn kiểm tra, các phòng chuẩn bị bc như cũ, ai ko dự đc báo hc trước t6.

Việc này dùng được với cả tài khoản cá nhân lẫn tài khoản tổ chức, vì chỉ cần khung trò chuyện, không đụng tới tệp hay hộp thư.

Ba bước viết lại văn bản bằng AI

1. Mở MORA AI, đăng nhập bằng tài khoản MORA rồi bấm Cuộc trò chuyện mới, để trợ lý không lẫn với việc khác đang làm dở.
2. Gõ câu dặn vào ô “Nhắn cho MORA AI…”, nói đủ ba điều gồm ai đọc, giọng thế nào, dài bao nhiêu. Ví dụ “Viết lại thông báo dưới đây gửi toàn công ty, giọng lịch sự, dưới 100 chữ, chia ý rõ, giữ nguyên giờ và tên phòng, ghi rõ ngày.”
3. Dán bản nháp ngay bên dưới câu dặn rồi bấm gửi.

Câu “ghi rõ ngày” có ích khi bản nháp chỉ viết “thứ Hai tuần sau”. MORA AI hiểu “tuần sau”, “chiều nay” theo giờ Việt Nam lúc bạn gửi nên điền được ngày cụ thể. Bạn vẫn nên nhìn lịch đối chiếu một lần.

Bản nháp trước và sau khi viết lại

Với bản nháp ở đầu bài, gửi vào thứ Hai 12/10/2026, một bản viết lại có thể như sau. Câu chữ mỗi lần một khác; đây chỉ là ví dụ.

Kính gửi các phòng, ban. Buổi giao ban sáng thứ Hai, ngày 19/10/2026, chuyển sang 14:00 cùng ngày, vì buổi sáng công ty đón đoàn kiểm tra. Các phòng chuẩn bị báo cáo như thường lệ. Ai không dự được, vui lòng báo phòng Hành chính trước thứ Sáu, ngày 16/10. Trân trọng.

Bản mới tách ba việc thành ba câu, viết đủ “báo cáo”, “phòng Hành chính”, thêm lời chào đầu và cuối. Nội dung không có ý nào mới. Thấy trợ lý tự thêm điều bạn không viết, như một hạn nộp hay một cái tên, thì xoá đi hoặc dặn lại.

Đổi giọng, rút gọn bằng câu tiếp theo

Chưa ưng thì đừng gõ lại từ đầu. Gõ tiếp trong cùng cuộc trò chuyện, trợ lý sửa trên bản vừa viết. Vài câu dặn hay dùng như sau.

• “Giọng thân thiện hơn, bỏ Kính gửi”, khi đăng vào nhóm chat của công ty.
• “Rút còn hai câu”, khi cần dán lên bảng tin hay màn hình ở sảnh.
• “Thêm dòng nhắc mang theo máy tính xách tay”, khi muốn bổ sung một ý.
• “Chia thành các gạch đầu dòng”, khi thông báo có nhiều mốc thời gian.

Ưng rồi thì bôi đen đoạn trả lời, nhấn Ctrl+C và dán vào nơi cần đăng, có thể là thư MORA Mail, nhóm MORA Chat hay tệp công văn. Tài khoản tổ chức còn có thể nhờ trợ lý soạn luôn thư gửi cả công ty; thư chỉ đi khi bạn bấm Gửi thư, xem bài MORA AI soạn email giúp bạn. Một thông báo đi từ bản nháp tới hộp thư cả công ty ra sao có trong bài ra thông báo nghỉ lễ cho cả công ty.

Những chỗ vẫn phải tự soát

Thứ nhất là con số, gồm giờ, ngày, số phòng, hạn nộp. Thứ hai là tên người và tên phòng ban, vì trợ lý chỉ biết những gì bạn đưa. Thứ ba là giọng văn có hợp người nhận không; thông báo gửi khách hàng cần trang trọng hơn thông báo trong phòng.

Đừng dán số căn cước, số thẻ ngân hàng hay mã số thuế vào khung trò chuyện. Thông báo nhắc nộp hồ sơ chỉ cần ghi tên loại giấy tờ. Lịch sử trò chuyện được lưu 30 ngày kể từ lần trao đổi cuối rồi tự xoá, và bạn xoá từng cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào.